Associate Specialist Logistics

Job Description

Wir suchen derzeit eine kompetente und lösungsorientierte Person, um unser Team als Associate Specialist Logistics & Customer Service Representative (m/w/d) zu unterstützen. In dieser Rolle sind Sie für eine herausragende und kundenorientierte Betreuung unserer Kunden verantwortlich. Sie nehmen Bestellungen und Aufträge per Telefon entgegen, bearbeiten diese und geben sie in SAP ein. Zudem unterstützen Sie durch Inbound- und Outbound-Aktivitäten die Aktivitäten der Commercial Units, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.

• Wichtigste Aufgaben, Zuständigkeiten und Interaktionen als Associate Specialist Logistics (70%):
  • Steuerung, proaktive Überwachung und Kommunikation mit den weltweiten Herstellwerken und Drittlieferanten, um eine optimale Verfügbarkeit unserer Produkte zu gewährleisten
  • Bedarfsplanung/Forecast unserer Produkte in enger Zusammenarbeit mit den Produktmanagern und der Finanzabteilung, sowie Unterstützung der Finanzberichterstattung in Bezug auf Prognose und Budgetierung der Produkte
  • Sicherstellung eines optimalen Informations- und Materialflusses durch enge Abstimmung mit anderen Firmenstellen: Marketing, Verkauf/Innendienst, Logistikpartnern, Registrierung/Quality

Ein wichtiger Bestandteil der Tätigkeit liegt in der Beschaffung und Bewirtschaftung von Produkten:

• Erfassung der Bestellungen im SAP
• Überwachung der Lieferfristen
• Direkter Kontakt zu den Lieferwerken weltweit
• Kontakt zu Logistikpartnern und Spediteuren
• Überwachung der Lieferungen/Verzollungen
• Lager- und Pflichtlagerbewirtschaftung
• Einkauf: Bestellungen und Auftragsabwicklung für Verbrauchsartikel und Werbematerialen
• Administration: Kontrolle von Lieferanten- und Spediteur-Rechnungen, MwSt.- und Zollabwicklung
• Eigenverantwortliche Pflege sowie Überwachung der Pflichtlagerbestände
• Organisation und Kommunikation mit dem Lagerdienstleister in Bezug auf die Datenpunkte der entsprechenden Komponenten
• Sicherstellung der notwendigen Voraussetzung für eine erfolgreiche Prüfung während des jährlichen Audits
• Erstellung der jährlichen benötigten POs und Nachverfolgung der entsprechenden Rechnungen
• Erstellung, Steuerung und Weiterentwicklung des gesamten abteilungsrelevanten (teilweise abteilungsübergreifenden) Reportings
• Stetige Prüfung von Möglichkeiten zur Automatisierung und Prozessoptimierung

Wichtigste Aufgaben, Zuständigkeiten und Interaktionen als Customer Service Representative (30%):

• Kompetente und lösungsorientierte Betreuung aller Kunden per Telefon, einschließlich telefonischer Bestellannahme und -bearbeitung in SAP sowie Up- und Cross-Selling-Maßnahmen
• Durchführung von Inbound- und Outbound-Aktivitäten zur Unterstützung der Commercial Units und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Fachkundige, zuverlässige und abschließende Beantwortung eingehender Kundenanfragen
• Sicherung und Steigerung der Kundenzufriedenheit durch ein professionelles und stets freundliches Auftreten
• Bearbeitung von Bestellungen, die über unterschiedliche Bestellkanäle eingehen
• Zusammenarbeit mit Innendienst- und Außendienstmitarbeitern am Telefon
• Bearbeitung von Reklamationen und Abwicklung von Retouren
• Anlage und Pflege von Kundendaten in SAP
• Preispflege in SAP

Allgemeine Anforderungen

• Abgeschlossenes Hochschul-/Fachhochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Supply Chain Management, Logistik oder in einem vergleichbaren Studiengang. Oder eine Ausbildung im entsprechenden Bereich mit mehrjähriger, einschlägiger Berufserfahrung im Bereich der Supply Chain Planung, Logistik- oder Speditionswesen wünschenswert
• Zusätzliche vorherige Erfahrung in einer Kundenbetreuungsrolle wünschenswert, idealerweise mit telefonischem Kundenkontakt
• Sehr gutes Zahlenverständnis (Analyse und entsprechende Handlungsinterpretation)
• Sehr gute IT-Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insb. Excel und PowerPoint) und SAP Atlas & R3
• Erfahrung im Umgang mit Kundenbetreuungssoftware, CRM-Systemen und SAP (Modul Vertrieb und Distribution)
• Erfahrung in der Optimierung von Prozessen (insbesondere Automatisierung) von Vorteil
• Hervorragende mündliche Kommunikationsfähigkeiten, sowohl verbal als auch schriftlich
• Fähigkeit, eine gute Beziehung zu Kunden aufzubauen
• Geduld und Empathie
• Gute Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten
• Aufmerksamkeit für Details und gute organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen ruhig und professionell zu bleiben
• Sehr gute Deutsch-, Französisch sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Zusätzliche Sprachkenntnisse, insbesondere Italienisch, sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Pharmazeutischen Industrie wünschenswert

Unser Geschäftsbereich Tiergesundheit ist ein vertrauenswürdiger, weltweit führender Anbieter in der Veterinärmedizin. Die Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit, des Wohlbefindens und der Leistungsfähigkeit von Tieren und den Menschen, die diese pflegen, stehen dabei im Fokus. Wir sind ein globales Team unterschiedlicher Fachleute, das gemeinsam daran arbeitet, einen positiven Beitrag für die Tierhaltung und die weltweite Nahrungsmittelversorgung zu leisten. Wir haben ein tiefes Verantwortungsbewusstsein gegenüber unseren Kunden, Verbrauchern, Tieren, der Gesellschaft und unserem Planeten.

Als eines der bedeutendsten forschenden Pharmaunternehmen in der Veterinärmedizin bietet Tiergesundheit Tierärzten, Landwirten, Tierhaltern und Regierungen eines der größten Portfolios an Tierarzneimitteln, Impfstoffen, Gesundheitslösungen und Dienstleistungen im Bereich Gesundheitsmanagement sowie eine umfangreiche Palette von digital vernetzten Produkten zur Identifizierung, Rückverfolgbarkeit und Überwachung. Wir investieren in dynamische, umfangreiche Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten und eine moderne, globale Lieferkette. Wir sind in mehr als 50 Ländern vertreten. Unsere Produkte sind in rund 150 Märkten erhältlich.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

Key Responsibilities and Interactions as an Associate Specialist Logistics (70%):

• Control, proactive monitoring, and communication with global manufacturing sites and third-party suppliers to ensure optimal product availability
• Demand planning/forecasting of our products in close collaboration with product managers and the finance department, as well as support for financial reporting related to product forecasting and budgeting
• Ensuring optimal information and material flow through close coordination with other departments: marketing, sales/inside sales, logistics partners, registration/quality

A significant part of the role involves procurement and management of products, including:

• Order entry in SAP
• Monitoring delivery deadlines
• Direct contact with global manufacturing sites
• Contact with logistics partners and freight forwarders
• Monitoring of deliveries/customs clearances
• Warehouse and obligated warehouse management
• Purchasing: orders and processing for consumables and promotional materials
• Administration: control of supplier and freight forwarder invoices, VAT and customs processing
• Responsible maintenance and monitoring of obligated warehouse inventory
• Organization and communication with the warehouse service provider regarding the data points of the respective components
• Ensuring the necessary prerequisites for a successful audit during annual audits
• Creation of necessary purchase orders (POs) and tracking of corresponding invoices
• Creation, control, and further development of all department-relevant (partially cross-departmental) reporting
• Continuous evaluation of opportunities for automation and process optimization

Key Responsibilities and Interactions as a Customer Service Representative (30%):

• Competent and solution-oriented support for all customers via telephone, including telephone order acceptance and processing in SAP, as well as up-selling and cross-selling measures.
• Inbound and outbound activities to support commercial units and increase customer satisfaction.
• Expert, reliable, and final response to incoming customer inquiries.
• Ensure and increase customer satisfaction through professional and always friendly behavior.
• Processing orders received through different channels.
• Collaboration with inside and outside sales representatives over the phone.
• Handling complaints and managing returns.
• Creation and maintenance of customer data in SAP.
• Price maintenance in SAP.

General Requirements:

• Completed university degree or equivalent qualification in business administration, supply chain management, logistics, or a related field. Alternatively, relevant professional experience in supply chain planning, logistics, or freight forwarding with a vocational qualification is desirable
• Previous experience in a customer service role, preferably with telephone customer contact.
• Strong numerical understanding (analysis and interpretation of data)
• Excellent IT skills in Microsoft Office (especially Excel and PowerPoint) and SAP Atlas & R3
• Experience with customer service software, CRM systems, and SAP (Sales and Distribution module)
• Experience in process optimization, especially automation, is advantageous
• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to build good relationships with customers
• Patience and empathy
• Strong problem-solving and decision-making skills
• Attention to detail and good organizational skills
• Ability to remain calm and professional in challenging situations
• Very good proficiency in German, French, and English, both written and spoken. Additional language skills, particularly Italian, are advantageous
• Experience in the pharmaceutical industry is desirable

Our Animal Health Division is a trusted global leader in veterinary medicine, dedicated to preserving and improving health, well-being, and performance of animals and the people who care for them. We are a global team of professionals working together to make a positive difference in animal care and the world's food supply and have a deep sense of responsibility towards our customers, consumers, animals, society, and our planet.

Through our commitment to The Science of Healthier Animals, we offer veterinarians, farmers, pet owners and governments one of the widest ranges of veterinary pharmaceuticals, vaccines and health management solutions and services as well as an extensive suite of digitally connected identification, traceability and monitoring products. We invest in dynamic and comprehensive R&D resources and a modern, global supply chain. We are present in more than 50 countries, while our products are available in some 150 markets.

The Switzerland Head Office is based in Lucerne's city center. Located in the heart of the city, employees work collaboratively across many departments including commercial, market access, medical affairs, clinical research, regulatory affairs, and policy & communications. The site also serves as our regional and local headquarters for our company's Animal Health Division in Switzerland.

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Shift:

Valid Driving License:

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Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Job Posting End Date:07/01/2024

A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R299185