Assistant administratif

vor 1 Monat

Morges, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

Assistant administratif (junior)

Job Description: Administrative Assistant in a Family Office
80  or 100 % - Location: near Lausanne – Switzerland

About the Family Office:

Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's assets and day-to-day matters are handled efficiently and effectively. We uphold the values of integrity, discretion, and professionalism.

Job Summary:

We are looking for a Junior Administrative Assistant to support the Family Office. The ideal candidate will be detail-oriented, highly organized, and able to manage multiple tasks in a dynamic environment. This role requires basic administrative skills, a willingness to learn, and the ability to maintain confidentiality. You will work closely with the family office team to assist with daily operations and provide essential support.

Key Responsibilities:

  • General Administrative Support:
    • Assist in preparing travel itineraries, help to manage the office’s agenda
    • Coordinate travel arrangements such as booking flights and accommodations.
    • Help with answering calls, emails, and managing communications.
    • Organize and maintain files and records, ensuring confidentiality.
    • Order office supplies and keep track of inventory.
  • Meeting Support:
    • Help organize and coordinate meetings, including setting up meeting rooms and preparing materials, coordinate office lunches etc.
    • Ensure that necessary equipment (IT, AV) is set up for meetings.
    • Greet visitors and assist with meeting logistics (e.g., refreshments, setting up tables).
    • Take notes during meetings and follow up on action items.
  • Event Planning Assistance:
    • Help with the logistical coordination of family events (booking venues, sending invitations, liaising with vendors).
    • Manage invitations and track guest attendance for small gatherings or events.
  • Document and Data Management:
    • Help maintain and update electronic filing systems.
    • Support the team in organizing and managing documents securely.
  • Communication and Correspondence:
    • Draft emails and letters.
    • Handle communications, such as reminders, or follow-up emails.
    • Handle incoming and outgoing mail and packages, including sorting and distributing.
    • Prepare and edit documents (correspondence, memos, and reports).

 

Qualifications:

  • CFC Employé de commerce or equivalent
  • short experience in an administrative role, travel agency or airline company is a plus
  • Good organizational and time-management skills.
  • Basic knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint Outlook).
  • Ability to handle confidential information with care and professionalism.
  • Strong communication skills in French and English (German is a plus).
  • Proactive and willing to take initiative.
  • Flexibility and the ability to adapt to changing priorities.

Compensation:

  • Competitive salary based on experience.
  • Opportunities for professional growth and learning.

Equal Opportunity Employer:

Our Family Office is an equal opportunity employer and encourages applications from individuals of all backgrounds.

 

 

 

 

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