Juristische:r und administrative:r Assistent:in für Managing Partner

vor 2 Monaten

Zürich, Schweiz LINDEMANNLAW AG Vollzeit

Wir suchen eine:n motivierte:n und organisierte:n juristische:n und administravive:n Mitarbeiter:in für unser Büro in Zürich. Der ideale Kandidat mit verschiedenen Verwaltungs- und Forschungsaufgaben, der detailorientiert und gut organisiert ist und in der Lage ist, mehrere Aufgaben effizient zu erledigen. Der Assistent/die Assistentin wird eine Vielzahl von juristischen und administrativen Aufgaben übernehmen und einen reibungslosen und effektiven Ablauf innerhalb der Rechtsabteilung sicherstellen. Er/sie ist ein:e kluge:r Denker:in, lernt schnell, ist bescheiden, kann unter Druck arbeiten, ist stressresistent und proaktiv und verfügt über eine emotionale Intelligenz.

Hauptaufgaben

Administrative Unterstützung:

  • Verwalten und Organisieren des Kalenders des Managing Partners, Planen von Terminen und Besprechungen.
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, einschliesslich E-Mails, Briefe und Telefonanrufe.
  • Vorbereiten, Korrekturlesen und Bearbeiten von juristischen Dokumenten, Verträgen und Korrespondenz.
  • Führen und Organisieren von Rechtsakten, sowohl physisch als auch elektronisch.
  • Mithilfe bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten nach Bedarf.

Juristische Recherche und Dokumentation:

  • Durchführung von Rechtsrecherchen zu verschiedenen Themen auf Anweisung des Managing Partners.
  • Vorbereitung von juristischen Memoranden, Zusammenfassungen und Schriftsätzen.
  • Mithilfe bei der Erstellung und Überprüfung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Vereinbarungen.
  • Verwalten und Verfolgen rechtlicher Fristen und Sicherstellen der rechtzeitigen Ablage und Einreichung von Dokumenten.
  • Kontaktaufnahme mit Klienten, Zeugen und anderen an Rechtsangelegenheiten beteiligten Parteien.

Fallverwaltung:

  • Organisieren und Verwalten einer Datenbank mit fallbezogenen Dokumenten.
  • Koordinierung mit externen Rechtsberatern und anderen Fachleuten nach Bedarf.
  • Vorbereiten und Einreichen von Rechtsdokumenten bei Gerichten und anderen Behörden.
  • Überwachen des Fortschritts von Fällen und Übermittlung von Informationen an den Managing Partner.

Interaktion mit Kunden:

  • Sie fungieren als Ansprechpartner für Mandanten, verwalten die Kommunikation und gewährleisten ein hohes Mass an Mandantenbetreuung.
  • Planen von Kundenterminen und Vorbereiten der erforderlichen Unterlagen für die Gespräche.
  • Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und Wahrung der Vertraulichkeit gegenüber den Mandanten.

Büromanagement:

  • Bestellung von Büromaterial und Verwaltung der Büroausstattung nach Bedarf.
  • Abrechnung, Rechnungsstellung und Spesenabrechnungen für die Buchhaltungsabteilung.
  • Koordinierung der Reisearrangements des Managing Partners, einschliesslich der Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.
  • Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (insbesondere im Zusammenhang mit dem Swiss Capitalmarketforum), Konferenzen und Meetings.
  • Microsoft IT-Unterstützung, z.B. Outlook-Funktionen, Vorbereitung von Präsentationen in PPT, Erstellen von Dokumenten in Word
  • Übersetzen von Newslettern, Website-Inhalten und rechtlichen Dokumenten aus dem Englischen, Deutschen, Russischen und Französischen
Qualifikationen

Ausbildung: Bachelor-Abschluss bevorzugt; ein Abschluss als Rechtsanwaltsfachangestellter/Paralegal ist von Vorteil oder die Bereitschaft, an einer CAS-Paralegal-Ausbildung teilzunehmen.

Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als juristische:r Mitarbeiter:in oder in einer ähnlichen Funktion.

Fähigkeiten:

  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (Russisch und Französisch sind von Vorteil).
  • Erfahrung in der Übersetzung von Rechtsdokumenten
  • Digital Native und Leidenschaft für digitale Medien. Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Liebe zum Detail und Genauigkeit bei der Arbeit.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung der Arbeitslast.
  • Gute Kenntnisse der Rechtsterminologie, der Verfahren und der Dokumentation.
  • Erfahrung mit juristischen Recherchetools (z. B. Westlaw, LexisNexis) und Fallverwaltungssoftware.
  • Diskretion und die Fähigkeit, sensible Informationen vertraulich zu behandeln.

Bewerbungsprozess

Um sich zu bewerben, sende Sie deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben und Referenzen an Dr. iur. Alexander Lindemann unter alexander.lindemann@lindemannlaw.ch und Shynar Lindemann unter shynar.lindemann@lindemannlaw.ch.

Wir freuen uns auf Dich

 

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