Assistant

vor 10 Stunden

Genève, Schweiz Puma Energy Vollzeit

Main Purpose:
Knowledge Skills and Abilities, Key Responsibilities:
Key Responsibilities:

- Calendar Management:

- Manage and coordinate a dynamic schedule for Global stakeholders, including organizing internal and external meetings.
- Travel Arrangements:

- Document Management:

- Ensure receipt, distribution, and secure storage of documents from the Corporate Secretarial Team for respective managers.
- Event Coordination:

- Organize finance-related events (local and abroad), including sourcing venues, managing logistics, food, and beverage arrangements.
- Expense Management:

- Track and manage the expense reports, ensuring timely submission and accuracy.

General Administrative Tasks (10%)
- Coordinate logistics for high-level meetings (board and strategy, local and abroad).
- Oversee document archives, ensuring compliance with data protection regulations.
- Manage monthly petty cash and credit card expenses reconciliation and reporting.
- Monitor schedules proactively and anticipate potential disruptions (e.g., flight or meeting cancellations).
- Serve as the point of contact for document signature requirements involving multiple stakeholders.
- Raise KYCs via the platform and manage corporate document archives.
- Provide coverage for the Impala assistant during leave periods to ensure continuity of tasks.

Requirements:
Experience:

- High School Diploma
- Secretarial training
- At least five years of experience working with key managers in an international environment

Skills:

- Bilingual French and English - third language a plus (Spanish or another language would be ideal - both spoken and written)
- Intermediate to expert knowledge of Windows Suite

Competencies:

- Strong organizational skills
- Proactive and detail-oriented
- Excellent communication and interpersonal skills
- Ability to multitask and handle pressure
- Adaptability and problem-solving

Key Relationships and Department Overview:
Key Relationships:

- Internal - The director/Manager for whom he/she works, other assistants, Travel agency, receptionists, other managers.
- External - Clients, External Visitors

  • Assistant ou assistante en pharmacie

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Avec plus de et représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau et Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective en à la Direction médicale et qualité des HUG, la pharmacie a pour mission d assurer un approvisionnement des...

  • Assistante service technique

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz AXEPTA SA Vollzeit

    La société AXEPTA recherche pour son client situé dans le canton de Genève un Assistant Service Technique en hôtellerie (h/f)Assistante service techniqueMission :Assister le directeur technique dans la gestion quotidienne des technique et intervention au sein de l hôtel : plomberie, électricité, peinture...,Gérer les demandes d intervention et...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Manpower Vollzeit

    Mission Coordinate crisis management procedures Monitor incoming staff communications and liaise with all second level response areas to resolve evolving issues Provide support for document and database management and the preparation of necessary reports Support the Senior Advisor with travel planning, event planning and management, procurement and...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz Manpower SA Vollzeit

    We are looking for highly motivated candidates to join an international organization as an Administrative Assistant.MissionCoordinate crisis management proceduresMonitor incoming staff communications and liaise with all second level response areas to resolve evolving issuesProvide support for document and database management and the preparation of necessary...

  • Assistante technique

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz EGG-TELSA SA Electricité - Télécom Vollzeit

    Fondée en , Egg-Telsa SA, est l une des plus importantes entreprises intégrales d électricité de Suisse Romande, qui se compose de plus de 400 le cadre d un remplacement, nous recherchons une assistante technique motivée et compétente pour rejoindre notre équipe située à l ONU Genève pour le 1er mars . Assistante techniqueVos principales missions...

  • Assistant technique –

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz NAO energy Vollzeit

    La société NAO ENERGY SA NAO ENERGY SA, une entreprise leader dans le domaine des énergies renouvelables, recherche un(e) Assistant(e) technique dynamique et passionné(e) pour rejoindre notre é de plus de 15 ans d expérience, notre société s engage à développer des solutions durables et innovantes afin de répondre aux besoins énergétiques...

  • Assistante technique

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz EGG-TELSA SA Electricité - Télécom Vollzeit

    Fondée en , Egg-Telsa SA, est l une des plus importantes entreprises intégrales d électricité de Suisse Romande, qui se compose de plus de 400 le cadre d un remplacement, nous recherchons une assistante technique motivée et compétente pour rejoindre notre équipe située à l ONU Genève pour le 1er mars . Assistante techniqueVos principales missions...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz Manpower SA Vollzeit

    We are looking for highly motivated candidates to join an international organization as an Administrative Assistant.MissionCoordinate crisis management proceduresMonitor incoming staff communications and liaise with all second level response areas to resolve evolving issuesProvide support for document and database management and the preparation of necessary...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Interiman Vollzeit

    For one of our clients based in Geneva and active in the Cosmetics sector, we are looking for an Assistant  ( 20% - Ideal for Students) on a 8-month temporary Assistant H/FDESCRIPTION DE LA MISSIONThis role is ideal for students seeking hands-on experience in a professional environment while balancing their studies. The successful will provide essential...

  • Assistant ou Assistante socio-éducative

    Vor 2 Tagen

    Genève, Schweiz HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    Avec plus de et représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau et Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective en cliquantici.LaDirection des ressources humainesa pour principale mission d’assurer le développement du capital humain...

  • Project Assistant

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz MCI Group Vollzeit

    10 Dec 2024 **Project Assistant**: We are a global engagement marketing agency that creates human-centric touchpoints that unleash the power of people to deliver innovation and growth. Firm believers in the power of building community since 1987, we are helping brands, associations and not-for-profit organisations solve their key people challenges through...

  • Assistant Socio-éducatif en EMS

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz Medicalis SA Vollzeit

    par des établissements médico-sociaux (EMS) du canton de Genève, nous sommes à la recherche d Assistant en EMS (H/F)pour rejoindre notre équipe de poolistes dédiées en établissements médico-sociaux (EMS).Si vous avez possédez une expérience en et de l âge avancé et que vous aspirez à améliorer le bien-être des personnes âgées en EMS,...

  • Assistant Socio-éducatif en EMS

    vor 1 Woche

    Genève, Schweiz Medicalis SA Vollzeit

    par des établissements médico-sociaux (EMS) du canton de Genève, nous sommes à la recherche d Assistant en EMS (H/F)pour rejoindre notre équipe de poolistes dédiées en établissements médico-sociaux (EMS).Si vous avez possédez une expérience en et de l âge avancé et que vous aspirez à améliorer le bien-être des personnes âgées en EMS,...

  • Assistant Socio-éducatif en EMS

    Vor 7 Tagen

    Genève, Schweiz Medicalis SA Vollzeit

    par des établissements médico-sociaux (EMS) du canton de Genève, nous sommes à la recherche d Assistant en EMS (H/F)pour rejoindre notre équipe de poolistes dédiées en établissements médico-sociaux (EMS).Si vous avez possédez une expérience en et de l âge avancé et que vous aspirez à améliorer le bien-être des personnes âgées en EMS,...

  • Assistante médicale

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Raquel Rudermann Vollzeit

    Annonce à partagerCherche assistante médicale à 50 %, toutes les après midi, droit de pratique sur le canton de Genève, dès janvier 2025, pour poste stable et durable, comme collaboratrice principale d’une gynécologue-obstétricienne dans un cabinet privé de la rive droite. Possibilité d'un 100% à partager avec des d'internistes.Gestion du...

  • Executive Assistant to Chief Marketing Officer

    vor 4 Wochen

    Genève, Schweiz Page Group Switzerland Vollzeit

    We are looking for an Executive Assistant with project skills to provide high-level support to a Chief Marketing Officer (CMO). This role combines traditional executive assistant duties with project responsibilities, offering a unique opportunity to contribute to the efficiency and success of the marketing department. Executive Assistant to Chief Marketing...

  • Graduate Assistant

    vor 3 Wochen

    Genève, Schweiz Nord Anglia Education Vollzeit

    **Date**:20 Dec 2024 **Location**:Geneva, CH **Job ID**:4757 **School**:Collége du Léman, Geneva **Company**:Nord Anglia Education WHO WE ARE Collège du Léman is one of Switzerland’s most prestigious international schools, located on the edge of Lake Geneva in view of the Swiss Alps. We welcome children from 2 to 18 years old to become part of a...

  • Assistant tirage de câbles

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz Manpower Vollzeit

    - Installations et raccordement des équipements télécoms - Expérience en cuivre coté abonnées et centraux téléphoniquea - installation des équipements sous-terrain - Utilisation des appareils de mesures Nous sommes à la recherche d'un Assistant tirage de câbles

  • Assistante Administrative

    Vor 4 Tagen

    Genève, Schweiz Asterios Sa Vollzeit

    Tu as récemment obtenu ton CFC d'employé de commerce/matu professionnelle ? Tu as réussi une expérience d'au moins 2 ans en assistanat administratif en Family Office et tu recherches un nouveau challenge ? Tu parles français et anglais couramment ? Tu vis ou travailles en Suisse ? Tu recherches un poste sur le long terme avec des tâches variées ?...

  • Assistante administrative et sociale

    vor 1 Monat

    Genève, Schweiz DÔME SENIORS Vollzeit

    Assistante administrative Répondre et gérer la permanence téléphonique de l’association - Organiser et assurer la réception et la diffusion du courrier et des courriels - Organiser le classement et le suivi des documents liés aux bénévoles et aux seniors - Gérer les achats au niveau logistique et remettre les tickets à la comptabilité -...