Assistant & Office Manager (60%)

vor 4 Wochen

Zürich, Schweiz GFT Technologies SE Vollzeit

Join GFT as a Dedicated & Experienced Assistant & Office Manager (60%)

Are you ready to be part of a global innovator in digital transformation? At GFT, we harness next-generation technologies to help our clients boost productivity with intelligent software solutions. With a strong focus on Digital Finance, Enterprise AI & Data Solutions, and platform modernization, we have been driving success for over 35 years. Our expertise in financial services, insurance, and manufacturing—alongside our solid partner ecosystem—allows us to create cutting-edge solutions that blend innovation with regulatory compliance.

Our talented, worldwide team of over 12,000 experts shares a passion for delivering impactful results to our clients in 20 markets across the globe. As a member of GFT, you’ll have the opportunity to grow your career in the most forward-thinking areas of software engineering.

Your Role: Assistant & Office Manager (60%) In this dynamic position, you’ll play a pivotal role in ensuring smooth daily operations and delivering top-notch administrative support to our management team. You’ll be at the heart of a fast-paced environment, contributing to exciting projects and helping shape the future of digital transformation at GFT.

Key Responsibilities

  • Appointment Coordination and Travel Planning
    • Manage calendars for the management team and coordinate travel arrangements, hotel bookings, and event venues.
    • Anticipate scheduling needs to keep everything running efficiently.
  • Expense Management
    • Process and handle expense reports for the management team, ensuring accuracy and timely submission of claims.
    • Maintain organized records of receipts and related documentation.
  • Office & Administrative Support
    • Collaborate closely with the management team to handle day-to-day operations.
    • Support office-related tasks and assist Finance and HR with administrative responsibilities.
  • Meeting & Event Management
    • Plan and organize internal and external meetings as well as special events, including room bookings, invitations, and catering.
    • Ensure each event runs smoothly from start to finish.
  • Correspondence in German & English
    • Draft and edit business communications in both languages.
    • Coordinate email inquiries and manage internal communication on behalf of the management team.
    • French language skills are a plus.
  • General Team Support & Project Involvement
    • Provide administrative and organizational support to the wider team.
    • Take initiative by contributing to cross-departmental projects and activities.
  • Personnel Administration
    • Assist with onboarding/offboarding processes for employees.
    • Maintain and monitor various HR-related records to ensure compliance and smooth operations.

What You Bring

  • Professional Experience: Demonstrated success as an Assistant, Personal Assistant, or Team Assistant, ideally supporting senior management. Experience in office management and personnel administration is a plus.
  • Flexibility & Proactivity: A can-do attitude that thrives in a dynamic environment, with the drive to take independent responsibility for tasks.
  • Organizational Talent: Strong organizational skills and a structured approach to effectively coordinate appointments, travel, and events.
  • Language Skills: Fluent in German and English (written and spoken). French is an added advantage.
  • Discretion & Trustworthiness: Ability to handle sensitive information and documents with professionalism and integrity.
  • Technical Skills: Proficiency in MS Office applications.

Why GFT?

  • Innovative Environment: Collaborate with forward-thinking teams pushing the boundaries of digital transformation.
  • Global Opportunities: Join a community of 12,000+ professionals in 20 markets worldwide.
  • Professional Growth: Develop your career through exposure to diverse projects, advanced technologies, and continuous learning.
  • Inclusive Culture: Be part of a supportive, people-focused culture that values collaboration, creativity, and personal development.

Ready to step into a role where your organizational and administrative talents will truly shine? Join GFT and help us shape the future of digital transformation. We can’t wait to meet you

#J-18808-Ljbffr

  • OFFICE MANAGER

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz Kley Consulting Frau Susanne Kley Vollzeit

    ( Region : Zug / Position : Non-management level / Job Type : Administration / Assistants / Rate : 100% )Join a very international player...Our client is a very dynamic and highly professional global player in the Zug area. On his behalf, we are looking for a dynamic and talented professional.ResponsibilitiesAssistance of the CEO and the TeamManage calendars...

  • Office Manager*in

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Office Manager*in / Executive Assistant (w/m/d / 60-100%), ZürichZürich, SwitzerlandIhr Aufgabenbereich:Allgemeine Administration inklusive Telefon, Post, Empfang, Korrespondenz, Materialverwaltung und AblageUnterstützung in der Personaladministration und -supportKoordination des Fakturierungsprozesses in enger Zusammenarbeit mit der...

  • Office Manager*in

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Office Manager*in / Executive Assistant (w/m/d / 60-100%), Zürich DistrictZürich District, SwitzerlandIhr Aufgabenbereich:Allgemeine Administration inklusive Telefon, Post, Empfang, Korrespondenz, Materialverwaltung und AblageUnterstützung in der Personaladministration und -supportKoordination des Fakturierungsprozesses in enger Zusammenarbeit mit der...

  • Partner Assistant

    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Partner Assistant / Office Manager (80-100%), ZürichZürich, SwitzerlandFür eine Position als Partner Assistant / Office Manager für einen Kunden suchen wir eine Persönlichkeit mit hohem Organisationstalent und sauberem Auftreten.AufgabenUnterstützung eines Partners bei der Termin- und Reisekoordination, Korrespondenz und allgemeinen administrativen...

  • Projekt Assistant 60-80%

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Projekt Assistant 60-80%, Zürich DistrictZürich District, SwitzerlandFür unseren Kunden, ein Internationales Consulting Unternehmen mit Standort im Herzen von Zürich suchen wir ab sofort eine Projekt Assistant (m/w/d) 60-80%Hauptaufgaben:Unterstützung der Projektleiter bei der Planung, Durchführung und dem Abschluss von ProjektenKoordination von...

  • Projekt Assistant 60-80%

    Vor 7 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Projekt Assistant 60-80%, Zürich District Zürich District, Switzerland Für unseren Kunden, ein Internationales Consulting Unternehmen mit Standort im Herzen von Zürich suchen wir ab sofort eine Projekt Assistant (m/w/d) 60-80% Hauptaufgaben: Unterstützung der Projektleiter bei der Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten Koordination von...

  • Assistant Front Office Manager 100%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz The Living Circle Vollzeit

    Assistant Front Office Manager 100% (all genders)Werden Sie Mitglied, um sich für die Position Assistant Front Office Manager 100% (all genders) bei The Living Circle zu bewerben.The Living Circle ist die führende, innovativste und wohl vielfältigste Hospitality-Gruppe der Schweiz, die Luxus neu definiert: Mit vier Hotels, drei landwirtschaftlichen...

  • Support Office Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Habasit AG Vollzeit

    We are a dynamic team of engineers and business developers working on innovative product and technology projects to revolutionize industrial intra-logistics.Fostered in a collaborative environment where your ideas will be valued, and your potential will be unleashed.Provide administrative support to the management teamManage daily office operations including...

  • Assistant Front Office Manager M/F

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Gastronet.ch Vollzeit

    Assistant Front Office Manager M/F Gebiet Kanton BE Beschreibung Traditionelles Luxushotel in beliebter touristischer Gegend. In den verschiedenen Restaurants wird gastronomische Tradition mit innovativer und moderner Raffinesse angeboten. Anforderungen Sie verfügen über eine abgeschlossen Hotellerie-Ausbildung sowie fundierte Erfahrung in der...

  • Partner Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Talmatch Vollzeit

    Für eine Position als Partner Assistant / Office Manager für einen Kunden suchen wir eine Persönlichkeit mit hohem Organisationstalent und sauberem Auftreten.Aufgaben:Unterstützung eines Partners bei der Termin- und Reisekoordination, Korrespondenz und allgemeinen administrativen TätigkeitenKoordination von Meetings und Anlässen für einen sauberen...

  • Assistant Front Office Manager M/F

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Gastronet Vollzeit

    Assistant Front Office Manager M/FGebietKanton BEBeschreibungTraditionelles Luxushotel in beliebter touristischer Gegend. In den verschiedenen Restaurants wird gastronomische Tradition mit innovativer und moderner Raffinesse angeboten.AnforderungenSie verfügen über eine abgeschlossen Hotellerie-Ausbildung sowie fundierte Erfahrung in der Luxushotellerie,...

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    vor 1 Woche

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    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Habasit AG Vollzeit

    Intern - Office Admin AssistantWe are a diverse team of engineers and business developers working on a multitude of innovative product and technology projects on a mission to take transport in industrial intra-logistics to the next level.We foster a collaborative and empowering environment where your ideas will be valued, and your potential will be...

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    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    STORE MANAGER ASSISTANT, Zürich DistrictZürich District, SwitzerlandKomm in unser ONLY Team ️ - wir suchen Dich zur Unterstützung alsStore Manager Assistant (m/w/d)Standort: ZürichPensum: 80 - 100 %ein marktkonformes Gehalt je nach Berufserfahrung und AusbildungCorporate Benefitseinen spannenden Arbeitsplatz mit Verantwortung50% Mitarbeiterrabatt –...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Office Manager & HR Administrator 60%, ZugMichael PageSie werden direkt an den Business HR Director berichten und die folgenden Verantwortungen haben:Office Management Aufgaben (40%)Organisation und Koordination aller administrativen Abläufen im Büro, inkl. Reisemanagement und TerminplanungEmpfang und Betreuung von Gästen sowie Verantwortung für die...

  • Assistant Relationship Manager

    vor 13 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz coni+partner AG Vollzeit

    coni + partner ist ein seit 1993 bestehendes Beratungshaus mit Sitz in Zürich und Niederlassungen in Düsseldorf und Shanghai. Unsere Stärke ist die passgenaue Besetzung von Positionen entsprechend der Unternehmenskultur, unter genauer Betrachtung fachlicher Kompetenzen, Referenzen und «soft skills» der Kandidaten.Unser Kunde ist das Private Banking...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Ecolab Vollzeit

    We are looking for aProject Assistant and Office Manager (m/f/d) 80%-100%for our Real Estate and Support Services Team based in our European Headquarter in Zurich who will support our Office operation and European wide Projects.What You Will DoFirst Point of Contact for Associates and VendorsInvoice Approvals and ReportingDaily Vendor Management (Landlord,...

  • Assistant HR und Personalentwicklung 60-80%

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Assistant HR und Personalentwicklung 60-80%, Zürich DistrictZürich District, SwitzerlandStellenbeschreibungUnsere Mandantin eines der führenden Unternehmen im Bereich Kreditkarten, sucht aktuell Verstärkung als Assistent HR und Personalentwicklung. Nebst verschiedenen Home-Office Möglichkeit, attraktiven Anstellungsbedingungen und fortschrittlichen...

  • Assistant HR und Personalentwicklung 60-80%

    Vor 7 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Assistant HR und Personalentwicklung 60-80%, Zürich District Zürich District, Switzerland Stellenbeschreibung Unsere Mandantin eines der führenden Unternehmen im Bereich Kreditkarten, sucht aktuell Verstärkung als Assistent HR und Personalentwicklung. Nebst verschiedenen Home-Office Möglichkeit, attraktiven Anstellungsbedingungen und fortschrittlichen...

  • Junior Office Assistant 50-60%

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Junior Office Assistant 50-60% (m/w/d), ZurichMichael PageZurich, SwitzerlandResponsibilities:Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Investment Teams auf höchstem NiveauVerwaltung des Terminkalenders und Organisation von Reisen auf internationalem Niveau inklusiver SpesenabrechnungEmpfang und Betreuung von...