Administrative Assistant Back Office

vor 6 Monaten

Lausanne, Schweiz Après-demain SA Vollzeit

**_Après-demain SA, société privée, est la maison-mère d’un groupe familial suisse composé d’un pôle de sociétés actives dans les sciences de la vie (Debiopharm), de deux pôles patrimoniaux et d’un pôle philanthropique._**
- Dans le cadre de la gestion du patrimoine, le Capital Management d’Après-demain SA assure la croissance pérenne et l’indépendance du groupe en préservant, diversifiant et valorisant ses réserves financières à travers une stratégie globale d’investissement déclinée via quatre secteurs d’activité : Finance (gestion de trésorerie et d’un portefeuille d’actifs liquides diversifiés), Real Estate (Résidentiel et commercial), Private Equity et Participations._

Pour notre Département Compliance & Operations Management, regroupant les équipes Back et Middle Office qui interviennent en support de l’ensemble des départements d’Après-demain SA et des autres sociétés du groupe, nous recrutons un(e):
**Administrative Assistant Back Office **(90%)

Nous sommes à la recherche d'un (e) assistante qui possède une véritable passion pour les chiffres et une attention méticuleuse aux détails. Une personne capable de travailler de manière autonome, de gérer des tâches répétitives avec proactivité, et d'assurer une gestion et un suivi efficace des dossiers. La capacité à fournir un statut clair et précis sur l'avancement de ses dossiers est essentielle. De plus, une notion d'agilité d'esprit sera un atout précieux dans cet environnement en constante évolution. Vous aurez un rôle clé dans la chaîne opérationnelle.

Les missions principales de ce poste sont les suivantes:

- Assurer le traitement des opérations liées aux fonds de Private Equity dans le respect des procédures définies ainsi que le suivi administratif afin de garantir l’excellence opérationnelle en collaboration avec la Back Office Specialist.
- Assurer la suppléance dans l’exécution de certaines tâches au sein de l’équipe Back Office en cas d’absences.

**Responsabilités principales**:

- Gérer le flux des opérations de fonds de Private Equity (appels de fonds, distributions, gains en capital, revenus et calculs des NAV) et garantir une excellence opérationnelle : réception des notices et enregistrement des données, confirmation des opérations à la banque dépositaire, suivi, vérification et classement des notices et avis bancaires.
- Participer à la vérification de la pertinence des données enregistrées en échangeant de façon interactive avec l’équipe Front des fonds de Private Equity, en coordonnant la recherche et le partage d’information avec les contreparties bancaires ou les gérants de fonds et avec les différents services comptables.
- Assurer le suivi de la trésorerie et la transmission des besoins cash au Directeur associé FX et Cash du département Finance pour la gestion des liquidités des fonds de Private Equity : préparation des ordres des transferts, enregistrement, confirmation à la banque dépositaire, suivi, vérification et classement des avis bancaires.
- Contribuer au support et suivi administratif des dossiers de Private Equity (amendements aux LPA, proxy ou MFN etc.) en transmettant les demandes à l’équipe Front des fonds PE en collaboration avec le Middle Office ; gestion des accès aux différentes plateformes, contrôle et suivi des nouveaux IBAN.
- Effectuer le remplacement ad hoc au sein de l’équipe Back Office : traitement des transferts et des opérations financières courantes, contrôle des pièces bancaires, relevés de comptes et portefeuilles-titres, vérification des opérations financières ou extraction des soldes bancaires.

**Requirements**:

- Expérience administrative confirmée (min. 10 années d’expérience) idéalement acquise dans le milieu bancaire ou dans le domaine du private equity.
- Compréhension générale des instruments financiers (Private Equity, actions, obligations, marché monétaire et devises)
- Rigueur, précision, forte capacité de concentration et logique dans le suivi des opérations financières.
- Aisance dans l’utilisation des instruments informatiques standards - Office 365 (Excel, Word, SharePoint, Teams), DocuSign, E-banking, Base de données et Global Custody.
- Aisance dans le travail d’équipe.
- Sens aigu de la discrétion et du respect de la confidentialité.
- Niveau d’anglais avancé.

**Benefits**
- Un environnement international, familial et très dynamique, avec une vision à long terme
- La possibilité de faire partie d'une entreprise dans laquelle l’humain, la durabilité et l'esprit d'entreprise sont les fondements de son succès
- Fiers d'être certifiés Equal-Pay, nous veillons à offrir à tous nos employés les mêmes opportunité
- La soumission de curriculum vitae non sollicités avant la conclusion d'un accord entre le service des ressources humaines et l'agence de recrutement externe ou le recruteur ne crée aucune ob

  • Team Administrative Assistant

    vor 6 Monaten

    Lausanne, Schweiz Finders SA Vollzeit

    **Client**: A single family office of long-standing repute. A collegial, busy, small office located very near Lausanne. Our client is offering the chance to join a close-knit team in a broad, administrative, customer service-oriented role. Finders are exclusive on this mandate and have worked with the family for the majority of their Swiss recruitment over...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Lausanne, Schweiz HAYA Therapeutics SA Vollzeit

    Location: - Lausanne, Switzerland - Requests a full time presence on-site**Conditions of Employment**: Proof of Eligibility to work in Switzerland (Swiss work permit or Swiss / European citizenship) **Compensation and Benefits**: The position comes with an excellent compensation and benefits package. ‍**About the job** We are seeking a highly motivated...

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz EPFL Vollzeit

    EPFL, the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne, is one of the most dynamic university campuses in Europe and ranks among the top 20 universities worldwide. The EPFL employs more than 6,500 people supporting the three main missions of the institution: education, research and innovation. The EPFL campus offers an exceptional working environment at...

  • Responsable du Desk Back Office Bourse

    vor 1 Monat

    Lausanne, Waadt, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Description du PosteL'objectif principal de cet poste est de garantir la bonne marche du desk « Back Office Bourse ».ResponsabilitésComptabilisation et contrôle des opérations de bourse.Suivi au quotidien des livraisons de toutes les opérations de bourse.Gestion administrative et suivi des diverses taxes.Contrôle et annonces SWX, timbre...

  • Assistante Administrative Et Gestion

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz Quintessence Publicité Sàrl Vollzeit

    **Description du poste** Nous sommes un des leaders de fournisseurs d’objets media, de produits de merchandising, goodies et cadeaux d’affaire pour les entreprises, les institutions et les organisations en Suisse Romande.Pour rejoindre notre équipe basée à Lausanne et contribuer aux succès de notre entreprise, nous somme à la recherche...

  • Gestionnaire Back Office Dérivés

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz Banque Cantonale Vaudoise Vollzeit

    Gestionnaire back office Dérivés **Et si votre histoire professionnelle se poursuivait à la BCV ?** Rejoignez la première banque universelle du canton de Vaud, l’une des banques les plus solides au monde, et ses quelques 2000 collaboratrices et collaborateurs. Prenez part au succès d’une institution notée AA par Standard & Poor’s depuis 2011 et...

  • Assistante Administrative

    vor 6 Monaten

    Lausanne, Schweiz Interima Vollzeit

    **INTRODUCTION: **Mandaté par l'un de nos clients secteur Moudon, actif dans le domaine des matières premières recyclables ou valorisables, nous recherchons pour une mission temporaire de** 6 mois**, et afin de venir renforcer leur équipe un/une: **Assistante Administrative** **60%**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: En tant qu' **Assistante...

  • Stage - Back-Office - Relations Bancaires H/F

    vor 5 Monaten

    Lausanne, Schweiz Indosuez Wealth Management Vollzeit

    Description du poste Dans le cadre du Back Office Espèces, équipe Relations Bancaires, le stagiaire doit être à même de traiter tout sujet découlant de nos relations avec les contreparties bancaires dans le domaine des titres et du cash (banques correspondantes, dépositaires, courtiers). Ses tâches sétendent des ouvertures et modifications...

  • Assistante administrative

    vor 4 Wochen

    Lausanne, Schweiz Pompes Funèbres Générales Vollzeit

    TéléphoneRépondre aux familles endeuillées au téléphone pour toutes les succursales Rediriger les personnes vers les assistants funéraires concernés.Informer par mail des demandes des familles aux assistants funéraires.Prise d’informations pour la prévoyance funéraireEnvoi de documentation pour la prévoyance funérairePrise de RDV pour la...

  • Assistante administrative médicale stagiaire

    vor 1 Monat

    Lausanne, Waadt, Schweiz Fondation asile des aveugles Vollzeit

    Présentation de la FondationNous sommes une institution œuvrant pour le bien-être des personnes malvoyantes, et nous recherchons un assistante administrative médicale stagiaire pour rejoindre notre équipe.Salaire : entre 25 000€ et 30 000€ par an, selon l'expérienceDécription du posteL'assistante administrative médicale stagiaire est...

  • Vie - Back Office Bourse Et Livraisons (H/F)

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz CA Indosuez Wealth (Group) Vollzeit

    **Type de métier**: Types de métiers Crédit Agricole S.A. - Gestion des opérations **Intitulé du poste**: VIE - Back Office Bourse et Livraisons H/F **Type de contrat**: VIE **Durée (en mois)**: 18 **Missions**: Au sein de l’Administration des Titres, le VIE participe à la bonne marche du desk « Back Office Bourse », sous la responsabilité du...

  • Administrative Assistant for Continuing Education

    vor 4 Wochen

    Lausanne, Waadt, Schweiz EPFL Vollzeit

    Job OverviewEPFL, a leading academic institution, is seeking an administrative assistant to support the associate vice-presidency for postgraduate education. The role will provide administrative expertise in all matters related to continuing education and the Extension School.

  • Assistante Administrative

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz Hotelis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Notre client, une entreprise de restauration spécialisée dans la production et la livraison de repas transportés pour des crèches et des écoles, nous mandate aujourd'hui pour le recrutement de collaborateurs dynamiques et motivés qui agiront en tant que **Assistante administrative (H/F)**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Rattachée...

  • D2c Back Office Coordinator

    vor 13 Stunden

    Lausanne, Schweiz British American Tobacco Vollzeit

    **BAT is evolving at pace - truly like no other organisation.** **To achieve the ambition, we have set for ourselves, we are looking for colleagues who are ready to live our ethos every day. Come be a part of this journey!** **BAT SWITZERLAND** **IS LOOKING FOR A** D2C Back Office Coordinator **SENIORITY...

  • Ap & Back Office Accountant

    vor 4 Monaten

    Lausanne, Schweiz INTERNATIONAL OLYMPIC COMMITTEE Vollzeit

    Department: Finance Department Location: Lausanne, Switzerland Contract Type: Open-ended Activity Level: 100% The International Olympic Committee (IOC) is the guardian of the Olympic Games and the leader of the Olympic Movement. A truly global organisation, it acts as a catalyst for collaboration between all Olympic stakeholders, including the athletes,...

  • Bonne Connaissances D'un Back Office Première

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz LHH Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, une société financière dans la région de Lausanne, nous sommes à la recherche d'un profil Back Office. - Enregistrement des comptes de bourse - Administration des règlements liés aux opérations de bourse. - Communication par téléphone et par écrit avec les différents partenaires. - Supervision des annonces relatives aux...

  • Events and Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz Nestle Operational Services Worldwide SA Vollzeit

    **Position Snapshot** Location: Nestlé Health Science Lausanne, Switzerland Company: Nestlé Health Science Act. Rate: Full-Time 100% Type of contract: Permanent contract Start date: As soon as possible **What we offer at Nestlé** Flexible work policies in terms of core hours and working from home. Please talk to us during the recruitment process about...

  • Finance and Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Lausanne, Schweiz Valsoft Corporation Vollzeit

    About us FINARTIS is a leading Swiss software publisher active in the financial sector. We help organizations across the globe in automating their operations, communications and risk monitoring. From medium to large firms, from simple to complex financial products and activities, from data to UI, we use our creativity and passion for technology to design...

  • Assistant administratif spécialisé

    vor 1 Monat

    Lausanne, Waadt, Schweiz API S.A. Vollzeit

    À propos de l'entrepriseNous sommes API S.A., une entreprise solide et reconnue dans le domaine des projets informatiques en Suisse romande. Avec plus de 30 ans d'expérience, nous avons acquis une expertise incontestée et un engagement constant envers la satisfaction de nos clients.Salaire estiméCe poste est salarié avec un salaire mensuel compris...

  • Assistante Administrative

    vor 7 Monaten

    Lausanne, Schweiz Interima Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Pour l'un de nos client spécialisé dans le domaine de l'électricité, nous cherchons une **assistante administrative à 50 %**. **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Accueil client et des visiteurs - Entretien téléphonique - Organiser et tenir les tableaux de suivis - Gérer le courrier et le standard téléphonique - Etablir des factures...