Soft Services Manager

vor 1 Monat

Genf, Schweiz Bilfinger HSG Facility Management GmbH Vollzeit

For one of our international clients based in Geneva, we are seeking a motivated Soft Services Manager to lead excellence in facilities management (FM) services. You will have a key role in organizing client events and projects, overseeing contract management, invoicing, and guiding a small operational team. If you are dynamic, service-driven, and a natural leader with a passion for communication, this role could be the perfect match for you. Discover more about the exciting responsibilities and qualifications for this position below.


Key Responsibilities:
  • Manage reception, mailroom, stationery, cleaning services, and administration teams
  • Oversee the entire administrative process, from quotations to invoicing
  • Ensure compliance with service contract KPIs, maintaining high service standards
  • Organize meetings with the customer and your team, preparing agendas and minutes
  • Keep client and company documents up-to-date on the shared drive
  • Conduct monthly activity data analysis for reception, mailroom, and site inspections
  • Supervise, improve, and implement business procedures
  • Collaborate closely with the Facility Manager to ensure financial reporting accuracy and confidentiality
  • Supervise regular health and safety training for your team
  • Validate schedules and vacation requests in coordination with other team leaders
  • Act as the primary contact for client requests, event coordination, and prioritization
  • Facilitate project validation and stakeholder written communication
  • Lead the successful planning and execution of client events
  • Foster a proactive mindset to continuously enhance service quality and the on-site user experience

Requirements:
  • Bachelor’s or Master’s degree (or equivalent) in Facility Services Management, Hospitality, or Event Management
  • Minimum 5 years of experience in the field of FM soft services, hospitality, or catering industry
  • Proficient in Microsoft Office Suite, with advanced Excel skills (pivot tables, macros)
  • Strong knowledge of ERP systems (e.g., Microsoft Navision, FIBU)
  • Fluency in English and French (C1 level), with German proficiency (B2) as an advantage
  • Demonstrated ability to lead and inspire a small team
  • Capable of managing multiple projects with precision and independence
  • Organized, dynamic, proactive, and customer service-oriented
  • Ability to work autonomously in both frontline and office environments, with strong teamwork skills

If you thrive in a fast-paced, client-focused environment and are ready to take on a key leadership role, we encourage you to apply


Why Apleona:

  • We offer encouragement in the ownership of responsibility and promote creative freedom
  • We encourage personal and professional development
  • We invest in you to further your competence and experience
  • Our culture is to nurture and build our team and spirit
  • We are transparent and share knowledge within our team
  • We live a "you" culture characterized by respect and appreciation
  • We offer you progressive employment conditions, including at least 26 days' holiday
  • Where customer requirements allow, you have the option of working part-time, job-sharing or from home, in addition to flexitime
  • We will support you in your further development, including financially where necessary
  • We offer you a well-developed pension scheme through the pension fund
  • You benefit from discounts on various activities, products or services, such as leisure activities

Company:

Apleona Schweiz AG offers our clients the best of facility and real estate management in 14 regions. Our experience and knowledge make us one of the leading multi-service providers in the Swiss market.
www.apleona.ch

The Apleona Group employs over 40,000 people internationally in a wide-ranging real estate and property-related fields.
www.apleona.com

For questions, Melanie is happy to assist.

We want to fill this position without external providers. We only take personal applications.

#J-18808-Ljbffr

  • Soft Services Manager

    vor 2 Monaten

    Genf, GE, Schweiz Apleona HSG AG Vollzeit

    GENEVA- 100 %- FACILITY MANAGEMENT- Responsibilities For one of our international clients in Geneva, we are looking for a Soft Services Manager who will be the driving force behind best practice in the FM services business. You will play a key role in coordinating our client's events and projects. You'll be responsible for contract and invoicing management...

  • Soft Services Manager

    vor 1 Monat

    Genf, Schweiz Apleona Real Estate Management Schweiz Vollzeit

    Responsibilities For one of our international clients based in Geneva, we are seeking a motivated Soft Services Manager to lead excellence in facilities management (FM) services. You will have a key role in organizing client events and projects, overseeing contract management, invoicing, and guiding a small operational team. If you are dynamic,...

  • DBA Oracle

    vor 1 Monat

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Le premier client chez qui vous aurez à intervenir est une banque internationale établi en Suisse depuis 1872. Elle compte aujourd'hui plus de 1 000 employés sur le territoire Suisse et 3 implantations (Genève, Zurich et Lugano). **Elle intervient sur 3 lignes de métier**: - Le financement des entreprises et des institutions - La Gestion de fortune...

  • DBA Oracle

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Group Vollzeit

    CDI Genève Contexte Notre volonté assumée est de construire une entreprise ambitieuse et collective avec nos collaborateurs et collaboratrices. Nos talents bleus s’unissent pour naviguer ensemble et vivre une expérience à la fois individuelle et commune, où l’engagement, l’excellence et la cohésion sont au centre. TEAM PARTNERS, filiale...

  • Manager-euse de Programme

    vor 2 Monaten

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Group Vollzeit

    CDI Genève**Contexte**: Notre volonté assumée est de construire une entreprise ambitieuse et collective avec nos collaborateurs et collaboratrices. Nos talents bleus s’unissent pour naviguer ensemble et vivre une expérience à la fois individuelle et commune, où l’engagement, l’excellence et la cohésion sont au centre. Pour que nous puissions...

  • DBA Oracle

    vor 2 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Nous recherchons pour notre agence de Genève, un ou une Expert·e Infrastructure pour renforcer notre équipe DBA sur les pôles Oracle et DB2 AIX. Le pu la candidat·e retenu·e contribuera à l'administration, au bon fonctionnement et à la disponibilité des bases de données de notre client dans un contexte de production informatique.Le premier client...

  • Technicien·ne Informatique

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Contexte et mission principale du poste : Nous recherchons un·e Technicien·ne Informatique pour rejoindre un grand programme de modernisation de notre client, répondre aux pics d'activités et aux requêtes des services standard traités par le centre logistique matériel (CLM) de notre client. Vous participerez à l'accomplissement de ce projet dédié...

  • Technicien·ne Télécom

    vor 2 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Contexte du poste :Dans le cadre des activités de son service Télécommunications, notre client basé à Genève, recherche un technicien ou technicienne télécom capable d'assurer les différentes tâches d'exploitation du secteur infrastructure de communication. Le poste implique des interventions sur divers équipements de télécommunication et la...

  • DBA Oracle

    vor 1 Monat

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Group Vollzeit

    CDI Genève**Contexte**: Notre volonté assumée est de construire une entreprise ambitieuse et collective avec nos collaborateurs et collaboratrices. Nos talents bleus s’unissent pour naviguer ensemble et vivre une expérience à la fois individuelle et commune, où l’engagement, l’excellence et la cohésion sont au centre. Pour que nous puissions...

  • Développeur·euse Web

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Contexte et mission principale du poste : Nous recherchons un·e Développeur·euse Web Senior pour concevoir, développer et maintenir des systèmes d'information sécurisés, fiables et évolutifs pour notre client. Vous intégrerez des équipes produit afin de créer et maintenir des applications nouvelles ou existantes mises à disposition de...

  • Technicien-ne Informatique

    vor 2 Monaten

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    **Contexte et mission principale du poste**: Nous recherchons un-e Technicien-ne Informatique pour rejoindre un grand programme de modernisation de notre client, répondre aux pics d'activités et aux requêtes des services standard traités par le centre logistique matériel (CLM) de notre client. Vous participerez à l'accomplissement de ce projet dédié...

  • Technicien-ne Télécom

    vor 1 Monat

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    **Contexte du poste**: Dans le cadre des activités de son service Télécommunications, notre client basé à Genève, recherche un technicien ou technicienne télécom capable d'assurer les différentes tâches d'exploitation du secteur infrastructure de communication. Le poste implique des interventions sur divers équipements de télécommunication et la...

  • Ingénieur·e IAM SSO

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Activités principales : Supporterez le gestionnaire de service et les architectes IAM dans le fonctionnement du service de soutien. Assurerez le rôle d'expert technique sur les composants du service (incluant des outils du marché et des développements spécifiques). Traitez les incidents/problèmes et assurez le support technique de niveau 3 pour les...

  • Ingénieur·e IAM SSO

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Activités principales : supporterez le gestionnaire de service et les architectes IAM dans le fonctionnement du service de soutien. assurerez le rôle d'expert technique sur les composants du service (incluant des outils du marché et des développements spécifiques). traiterez les incidents/problèmes et assurerez le support technique de niveau 3 pour...

  • Conseiller-ère en Organisation

    vor 2 Monaten

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    **Contexte et mission principale du poste**: Nous souhaitons recruter un-e Conseiller / Conseillère conseiller en organisation confirmé-e et bilingue français / allemand. Vous participerez à des projets visant à déployer de nouvelles prestations publiques ainsi qu'à la préparation de projets de transition numérique **Activités principales**: -...

  • Ingénieur·e Cloud

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Dans le cadre de notre développement et pour renforcer notre équipe de Genève, nous sommes à la recherche d'un·e Ingénieur·e Cloud. Le premier client chez qui vous aurez à intervenir est une administration suisse. Contexte et mission principale du poste : Vous serez responsable de la gestion, l'optimisation et l'automatisation des services cloud...

  • Ingénieur·e Cloud

    vor 2 Monaten

    Genf, Schweiz Blue Soft Group Vollzeit

    CDI Genève Contexte Nous croyons en la force du courant et en sa capacité à entraîner chacun, tout en respectant les différences. C’est d’ailleurs comme cela que s’est construit le groupe Blue Soft. À l’image d’un courant bleu, harmonieux et fédérateur, il a uni des entités aux profils multiples, et a fusionné leurs forces pour...

  • Data Engineer PowerBi

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Dans le cadre de notre développement et pour renforcer notre équipe de Genève, nous sommes à la recherche d'un·e Développeur·euse BI ayant de bonnes connaissances de PowerBI. Le premier client chez qui vous aurez à intervenir est une administration suisse. Contexte et mission principale du poste : Nous recherchons un·e Data Engineer PowerBI pour...

  • Chef·fe de Projets Senior

    vor 4 Wochen

    Genf, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    Contexte et mission principale du poste : Vous serez responsable de la gestion de projets fonctionnels au sein d'une équipe informatique. Vous garantirez la qualité de la gestion des projets et en superviserez le suivi opérationnel et financier. Vous assurerez un management de qualité et veillerez au bon développement des membres des équipes de projet....

  • Administrateur-rice Système Ot

    vor 2 Monaten

    Genf, GE, Schweiz Blue Soft Vollzeit

    **Vous aurez diverses responsabilités, les voici**: - Gérer l'infrastructure IT sur les environnements Microsoft et Linux - Participer aux projets de développement IT - Planifier, optimiser, proposer des améliorations, mettre à jour et mettre en place les nouveaux systèmes physiques et virtuels - Gérer la maintenance et collaborer avec l'équipe...