HR Administrative Assistant

vor 3 Wochen


Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

-CSL Vifor is a global partner of choice for pharmaceuticals and innovative, leading therapies in iron deficiency, dialysis and nephrology & rare disease. We specialize in strategic global partnering, in-licensing and developing, manufacturing and marketing pharmaceutical products for precision healthcare, aiming to help patients around the world lead better, healthier lives.

We are currently looking for a HR Administrative Assistant (80% - 100%) to join us on a 6-months contract (with possibility for extension) at our Headquarters in Glattbrugg. In this position, you will be directly reporting to the Head of Human Resources Switzerland.

**Key Measures of Success**
- Provide effective, timely and service-oriented HR support to line managers, HRBP’s and employees
- Act with the rest of the HR HQ team as local contact person regarding all HR related topics for reference letters
- Administrative support to the colleagues of the HR Operations Glattbrugg Team
- Administrative support to the colleagues of the HR Operations St Gallen Team, remotely, whenever necessary
- Type of work in Glattbrugg: always on-site, no home-office possible
- Working schedule: Monday to Friday, flexible working time, in alignment with the team colleagues.

**Responsibilities & Duties**
- Provide support to the HR department by performing a variety of tasks. In this position, your primary duty will be to collect and manage all data pertaining to a business’ employees.
- Organize, compile, update company personnel records and documentation
- Prepare, manage and store paperwork for HR policies and procedures
- Answer employees’ questions and provide requested information
- Answer telephone calls and provide needed information
- Help organize and manage new employee orientation, on-boarding, and training programs
- Support administrative processes: entry, transfer, exit, employee-life-cycle changes, sick leavers, relocation, maternity/paternity cases, unpaid leave, business card requests, service anniversaries, awards, assistance in company car management
- Organizations and logistics of site events and activities
- Handling invoices using SAP
- Issue reference letters and interim reference letters

**Qualifications / Competencies**
The knowledge and skills necessary to perform the duties of this position are typically acquired through the following combination of education, experience and knowledge, or the equivalent.

**Minimum Requirements**
- Previous working experience as an HR administrative assistant for at least 3 years
- Relevant Degree (Handelsschule, HR Assistant, HR-Fachmann/HR-Fachfrau mit eidg. Fachausweis
- Ability to effectively use computer software including Microsoft Outlook, Word, Excel and HR software
- Familiarity with Swiss labor law
- Excellent organizational and time-management skills
- Fluency in English & German is a minimum requirement (oral & written)
- The employee has the competency to access personnel information in the physical personal file and in electronic personnel data bases (SAP SuccessFactors, Workday, S-Driver, etc.)

**About Us**:



  • Glattbrugg, Schweiz Coopers Group GmbH Vollzeit

    This vacancy has been closed already. Please find all available positions in our job listing.You are welcome to contact us by phone or e-mail – even if you have not seen a suitable position at the moment. We look forward to hearing from you.Would you like to support our clients' Medical Affairs and Commercial teams?In the below mentioned role, you will...


  • Glattbrugg, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    **Administrative Assistant** You will support creation of local policy and procedure database. **Responsibilities**: - Works with Quality and Compliance to identify applicable policies and SOPs. - Creates overview of each policy and to which employees this applies (training matrix) - Updates SharePoint page that provides employees with easy access to...

  • Team Assistant

    vor 4 Wochen


    Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

    We are currently looking for a Team Assistant - Regulatory Affairs Centre of Excellence for our office in Zurich. In this exciting position you will be providing administrative, organizational and coordinative support to the Head RA Centre of Excellence and his/her direct team members throughout a multitude of standard services. In this position you will be...

  • HR Assistent

    Vor 3 Tagen


    Glattbrugg, Schweiz Eiffage Suisse AG | Marketing und Kommunikation Vollzeit

    Eiffage Suisse AG ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Projektentwicklung und der General - und Totalunternehmung mit Hauptsitz in Glattbrugg. Als erfahrener Baudienstleister setzt Eiffage Suisse Bauvorhaben von der Vision bis zur Übergabe professionell um. Seit März 2018 ist Eiffage Suisse eine Tochtergesellschaft der Eiffage Gruppe, einem...


  • Glattbrugg, Schweiz Domino's Pizza Glattbrugg Vollzeit

    **Domino's Pizza** ist die weltweit führende Pizzaheimliefermarke mit über 17‘000 Ladenlokalen in 92 Ländern. In der Schweiz betreibt Domino’s Pizza GmbH mit Sitz in Glattbrugg zurzeit 20 Geschäftsstellen. Zur Verstärkung unseres 3er Teams im Support Center in Glattbrugg suchen wir eine Persönlichkeit als **HR-Coordinator/in** für - die...


  • Glattbrugg, Schweiz Domino's Pizza Glattbrugg Vollzeit

    **Domino's Pizza** ist die weltweit führende Pizzaheimliefermarke mit über 17‘000 Ladenlokalen in 92 Ländern. In der Schweiz betreibt Domino’s Pizza GmbH mit Sitz in Glattbrugg zurzeit 20 Geschäftsstellen. Zur Verstärkung unseres 3er Teams im Support Center in Glattbrugg suchen wir eine Persönlichkeit als **HR-Coordinator/in** für - die...


  • Glattbrugg, Schweiz Domino's Pizza Glattbrugg Vollzeit

    **Domino's Pizza** ist die weltweit führende Pizzaheimliefermarke mit über 17‘000 Ladenlokalen in 92 Ländern. In der Schweiz betreibt Domino’s Pizza GmbH mit Sitz in Glattbrugg zurzeit 20 Geschäftsstellen. Zur Verstärkung unseres 3er Teams im Support Center in Glattbrugg suchen wir eine Persönlichkeit als **HR-Coordinator/in** für - die...


  • Glattbrugg, Schweiz Runway Restaurants AG Vollzeit

    Assistenz / Sekretariat **Welcome aboard im Flug-Erlebnis-Restaurant** Das Runway34 bietet Lokalitäten in den Bereichen Events, à la Carte Restaurant, Bar, Smokers Lounge, Seminar und Catering. Wir begeistern unsere Gäste mit einem einzigartigen Service und Ambiente rund um die Ilyushin 14 und entführen diese auf eine kulinarische Reise um die...

  • HR Assistent in 50%

    vor 4 Wochen


    Glattbrugg, Schweiz Polymed Medical Center Vollzeit

    **Polymed Medical Center ist der führende Fachhändler in der Schweiz für Beratung und Verkauf von** **medizinischen Investitionsgütern und Verbrauchsmaterialien. Wir sind zudem spezialisiert auf** **professionelle Serviceleistungen für Arztpraxen in der ganzen Schweiz. Und das seit über 50 Jahren.** Zur Verstärkung der HR-Abteilung am Standort...


  • Glattbrugg, Schweiz Domino's Pizza Glattbrugg Vollzeit

    **Domino's Pizza** ist die weltweit führende Pizzaheimliefermarke mit über 17‘000 Ladenlokalen in 92 Ländern. In der Schweiz betreibt Domino’s Pizza GmbH mit Sitz in Glattbrugg zurzeit 20 Geschäftsstellen. Zur Verstärkung unseres 3er Teams im Support Center in Glattbrugg suchen wir eine Persönlichkeit als **HR-Coordinator/in** für - die...


  • Glattbrugg, Schweiz Emil Frey AG Vollzeit

    Emil Frey Mobility AG - 8152 Glattbrugg, Flughofstrasse 37, Glattbrugg - Flughofstrasse 37 - Berufserfahrung - Publiziert: 03.12.2024 Werde Teil unseres HR-Teams und gestalte die Zukunft der Emil Frey Mobility mit! - Die **Emil Frey Mobility AG** ist ein Kompetenz-Zentrum für integrierte Mobilitäts-Dienstleistungen rund um's Auto. Dazu gehören...


  • Glattbrugg, Schweiz Polymed Medical Center Vollzeit

    **Polymed Medical Center ist der führende Fachhändler in der Schweiz für Beratung und Verkauf von** **medizinischen Investitionsgütern und Verbrauchsmaterialien. Wir sind zudem spezialisiert auf** **professionelle Serviceleistungen für Arztpraxen in der ganzen Schweiz. Und das seit über 50 Jahren. **Zur Komplettierung unseres HR-Administrationsteams...


  • Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

    -We are currently looking for an Administration Assistant (60%-100%) to provide administrative support to the Global Business Development & Licensing Team (as of now: 1 Head, 5 team members and 2 associated experts). **Your tasks and responsibilities will include, but are not limited to**: - Calendar management - Contract management (incl. CDAs, MSAs,...

  • Management Support

    vor 3 Wochen


    Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

    -CSL Vifor a CSL company specialised in Nephrology, Cardio-Renal, Iron deficiency and Rare Diseases is currently undergoing unprecedented growth, portfolio expansion and diversification. At this time to support the commercial leadership within the business a position has arisen for a Team Assistant to the Commercial Leadership. With a heavy element of...


  • Glattbrugg, Schweiz BESTSELLER Vollzeit

    One World - One Philosophy - One Family Infolge Austritt suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine belastbare, engagierte und flexible Persönlichkeit als **Human Resources Representative (M/W/D) 100 %** Dein Job in der HR Administration: - Verantwortlich für das gesamte Personalwesen vom Eintritt bis zum Ausstritt - Verwaltung der...

  • Leiter Finanzen

    vor 3 Wochen


    Glattbrugg, Schweiz smartpersonal gmbh Vollzeit

    **Die Firma** Seit über 20 Jahren beschäftigt sich unser Kunde täglich mit Lösungen rund um die Lineartechnik. Für ihr Unternehmen in Glattbrugg suchen wir eine/n motivierte/n **Leiter/in Finanzen/HR/ Administration 100%.** **Ihre Aufgaben** - Vollumfängliche Bearbeitung der Kreditoren und Debitoren - Verantwortung für den gesamten...


  • Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

    Vifor Pharma is currently looking for a Team Assistant to the Head of Global Partner Business. The role is based in Glattbrugg. You will effectively support the Head of Global Partner Business and the HQ Partner Business team in administrative tasks, organization and coordination of activities. You will manage communication between senior executives and...

  • Personal Verwaltung

    vor 2 Wochen


    Glattbrugg, Schweiz Bijoux Catering Vollzeit

    **[Deutsch]** BIJOUX CATERING ist ein junges, flexibles Dienstleistungsunternehmen am Flughafen Zürich und betreut internationale Airlines und Business Jet Kunden mit qualitativ hochwertigen Catering Lösungen. **Unser Team soll nun mit einer Vollzeitkraft (80% - 100%) für den Bereich **_**Personal Verwaltung & Büroorganisation**_ **erweitert...


  • Glattbrugg, Schweiz Vifor Pharma Vollzeit

    -CSL Vifor Zurich **The opportunity**: CSL Vifor is currently recruiting for an accomplished Personal Assistant to Head of Finance, to take an immediate assignment in our Zurich HQ offices. Reporting into the Head of Finance and in addition to your PA responsibilities, in this role you will have a unique opportunity to shape the digital operational...


  • Glattbrugg, Schweiz American International Group Vollzeit

    Werkstudent als Legal Assistant (m/w/d)Apply locations Glattbrugg time type Part time posted on Posted 3 Days Ago job requisition id JR2405551Seit über 100 Jahren engagieren wir uns weltweit mit unserer Expertise für die Absicherung von ungewöhnlichen und komplexen Risiken. Im Bereich Financial Lines besitzen wir dank über 30 Jahren Erfahrung in der...