Team Executive Assistant

vor 2 Wochen

Basel, Schweiz DHL Vollzeit

**Team Executive Assistant**:
Location: Preference for CH

**Purpose**:
Administer general administrative support processes and activities to effectively meet information requests and determine trends, ensure smooth running of business activities and meet administrative needs in line with business needs, stakeholder requirements, Group guidelines and policies. Manage the diary, meetings, travel, and expenses of Managers and other administrative topics. Also support wider SMT where required.

**Tasks**:

- Under general/ limited supervision, support delivery of administrative support processes and activities
- Provide timely and effective administrative support such as arranging meetings, developing agendas, etc. for board department and/ or cross divisional projects
- Perform administrative tasks such as research, data processing and validation, and documentation
- Gather information and data for formulations of recommendations, decision papers and presentations
- Reconcile data, conduct initial analysis and generate standard reports on results and updates to support other team members and enhance coordination
- Follow and achieve compliance with established procedures and ensure proper usage of administrative support processes and policies
- Resolve recurring issues faced during delivery as per defined processes, systems and methods
- Answer queries of other staff members of relevant committees/ boards/ departments to maintain relationships and enhance customer satisfaction
- Support team members with less experience in different/ difficult situations

**Skills and knowledge required**:

- Ability to work independently under limited supervision for routine situations to achieve objectives and deliver results with a short-term, operational focus and limited impact on others
- Experience organizing office work, managing meetings, and keeping track of supplies.
- Ability to handle invoices, basic accounting, and enter data into computers.
- Familiarity organizing company events and understanding of basic 'event management'.
- Strong relationship-building abilities and receptiveness to feedback for continuous growth.
- Fluency in English (written and spoken), any other relevant language is a plus
- Basic understanding of what DHL Group does
- Relevant education

  • Executive/team Assistant

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz UBS Vollzeit

    Critères de l'offre Description du poste Are you good at balancing different priorities with enthusiasm? Do you enjoy working in a fast-paced environment? **We are looking for an Executive/ Team Assistant to**: - support two seniors leaders by managing their agenda efficiently - plan and organize domestic and international trips as well as the...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant - Private Equity** **Overview** On behalf of our client, an Asset Management firm, we are looking for an experienced Executive Assistant, ideally with knowledge of the Private Equity or Financial Services industries. This is a permanent role and will be based in Zurich. **Key Responsibilities** - All aspects of diary management /...

  • Executive and Personal Assistant to The CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Spiden Vollzeit

    **About Spiden**: Spiden is looking for an experienced Executive and Personal Assistant to support our CEO and founder, Leo Grünstein. Spiden is a Swiss deep-tech startup dedicated to revolutionizing the field of personalized health monitoring. It employs a team of >70 staff, including >50 PhDs and university professors, operating out of its lab facilities...

  • Executive Assistant 80%

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Support ist Ihre grosse Leidenschaft und Sie lieben es, die Person zu sein, welche im Hintergrund die Fäden zieht? Dann rann an die Tastatur - Bewerben Sie sich noch heute! Wir unterstützen unseren Kunden, ein Unternehmen im Dienstleistungssektor, bei der Suche nach **einer/m Executive Assistant 80%**. Das Unternehmen erbringt wertvolle Dienstleistungen...

  • Team Assistant International Value

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Alexion Pharmaceuticals,Inc. Vollzeit

    **T**eam Assistant International Value & Access** **Location**: Hybrid (3 days onsite - 2 remote) Zurich **Reports To**: Head of International Value and Access **This is what you will do**: Team Assistant provides admin support to Head of International Value and Access, and manages projects supporting the IVAP team **You will be responsible for**: -...

  • Executive Assistant to The CEO Oss

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Oerlikon Vollzeit

    **Executive Assistant to the CEO OSS** We are looking for an experienced Executive Assistant for our Headquarters in Pfäffikon SZ. In this interesting role you support the CEO OSS (Oerlikon Surface Solutions) in all its undertakings, especially for the business activities worldwide. Besides the organization of internal and external meetings, events and...

  • Executive Assistant 80%

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz worknet ag Vollzeit

    Als Personalvermittler im Bereich von Temporär - und Dauerstellen sind wir das Bindeglied zwischen Arbeitsuchenden und Unternehmen in verschiedenen Branchen. Für unseren Kunden, ein Marktführendes Dienstleistungsunternehmen, an einer zentral gelegenen und gut erschlossenen Lage, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste...

  • Executive Assistant 80-100%

    vor 21 Stunden

    Basel, Schweiz SwissBanking Vollzeit

    Die Schweizerische Bankiervereinigung (SBVg) vertritt als Stimme der Bankenbranche die Interessen seiner Mitglieder gegenüber Wirtschaft, Politik und Öffentlichkeit. Als Kompetenzzentrum stellen wir relevantes Wissen bereit, denken voraus und setzen Themen. Wir vertreten unseren Standpunkt selbstbewusst und überzeugen damit bei Politik und in der breiten...

  • Executive Assistant M/w/d 100%

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sie sind eine gute organisierte Person und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Dann bewerben Sie sich noch heute auf die Stelle als **Executive Assistant m/w/d 100%**: **Ihre Herausforderung** - Koordination von Terminen für die Führungsebene - Kontieren, kontrollieren und bearbeiten von eingehenden Rechnungen - Zuständig für das Bedienen...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Sind Sie ein wahres Organisationstalent? Möchten Sie ein Teil eines Teams werden, bei dem Humor und Wertschätzung gross geschrieben wird? Dann haben wir die passende Stelle für Sie! Für unseren Kunden, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen, sind wir auf der Suche nach einer / einem **Executive Assistant (w/m/d) 80-100%**. Unser Kunde beschäftigt...

  • Team Assistant

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    ................ An uppermost level of professionalism, confidentiality and discretion - can YOU do this? For our pharmaceutical client in Basel we are looking for an **Team Assistant (M/F/d)** for the finance leadership teams, who provides a full range of secretarial/ administrative support. **Your tasks**: - maintains files, records, calendars and...

  • Executive Assistant to The Head of Operations

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Julius Baer Vollzeit

    At Julius Baer, we celebrate and value the individual qualities you bring, enabling you to be impactful, to be entrepreneurial, to be empowered, and to create value beyond wealth. Let’s shape the future of wealth management together. We are searching for an experienced, reliable and organized personality to support the Head of Operations as her Executive...

  • Executive Assistant CEO

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...

  • ASAP: Team Assistant EN- 6 Months

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Organizing local and off site meetings & eventsHandling and managing calendar for senior leadersCoordinating complex and frequent travel arrangementsEntering and submitting expense reportsSupporting with the onboarding and scheduling of new hires within the departmentProviding furtherSuccessfully completed further education in a relevant fieldMinimum of 5...

  • Executive Assistant to The CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

    **Role Overview** In this pivotal role, the appointee will deliver senior-level one-on-one support, handle day-to-day administrative tasks, and optimize the CEO’s efficiency by streamlining daily operations. An ambitious and entrepreneurial spirit and an unwavering hands-on approach will be crucial to success in this dynamic role. Anticipatory skills are...

  • Executive Assistant CEO

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre kommunikative Stärke unter Beweis stellen können? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie! **Executive Assistant CEO (w/m/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen,...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Pour notre client, une entreprise industrielle, nous sommes à la recherche d' **un-e Assistant-e de Direction.** **Vos activités chez votre futur employeur** - Vous gérez l'agenda de la direction - Vous organisez les voyages professionnels et privés - Vous accueillez les clients externes - Vous gérez la correspondance en français ainsi qu'en anglais...

  • Assistant to Cfo

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz Batterman Consulting Basel AG Vollzeit

    Unser Kunde Bei unserem Auftraggeber, einem international tätigen Industrie-Konzern, ist viel Action angesagt. Er gehört weltweit zu den führenden Produzenten innerhalb seines Spezialgebietes. Stetige Innovation verbunden mit neusten Technologien, ein hoher Qualitätsanspruch sowie der Sinn für Nachhaltigkeit prägen den Erfolg der gesamten Gruppe. Das...

  • Assistante de Direction 60%

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Hotelis Executive Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Nous sommes aujourd'hui sollicités par notre client, un hôtel de catégorie supérieur situé dans la région des trois lacs pour le recrutement d'une **Assistante de direction (H/F)**: **60%**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Votre mission principale sera d'assister le Directeur général de l'établissement dans la gestion du...

  • Executive Assistant

    vor 21 Stunden

    Basel, Schweiz Pharmaplan AG Vollzeit

    PASSION FOR PHARMA ENGINEERING: Dafür steht PHARMAPLAN. Als führender Engineering-Partner in Europa planen und realisieren wir für unsere industriellen Kunden integrierte und ganzheitliche pharmazeutische Produktionsanlagen und bieten zukunftssichere Lösungen. Als Teil der TTP GROUP mit über 1.100 Mitarbeitenden und 29 Standorten in 6 Ländern legen wir...