Assistant Administratif

vor 3 Wochen

Morges, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

Job Description: Administrative Assistant in a Family Office
80  or 100 % - Location: near Lausanne – Switzerland

About the Family Office:

Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's assets and day-to-day matters are handled efficiently and effectively. We uphold the values of integrity, discretion, and professionalism.

Job Summary:

We are looking for a Junior Administrative Assistant to support the Family Office. The ideal candidate will be detail-oriented, highly organized, and able to manage multiple tasks in a dynamic environment. This role requires basic administrative skills, a willingness to learn, and the ability to maintain confidentiality. You will work closely with the family office team to assist with daily operations and provide essential support.

Key Responsibilities:

  • General Administrative Support:
    • Assist in preparing travel itineraries, help to manage the office’s agenda
    • Coordinate travel arrangements such as booking flights and accommodations.
    • Help with answering calls, emails, and managing communications.
    • Organize and maintain files and records, ensuring confidentiality.
    • Order office supplies and keep track of inventory.
  • Meeting Support:
    • Help organize and coordinate meetings, including setting up meeting rooms and preparing materials, coordinate office lunches etc.
    • Ensure that necessary equipment (IT, AV) is set up for meetings.
    • Greet visitors and assist with meeting logistics (e.g., refreshments, setting up tables).
    • Take notes during meetings and follow up on action items.
  • Event Planning Assistance:
    • Help with the logistical coordination of family events (booking venues, sending invitations, liaising with vendors).
    • Manage invitations and track guest attendance for small gatherings or events.
  • Document and Data Management:
    • Help maintain and update electronic filing systems.
    • Support the team in organizing and managing documents securely.
  • Communication and Correspondence:
    • Draft emails and letters.
    • Handle communications, such as reminders, or follow-up emails.
    • Handle incoming and outgoing mail and packages, including sorting and distributing.
    • Prepare and edit documents (correspondence, memos, and reports).

 

Qualifications:

  • CFC Employé de commerce or equivalent
  • short experience in an administrative role, travel agency or airline company is a plus
  • Good organizational and time-management skills.
  • Basic knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint Outlook).
  • Ability to handle confidential information with care and professionalism.
  • Strong communication skills in French and English (German is a plus).
  • Proactive and willing to take initiative.
  • Flexibility and the ability to adapt to changing priorities.

Compensation:

  • Competitive salary based on experience.
  • Opportunities for professional growth and learning.

Equal Opportunity Employer:

Our Family Office is an equal opportunity employer and encourages applications from individuals of all backgrounds.

 

 

 

 

jid8f2b7d7a jit1043a

  • Assistant Administratif

    vor 1 Woche

    Morges, Schweiz Qualibroker Romandie SA Vollzeit

    ISMAT Group, expert en management d’entreprise, gestion d’équipes et risques liés à la santé au travail, propose des solutions innovantes qui favorisent le développement des talents, l'amélioration des compétences collectives et la performance, le tout dans un environnement de travail sain.Nous accompagnons des organisations de tous secteurs,...

  • Assistant administratif

    vor 2 Wochen

    Morges, Schweiz jobup Vollzeit

    Assistant administratif (junior)Job Description: Administrative Assistant in a Family Office 80  or 100 % - Location: near Lausanne – SwitzerlandAbout the Family Office:Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's...

  • Assistant administratif

    vor 1 Woche

    Morges, Schweiz jobup Vollzeit

    Assistant administratif (junior)Job Description: Administrative Assistant in a Family Office 80  or 100 % - Location: near Lausanne – SwitzerlandAbout the Family Office:Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's...

  • Assistant administratif

    vor 3 Wochen

    Morges, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

    Assistant administratif (junior)Job Description: Administrative Assistant in a Family Office 80  or 100 % - Location: near Lausanne – SwitzerlandAbout the Family Office:Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the...

  • Assistant Administratif

    vor 4 Wochen

    Morges, Waadt, Schweiz Qualibroker Romandie SA Vollzeit

    Missions PrincipalesGestion Administrative : Prise en charge des appels, courriers et emails, en veillant à une communication fluide et réactive.Coordination Interne : Gestion de l'économat et optimisation des échanges entre équipes, ainsi que de l'usage des locaux du groupe.Facturation et Finances : Suivi rigoureux de la facturation, des...

  • Assistant Administratif

    vor 2 Wochen

    Morges, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

    Job Description: Administrative Assistant in a Family Office 80  or 100 % - Location: near Lausanne – SwitzerlandAbout the Family Office:Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's assets and day-to-day matters...

  • Assistant administratif

    vor 3 Wochen

    Morges, Schweiz Entreprise anonyme Vollzeit

    Job Description: Administrative Assistant in a Family Office 80  or 100 % - Location: near Lausanne – Switzerland About the Family Office: Our Family Office is committed to managing the private affairs of a Swiss family based in the Canton de Vaud. We provide comprehensive and confidential support to ensure that the family's assets and day-to-day...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    vor 1 Woche

    Morges, Schweiz Qualibroker Romandie SA Vollzeit

    ISMAT Group, expert en management d’entreprise, gestion d’équipes et risques liés à la santé au travail, propose des solutions innovantes qui favorisent le développement des talents, l'amélioration des compétences collectives et la performance, le tout dans un environnement de travail sain.Nous accompagnons des organisations de tous secteurs,...

  • Assistant-e RH

    vor 2 Wochen

    Morges, Schweiz Canton de Vaud Vollzeit

    **La Direction générale de l'agriculture, de la viticulture et des affaires vétérinaires** recherche un-e: - Assistant-e RH CDI 80% MISSIONS PRINCIPALES En cohésion et coordination avec les membres du bureau des ressources humaines de la DGAV, vous assurez l'administration du personnel pour les entités attribuées à votre domaine de compétence et...

  • Assistant(e) dentaire

    vor 1 Monat

    Morges, Waadt, Schweiz Ardentis Vollzeit

    Devenir notre prochain(e) apprenti(e) assistant(e) dentaireLe Groupe Ardentis, leader en Suisse Romande avec ses 16 cliniques dentaires, recherche un(e) apprenti(e) assistant(e) dentaire pour rejoindre ses équipes pour la rentrée 2025-2026.Qu'est-ce que tu apprendras avec nous?Pendant les 3 ans de ta formation, tu suivras un cursus complet qui combine...

  • Administrateur administratif

    vor 2 Wochen

    Morges, Waadt, Schweiz Transports MBC Vollzeit

    Contexte de travail :Votre rôle est essentiel au sein de l'équipe administrative de Transports MBC. Vous serez chargé(e) de soutenir l'Assistante de Direction / Responsable de l'Administration centrale dans les tâches administratives quotidiennes, telles que la correspondance, l'organisation d'événements et la gestion de bases de...

  • Secrétaire administratif·ve

    vor 1 Tag

    Morges, Schweiz Transports MBC Vollzeit

    Envie de travailler au sein d’une entreprise dynamique ? Vous souhaitez mettre votre potentiel et vos compétences organisationnels et administratives au service de la mobilité du district de Morges ?Intéressé·e à travailler à temps partiel ? Alors venez nous rejoindre aux bureaux administratifs de la...

  • Apprenti(e) assistant(e) dentaire

    vor 1 Monat

    Morges, Schweiz Ardentis Vollzeit

    Description du posteEt si tu devenais notre prochain(e) apprenti(e) assistant(e) dentaire ?Tu cherches un apprentissage où tu pourras vraiment t'épanouir et apprendre avec les meilleurs ? Le Groupe Ardentis, leader en Suisse Romande avec ses 16 cliniques dentaires, t'invite à rejoindre ses équipes pour la rentrée 2025-2026.Ce que tu apprendras avec nous...

  • Assistant

    vor 1 Woche

    1110 Morges, Schweiz Qualibroker Romandie SA Vollzeit

    Vos missions principales :Gestion administrative : prise en charge des appels, courriers et emails, en veillant à une communication fluide et réactive.Coordination interne : gestion de l’économat et optimisation des échanges entre équipes, ainsi que de l'usage des locaux du groupe.Facturation et finances : suivi rigoureux de la facturation, des...