Office Manager

vor 1 Woche

Zürich, Schweiz Spencer Stuart Switzerland AG Vollzeit

Our office hosts many visitors from around our firm, as well as clients and candidates daily. Our goal is to present each with a warm, professional, and discreet experience. The Office Manager/Receptionist desk serves as the first voice, face, and service experience for many within and outside our firm, and it must embody our brand promise.

 

Main Responsibilities

 

  • Greet/welcome all clients, candidates, and visitors, offer a beverage, and escort individual to the appropriate location within the office.
  • Serve as local point of contact for scheduling and maintenance of internal and external videoconferences, conference room space, as well as allocation of office space
  • Provide administrative assistance to consultants, visiting consultants, the administrative manager, and EA staff with search-related production and data entry requirements, including document creation (progress reports, candidate presentations, and other routine correspondence).
  • Assist with ad-hoc projects for client events and Swiss office gatherings, including on-site presence, capturing invitee data in our software, and preparing necessary materials.
  • Prepare for internal meetings, including catering and special orders
  • Handle incoming and outgoing mail and deliveries
  • Responsible for maintaining/ordering all office supplies, production room materials, café grocery orders and other materials, as requested.
  • Answer/handle all main switchboard calls in a timely and efficient manner.
  • Maintenance of printers (toners, papers, repairs)
  • Manage reception-related suppliers’ invoices
  • Coordinate parking overflow
  • Serve as the main contact for the Building Manager and office cleaners
  • Support IT Leader
  • Assist with select additional office administration tasks

 

Qualifications and Skills         

  • Always exhibit a professional presence and appearance, as well as sensitivity regarding the confidential nature of executive search.
  • Possess and exhibit a high degree of comfort working in a fast-paced and openly communicative, yet confidential, environment
  • High level of integrity, adaptability, sense of anticipation and quality, attention to detail, self-starter; decisive; productive and well-organized.
  • Commercial education (KV) or higher
  • Perfect oral and writing proficiency in German and English,
  • Proficient MS Office knowledge

 

What we offer

  • A strongly international, dynamic environment
  • A dedicated and highly motivated team to join, to work and have fun with

 

Please send your application with a motivation letter and resume via email to:

Spencer Stuart Switzerland AG, Dr. Sandra B. Honsell, shonsell@spencerstuart.com, www.spencerstuart.com

  • Front Office Manager Assistant

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    {"h1": "Front Office Manager Assistant", "p": "Wir suchen eine erfahrene Person, die sich in der Hotellerie auskennt und sich in einer herausfordernden Position beweisen möchte. Als Front Office Manager Assistant werden Sie Teil unseres dynamischen Teams und unterstützen unseren Front Office Manager bei der Verwaltung des Front Offices.Ihre Aufgaben...

  • Front Office Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    Beschreibung der PositionIn dieser verantwortungsvollen und herausfordernden Position ergänzen Sie unseren Front Office Manager und das Front Office Team von ca. 15 Mitarbeitenden, kooperieren eng mit der hotelinternen Reservierung und dem Revenue Management, dem externen Dienstleister im Housekeeping sowie der Haustechnik und allen anderen Abteilungen des...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Allfunds Vollzeit

    About AllfundsAllfunds is a dynamic and innovative Wealthtech leader with a strong presence in the global market. We are committed to delivering exceptional services to our clients and creating a positive social impact on the markets we operate in.Our PurposeOur purpose is to transform the WealthTech industry by providing the best service for our clients and...

  • Front Office Manager Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    JobbeschreibungIn dieser verantwortungsvollen Position ergänzen Sie unser Front Office Team und arbeiten eng mit der hotelinternen Reservierung und dem Revenue Management zusammen.AufgabenAdministrative Tätigkeiten durchführen und mit dem Front Office Manager kooperierenDienstpläne und Urlaubspläne erstellen, unter Berücksichtigung von...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Allfunds Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and flexible Office Manager to join our team in Zurich. As a key member of our administrative team, you will be responsible for providing exceptional support to our employees and ensuring the smooth operation of our office functions.Key ResponsibilitiesServe as the single point of contact for office...

  • Front Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz 25hours Hotel Zürich West Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Front Office Manager, der unsere Gäste mit seiner Gastfreundschaft und seinem Engagement begeistern kann.AufgabenDie Einsatzplanung durchführen und das Front Office Team führenDie Gäste mit Empathie und einem ansteckenden Lächeln begrüßen und unterstützenKorrekte Abrechnungen durchführen und administrative...

  • Office Manager

    vor 4 Monaten

    Zürich, Schweiz Allfunds Vollzeit

    Location:Zurich AFB Type of job vacancy:Permanent Employee No. Job vacancies:1 About us Allfunds – we give you the path, you blaze your trail! Looking for your next challenge? Allfunds (AMS: ALLFG) is a fast-paced, dynamic, Wealthtech leader with 17* offices around the globe and our employees are the best at what they do. We have a relentless...

  • HR Services Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hyatt Corporation Vollzeit

    Job SummaryThe Human Resources Services Manager will ensure the smooth and efficient running of all the Human Resources Department and the implementation of Hyatt's Human Resources Strategy and Leadership Expectations throughout the Regional Offices in Zurich, and in the EAME region.Key ResponsibilitiesOversee the effective implementation of all HR tactics...

  • Front Office Supervisor/ Duty Manager

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    Unsere StellenbeschreibungWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich in der Hotellerie auskennt und als Front Office Supervisor/ Duty Manager unsere Gäste betreuen möchte.Ihre AufgabenLeitung und Organisation von Schichten am Front OfficeEmpfang und Betreuung unserer internationalen GästeOrganisation und Durchführung von Gruppen- und Airline...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz New Economy GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen und organisierten Assistant Front Office Manager für unser Boutique-Hotel in der Region Luzern.Als Teil unseres Front Office-Teams bist du verantwortlich für die optimale Auslastung und den Verkauf aller Hotelleistungen. Du koordinierst die Gästekorrespondenz, verwaltet die Reservierungen und Stammdaten im...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz New Economy GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen und organisierten Assistant Front Office Manager für unser Boutique-Hotel in der Region Luzern.Als Teil unseres Front Office-Teams bist du verantwortlich für die optimale Auslastung und den Verkauf aller Hotelleistungen. Du koordinierst die Gästekorrespondenz, verwaltet die Reservierungen und Stammdaten im...

  • Office Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Helvetica Vollzeit

    About the RoleIn this dynamic and versatile position, you will play a key role in supporting the office management team at Helvetica. As an Office Manager Assistant, you will be responsible for ensuring the smooth operation of the office, providing exceptional customer service, and supporting the team in various administrative tasks.Key...

  • Front Office Supervisor/ Duty Manager

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen eine erfahrene und selbstständige Persönlichkeit, die unsere Front Office-Abteilung leiten und organisieren kann.Als Front Office Supervisor/ Duty Manager werden Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein:Leitung und Organisation von Schichten am Front OfficeEmpfang und Betreuung unserer internationalen GästeOrganisation...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz New Economy GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Assistant Front Office Manager für unser modernes 4-Sterne-Hotel in der Region Luzern. Als Teil unseres Front Office-Teams bist du verantwortlich für die optimale Auslastung und den Verkauf unserer Hotelleistungen.Deine AufgabenDas Anlegen von Reservierungen und die Pflege von Stammdaten im Protel-SystemDie...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz New Economy GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen erfahrenen Assistant Front Office Manager für unser modernes 4-Sterne-Hotel in der Region Luzern. Als Teil unseres Front Office-Teams bist du verantwortlich für die optimale Auslastung und den Verkauf unserer Hotelleistungen.Deine AufgabenDas Anlegen von Reservierungen und die Pflege von Stammdaten im Protel-SystemDie...

  • Front Office Manager Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    ÜberblickWir suchen einen erfahrenen Hotellerie-Verantwortlichen, der unsere Front Office-Abteilung unterstützt und unsere Gäste mit höchstem Servicelevel betreut.AufgabenAdministrative TätigkeitenUnterstützung des Front Office-Managers bei der Ausführung von administrativen AufgabenDienstplan und UrlaubsplanErstellung von Dienstplänen und...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    8004 Zürich, ZH, Schweiz H2 Energy Europe AG Vollzeit

    H2 Energy Europe is a developer of large-scale green hydrogen ecosystems in Europe, majority owned by Trafigura. Our projects cover different parts of the green hydrogen value chain from production to distribution and consumption. Major green hydrogen production projects include a 1GW plant in Esbjerg, Denmark converting offshore wind power, and a 20MW plant...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 3 Monaten

    Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    EinleitungIn dieser verantwortungsvollen wie herausfordernden Position ergänzen Sie unseren Front Office Manager und das Front Office Team von ca. 15 Mitarbeitenden, kooperieren eng mit der hotelinternen Reservierung und dem Revenue Management, dem externen Dienstleister im Housekeeping sowie der Haustechnik und allen anderen Abteilungen des Hotels....

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    In dieser verantwortungsvollen wie herausfordernden Position ergänzen Sie unseren Front Office Manager und das Front Office Team von ca. 15 Mitarbeitenden, kooperieren eng mit der hotelinternen Reservierung und dem Revenue Management, dem externen Dienstleister im Housekeeping sowie der Haustechnik und allen anderen Abteilungen des Hotels. ...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Hilton Zurich Airport Vollzeit

    EinleitungIn dieser verantwortungsvollen wie herausfordernden Position ergänzen Sie unseren Front Office Manager und das Front Office Team von ca. 15 Mitarbeitenden, kooperieren eng mit der hotelinternen Reservierung und dem Revenue Management, dem externen Dienstleister im Housekeeping sowie der Haustechnik und allen anderen Abteilungen des Hotels....