administrative assistant

Cadre organisationnelCe poste est à pourvoir au Bureau de l'Envoyé spécial du Secrétaire général pour la Syrie (OSE-Syrie) à Genève, en Suisse. Le titulaire du poste relèvera du chef de cabinet. ResponsabilitésDans le cadre des pouvoirs délégués, l'adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :
• Reçoit et examine le courrier entrant adressé à l'Envoyé spécial (SE) et à l'Envoyé spécial adjoint (DSE) et facilite le flux rapide des documents, des communications et des messages vers et depuis le Front Office.
• Tenir à jour les calendriers de l'Envoyé spécial et de l'Envoyé spécial adjoint, gérer la gestion quotidienne de l'agenda et des rendez-vous de l'Envoyé spécial et de l'Envoyé spécial adjoint.
• Aider à la préparation de la réunion de l'Envoyé spécial et de l'Envoyé spécial adjoint en envoyant des invitations/notifications, en établissant les détails de connexion, etc.
• Aide à l'organisation des réunions, y compris la liaison avec la sécurité, la police suisse, le protocole, la gestion des conférences, la restauration, etc.
• Traite les demandes de voyage, les demandes de remboursement, les demandes de visa et les autorisations de sécurité.
• Assure un flux d'informations fluide et efficace au sein du bureau ; prépare et traite les informations confidentielles.
• Effectue la fonction de contrôle de qualité des documents sortants ; relit et édite les textes pour en assurer le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style.
• Rédiger la correspondance courante telle que des lettres, des notes verbales, etc.
• Participe à l'organisation et à la préparation des réunions du personnel.
• Prépare et met à jour le calendrier proposé des conférences, réunions et ateliers du SE/DSE.
• Aide à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d'informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d'information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectue d'autres tâches assignées par le chef de cabinet. CompétencesPROFESSIONNALISME : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et en matière de ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l'objectif de l'égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. La capacité d'effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l'appui de la prise de décision. TRAVAIL D'ÉQUIPE : Excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à travailler en collaboration avec des collègues dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité pour atteindre les objectifs organisationnels. Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l'expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe. PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace. FormationUn diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études secondaires est requis. Job - Specific QualificationPas disponible. Expérience professionnelleUn minimum de cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs, des finances, des ressources humaines ou dans un domaine connexe au sein des Nations Unies est requis. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à trois (3) pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur. Une expérience de travail pour des hauts fonctionnaires dans une mission sur le terrain est requise. De bonnes compétences rédactionnelles en anglais et en arabe sont requises. Une expérience dans le traitement des demandes de voyage et dans l'organisation de voyages est souhaitable. Une expérience de l'utilisation des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (tels que SAP, Umoja, Inspira) et de l'utilisation de programmes informatiques liés aux feuilles de calcul, aux bases de données et au traitement de texte est souhaitable. Une expérience du système de classement électronique ou d'autres systèmes comparables est souhaitable. Connaissances linguistiquesL'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais et de l'arabe est requise. Méthode d'évaluationL'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences. Notice spécialeLe candidat sélectionné se verra accorder un engagement à durée déterminée limité (« FTA limité ») conformément à la section 2.2 (b) de l'instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l'administration des engagements à durée déterminée. Les membres du personnel du Secrétariat de l'ONU qui répondent à la définition de « candidat interne » dans la disposition 4.10 du Règlement du personnel et qui sont sélectionnés pour un poste soumis aux limites de l'ALE seront réaffectés à ce poste sans privilège sur leur poste d'origine. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle du personnel 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées doivent être recrutés dans le pays ou à proximité de chaque bureau, quelle que soit leur nationalité et la durée de leur présence dans le pays. L'agent soumis au recrutement local ne bénéficie pas des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. À l'ONU, la considération primordiale lors du recrutement et de l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les plus hautes normes d'efficacité, de compétence et d'intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d'emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d'identité de genre, d'orientation sexuelle, de race, d'origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature. Le Secrétariat des Nations Unies s'engage à atteindre une parité hommes-femmes et une diversité géographique 50/50 au sein de son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste. Charte des Nations UniesAux termes du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, des actes d'exploitation, d'atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu'elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L'expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d'abuser ou de tenter d'abuser d'un état de vulnérabilité, d'un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d'en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d'un rapport inégal, ou la menace d'une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue. Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats en situation de handicap sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l'une quelconque des tâches ou l'un quelconque des postes de l'Organisation des Nations Unies conformément à l'article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu'au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d'être périodiquement mutés dans différents lieux d'affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l'instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu'elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s'applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s'applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira, et à consulter le manuel du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la case « Aide » de la page d'accueil de leur compte Inspira. Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'ils ont fournis dans leur candidature. Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures. Aucun frais de dossierL'ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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