Wedding & Events Manager

Présentation de l’hôtel: Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais.

Description du poste

Wedding & Events Manager CDI – H/F

Au Fairmont Le Montreux Palace, chaque événement est conçu pour offrir une expérience inoubliable, grâce à un service soigné, une cuisine raffinée et des décors uniques. En tant que Wedding & Events Manager, vous aurez la mission passionnante de créer des souvenirs uniques pour nos clients en les accompagnant tout au long de leur séjour et en prenant soin de chaque détail de leurs célébrations.

Résumé des responsabilités:

• Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
• Gérer et superviser les mariages ou manifestations de la demande initiale du client jusqu’à sa facturation
• Recevoir les appels téléphoniques ou e-mails pour les demandes de banquets, mariage, conférences et/ou service traiteur et envoyer la documentation/l’offre appropriée
• Organiser et réaliser des “sites inspections” pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
• Etablir des rendez-vous avec les clients et négocier avec eux les détails de chaque dossier, dans le but de répondre aux besoins spécifiques des clients
• Elaborer, dans les délais impartis, au moyen d’Opéra Cloud, des contrats clairs et précis pour les clients
• Coordonner avec les Managers Front office et Réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l’événement jusqu’à la réception de la “rooming list”
• Avoir une bonne collaboration avec les différents corps de métier de l’hôtel impliqués dans la préparation des salles
• Coordonner la réunion avant le mariage ou la manifestation et transmettre les informations aux départements respectifs
• Coordonner les demandes des clients (Audiovisuel, musique, location matériel, impression, etc) avec les fournisseurs externes jusqu’à réception de la facture.
• Assister l’organisateur dans l’élaboration des derniers détails et requêtes complémentaires avant le début de la manifestation ou du mariage
• Contrôler la bonne marche des activités durant la manifestation ou le mariage et se tenir à disposition du client pour tout autre service requis
• Etre responsable de la facturation de ses dossiers
• Contrôler la facturation des maîtres d’hôtel et contrôler le final de ses dossiers avant l’envoi au client
• Connaître les standards techniques et émotifs de LQA, les mettre en pratique et s’assurer de la personnalisation du service
• Participer aux réunions hebdomadaires avec le directeur de la réception ainsi que les différents chefs de départements concernés suivant les demandes des groupes
• Faire le suivi avec le client après l’évènement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l’évènement
• Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
• Communiquer avec la comptabilité afin d’assurer que tous les dépôts des groupes sont reçus selon les contrats
• S’engager sur la qualité de son service, sa discrétion et sur sa parfaite honnêteté
• Avoir une attitude professionnelle, être souriant/e et garder en tout temps le calme
• Respecter les normes ergonomiques de travail en règle de santé & sécurité, les prescriptions d’hygiène et sanitaires
• Respecter les politiques, les procédures et les normes de service du département et de la compagnie
• Toutes autres tâches, telles qu’assignées

Qualifications

• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans l'événementiel/organisation de mariage
• Diplôme d'une école hôtelière reconnu un atout
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit comme à l'oral
• Connaissance d'une troisième langue est un atout
• Connaissance des systèmes informatiques tels que MS Office, Opéra Cloud et Sales & Catering un atout
• Avoir de très bonnes capacités en communication
• Etre un bon vendeur et négocier chaque contrat adapté à la demande du client
• Avoir de bonnes compétences en résolution de problème
• Avoir une sensibilité particulière pour l'organisation de mariages, empathie, sens du détail
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de gérer plusieurs demandes en même temps et de gérer les changements de dernières minutes
• Talent dans les ventes
• Etre prêt à effectuer des horaires très flexibles le soir et presque tous les week-ends pendant la saison des mariages

EXIGENCES DE VISA

Afin de pouvoir travailler en Suisse, le candidat est en possession d’un permis de travail suisse ou fait partie d’un pays européen de l’UE – 17 ou UE -8.

AVANTAGES

• Possibilité de logement selon disponibilité
• 1 repas par jour travaillé (avantage en nature)
• Réductions dans diverses entreprises de la région
• Tarifs préférentiels dans le Groupe Accor, dans nos points de vente et au portfolio Swiss Deluxe Hotels