Stagiaire Administration Talent

**Description de l'entreprise**
Fairmont Le Montreux Palace:
Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.
**Description du poste**
Au Fairmont Le Montreux Palace nous offrons à nos collègues et à nos responsables des opportunités de carrière passionnantes et un environnement de travail motivant dans un établissement d’une présence incomparable. Au poste de stagiaire, vous utiliserez vos excellentes compétences interpersonnelles et administratives pour contribuer au développement de carrières extraordinaires et de souvenirs inoubliables pour votre équipe hôtelière.

**Résumé des Responsabilités**:
Relevant du Généraliste Talent & Culture, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter:

- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
- Coordonner et distribuer les demandes administratives des collaborateurs
- Être responsable de la communication interne FLMP (télévision Polyglotte et affichages)
- Préparer les mémos (activité, fermeture de bureau etc.)
- Envoyer les correspondances aux collaborateurs selon les événements de leur vie (mariage, naissance, décès)
- Être responsable de la prise de photos de tous les événements internes et les événements clients dans l’hôtel mais toujours orienté collaborateurs
- Préparer et organiser les célébrations (fêtes nationales, ouverture de nouveau hôtel etc.)
- Aider dans la préparation des événements internes (fête du personnel et barbecue) et participer à ces mêmes événements
- Aider à la préparation des nouveaux dossiers des collaborateurs (dossier papier et digital des collaborateurs)
- Aider à l’accueil des nouveaux collaborateurs
- Classement des feuilles de demandes de congé (vacances et jours fériés) des collaborateurs et ajout dans le système de ces mêmes demandes des collaborateurs
- Récupérer le courrier interne
- Traitement des données à classer dans les archives
- Gérer les entrées et sorties de clé (Résidence du Tournesol et aspirateur)
- Afficher et classer les "Heart to Heart" (Programme de reconnaissance)
- Gérer la vente des tickets repas aux partenaires internes et externes de l'entreprise
- Veiller au bon déroulement des Coachings sessions : prise des photos, cadeaux
- Vérification de l’état de propreté des vestiaires, vérification des gels hydroalcooliques et s’assurer des contrôles hebdomadaires
- Approvisionner le département Talent & Culture en matériel de papeterie
- Préparer avec la collaboration du Généraliste les documents pour les visites internes et s’assurer de la mise en place des salons
- Préparer avec la collaboration du Recruteur les documents pour les visites dans les écoles
- Participer à des journées de recrutement dans les écoles hôtelières
- Effectuer, en collaboration avec le Généraliste, le suivi des extras agence (vérification avec les chefs de service des extras planifiés, préparation des vestiaires, accueil, effectuer le tracking de la distribution des vestiaires, suivi des demandes de caution, suivi des bons repas). Vérifier également, tous les 3 mois, la qualité du travail des extras d’agence
- Respecter les politiques et procédures du département
- Respecter les normes ergonomiques en termes de Santé et Sécurité
- Toutes autres tâches, telles qu’assignées

**Qualifications**
- Stage dans le cadre d’une formation hôtelière ou une formation RH ou en vue d’un un certificat administration RH ou assistante RH
- Maîtrise la langue française et la langue anglaise parlées et écrites
- Une expérience préalable dans un hôtel est un atout
- Une expérience préalable dans un poste administratif est un atout
- Une aptitude avérée à gérer des tâches multiples dans un environnement très achalandé
- Être impliqué dans le maint