Administrative Assistant

vor 14 Stunden

Geneva, Schweiz CERN Vollzeit
Job Description

Your responsibilities

Administrative tasks for the Central Secretariat in the Administration and Resources Group (AR), of the Accelerator Systems (SY) Department. As a member of the SY admin team, work closely with the department and technical groups administrative responsible. Interface with other CERN specialized services where necessary, (Human Resources Department, CERN service desk, claims office)

Activities include but are not limited to:

  • Administrative support for arriving and departing Members of Personnel, involving the preparation and coordination of the monthly departmental onboarding meeting. (Invitation of personnel and replies to related queries).
  • Preparation and processing of travel reimbursements for newcomers and departing personnel according to the different contractual conditions.
  • Coordination of departure formalities.
  • Personnel contract coordination and follow-up (extensions, terminations, resignations for Members of Personnel) and handling of related documentation.
  • Administrative support for departmental job shadowing requests for students and handling of subsistence payments for trainees.
  • Administrative support for the department inventory.
  • Registration of External Visitors.
  • Participation in SY-AR regular meetings.
  • Use of several CERN tools and databases.
  • Handling of confidential personal data.

More information here: https://sy-dep.web.cern.ch/

Your profile

Skills

  • Rigorous and structured approach to work
  • Builds and maintains constructive and effective work relationships
  • Service oriented
  • Use of office software packages
  • Fluent in both English and French.

Eligibility criteria:

  • You are a national of a CERN Member or Associate Member State.
  • By the application deadline, you have a maximum of two years of professional experience since graduation in Administration (or a related field) and your highest educational qualification is a general secondary education diploma.
  • You have never had a CERN fellow or graduate contract before.
  • Applicants with a Bachelor's, Master's or PhD degree are not eligible.

Additional Information

Job closing date: 7th February 2025 at 23:59 PM (midnight) CET.

Contract duration: 24 months, with a possible extension up to 36 months maximum.

Working hours: 40 hours per week

Target start date: 01-May-2025

This position involves:

  • A valid driving licence.

Job reference: SY-AR-2025-6-GRAE

Field of work: Support Services (Finance, HR, Legal, Procurement)

Benchmark job: 5C0010 - Administrative Clerk

What we offer

  • A monthly stipend of 4624 Swiss Francs (net of tax).
  • Coverage by CERN's comprehensive health scheme (for yourself, your spouse and children), and membership of the CERN Pension Fund.
  • Depending on your individual circumstances: installation grant; family, child and infant allowances; payment of travel expenses at the beginning and end of contract.
  • 30 days of paid leave per year.
  • On-the-job and formal training at CERN as well as in-house language courses for English and/or French.

About us

At CERN, the European Organization for Nuclear Research, physicists and engineers are probing the fundamental structure of the universe. Using the world's largest and most complex scientific instruments, they study the basic constituents of matter - fundamental particles that are made to collide together at close to the speed of light. The process gives physicists clues about how particles interact, and provides insights into the fundamental laws of nature. Find out more on http://home.cern.

 

Diversity has been an integral part of CERN's mission since its foundation and is an established value of the Organization. Employing a diverse workforce is central to our success.

  • Team Administrative Assistant

    vor 14 Stunden

    Geneva, Schweiz UNICC Vollzeit

    This is a readvertisement. If you already applied for a position with the same reference, please do not to reapply. UNICC has registered your application and it will be considered for the vacancy. The UNICC workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, and opinions. UNICC seeks to sustain and strengthen this diversity by...

  • Assistante administrative polyvalente

    Vor 5 Tagen

    Geneva, Schweiz jobup Vollzeit

    mAssistante administrative polyvalenteNous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) et organisé(e) pour intégrer notre équipe. Vous serez un élément clé dans la gestion des opérations administratives et logistiques de notre structure.Vos missions principales :1. Gestion administrative :• Rédaction, vérification et suivi des...

  • Assistante Administrative Marketing et Commercial

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz FORCE PROMOTION SA Vollzeit

    Force Promotion est une entreprise familiale avec près de 40 ans d'engagement et d'expertise dans la régie publicitaire à Genève. Nous proposons des solutions de communication innovantes et personnalisées pour accroître la visibilité de nos annonceurs et développer leurs affaires.Pour en savoir plus, consultez notre site :...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Stunde

    Geneva, Schweiz CERN European Organization for Nuclear Research Vollzeit

    Company Description At CERN, the European Organization for Nuclear Research, physicists and engineers are probing the fundamental structure of the universe. Using the world's largest and most complex scientific instruments, they study the basic constituents of matter - fundamental particles that are made to collide together at close to the speed of light....

  • Executive Assistant

    vor 1 Stunde

    Geneva, Schweiz Jobted CH C2 Vollzeit

    For one of our clients based in Geneva, we are looking for an Executive Assistant (M/W) for a temporary contract. Your responsibilities: - Coordinate and manage the director's schedule such as meetings, appointments, and travel arrangements - Handle incoming and outgoing communications - Draft agendas, take minutes and follow up on action items - Prepare...

  • Assistant vente immobilier

    Vor 6 Tagen

    Geneva, Schweiz Pilet & Renaud Transactions SA Vollzeit

    Chez Pilet & Renaud, nous sommes inspirés et animés par un esprit d‘équipe favorisant l’évolution, l’apprentissage, et la valorisation des compétences.Pilet & Renaud Transactions SA, société dédiée uniquement au courtage recrute, pour son activité de vente immobilier résidentiel, un-e assistant-e des ventes à plein temps, dans le cadre...

  • Stagiaire assistant(e) RH

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz das team ag Vollzeit

    Tu es intéressé(e) par les ressources humaines et tu recherches un stage dans un environnement dynamique et stimulant ? Viens découvrir le métier d’assistant(e) RH et le fonctionnement d’une agence de placement au sein de notre équipe genevoise. Experte en placement fixe & temporaire depuis plus de 35 ans, notre entité familiale est aujourd’hui...

  • Assistante Sociale H/F Secteur Hospitalier Missions longues au sein de diverses unités taux activité

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes Assistante Sociale h/f et vous recherchez une longue mission sur le Canton de Genève? Notre client, une structure de renom é Genève recherche: Assistante Sociale H/F Bachelor of Arts HES-SO en travail social ou équivalence Sefri avec une première expérience en Suisse exigée. Mission dès mi-janvier 2025 DESCRIPTION DE LA...

  • Assistante Sociale H/F Secteur Hospitalier Missions longues au sein de diverses unités taux activité

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes Assistante Sociale h/f et vous recherchez une longue mission sur le Canton de Genève? Notre client, une structure de renom é Genève recherche: Assistante Sociale H/F Bachelor of Arts HES-SO en travail social ou équivalence Sefri avec une première expérience en Suisse exigée. Mission dès mi-janvier 2025 DESCRIPTION DE LA...

  • Stagiaire assistant(e) RH

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz das team ag Vollzeit

    Tu es intéressé(e) par les ressources humaines et tu recherches un stage dans un environnement dynamique et stimulant ? Viens découvrir le métier d’assistant(e) RH et le fonctionnement d’une agence de placement au sein de notre équipe genevoise. Experte en placement fixe & temporaire depuis plus de 35 ans, notre entité familiale est aujourd’hui...

  • Assistante Sociale H/F Secteur Hospitalier Missions longues au sein de diverses unités taux activité 60-100%

    vor 14 Stunden

    Geneva, Schweiz MEDICALIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Vous êtes Assistante Sociale h/f et vous recherchez une longue mission sur le Canton de Genève?Notre client, une structure de renom é Genève recherche: Assistante Sociale H/FBachelor of Arts HES-SO en travail social ou équivalence Sefri avec une première expérience en Suisse exigée.Mission dès mi-janvier 2025DESCRIPTION DE LA MISSION:...

  • Stagiaire assistant(e) RH

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz das team ag Vollzeit

    Tu es intéressé(e) par les ressourceshumaines et tu recherches un stage dans un environnement dynamiqueet stimulant ? Viens découvrir le métier d’assistant(e) RH et lefonctionnement d’une agence de placement au sein de notre équipegenevoise. Experte en placement fixe & temporaire depuis plusde 35 ans, notre entité familiale est aujourd’hui...

  • Assistant(e) Relationship Manager H/F

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz ALBEDIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Pour l'un de nos clients, une banque privée basée à Genève, nous proposons une opportunité : Assistant(e) Relationship Manager H/F Dans le cadre d'un contrat fixe à 100% DESCRIPTION DE LA MISSION: Assister les Relationship Managers : Vous accompagnez activement les conseillers dans la gestion de leurs tâches opérationnelles et...

  • Assistant Relationship Manager Financing

    Vor 6 Tagen

    Geneva, Schweiz Bank CIC (Schweiz) AG Vollzeit

    Vous assistez de manière proactive les Relationship Managers dans le traitement des tâches opérationnelles et administratives quotidiennes, au besoin, vous prenez l'initiative de contacter les clients concernant la validation des opérations courantes afin de faciliter le travail des conseillers et vous vous assurez de la bonne exécution des...

  • Graphic Design Assistant

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz International Organization for Migration Vollzeit

    Open to Internal and External Candidates Position Title : Graphic Design Assistant Duty Station : Geneva, Switzerland Classification : General Service Staff, Grade G5 Type of Appointment : Fixed term, one year with possibility of extension Estimated Start Date : As soon as possible Closing Date : 02 December 2024 Established in 1951, IOM is the leading...

  • Assistant de gestion confirmé et Compliance officer suppléant

    Vor 3 Tagen

    Geneva, Schweiz Michael Page - Switzerland Vollzeit

    About Our Client Pour notre client, un wealth manager créé il y a plus de 12 ans, nous recherchons un ou une :COMPLIANCE OFFICER + ASSISTANT(E) de GESTION EXPERIMENTE Job Description Vos différentes responsabilités sont les suivantes : Assistanat de gestion : - Aider à la gestion des opérations quotidiennes, y compris le traitement des transactions...

  • Assistant Relationship Manager Fr/Ang à 100%

    Vor 6 Tagen

    Geneva, Schweiz Bossinterim Vollzeit

    Assistant Relationship Manager Fr/Ang à 100% Au sein d'une petite équipe de gestionnaires, vous serez en charge de la gestion et du suivi des comptes clients, de l’ensemble des passations d'ordres, ainsi que des différentes tâches administratives inhérentes au métier dans le respect du cadre réglementaire et des directives internes. DESCRIPTIF DU...

  • Stagiaire assistant(e) RH

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz das team ag Vollzeit

    Tu es intéressé(e) par les ressourceshumaines et tu recherches un stage dans un environnement dynamiqueet stimulant ? Viens découvrir le métier d’assistant(e) RH et lefonctionnement d’une agence de placement au sein de notre équipegenevoise. Experte en placement fixe & temporaire depuis plusde 35 ans, notre entité familiale est aujourd’hui...

  • MSF Executive Committee Officer

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz MSF International Vollzeit

    Location: Any MSF office (*) within -/+ 2 hours CET Contract: permanent at 100% Start : As soon as possible Deadline to apply: 8 December 2024 at 23:59 CET Compensation and benefits: MSF practice is to offer the C&B package current in the MSF entity establishing the contract. - By default, the successful candidate will be offered a contract in the MSF...

  • Un/-e Assistant/-e médical/-e ou un/-e Infirmier/-ère pour un cabinet médical en orthopédie à 60%

    Vor 2 Tagen

    Geneva, Schweiz Hirslanden Clinique des Grangettes Vollzeit

    Lieu du travail: Hirslanden Clinique des Grangettes | Genève Date d'engagement: Au plus vite Type d'emploi: À durée indéterminée Numéro de référence: 57075 En tant que plus grand réseau médical de Suisse, nous fixons des normes avec nos cliniques, nos centres de chirurgie ambulatoire et nos services d'urgence. La qualité médicale de premier...