Management Support

vor 2 Wochen

Zürich, Zürich, Schweiz Proclinical Vollzeit

Our client is a world leading Nephrology, Cardio-Renal, Iron deficiency and Rare Diseases pharmaceutical company currently undergoing unprecedented growth, portfolio expansion and diversification.

At this time to support the commercial leadership within the business a position has arisen for a Team Assistant to the Commercial Leadership.


With a heavy element of senior leadership time and travel management and a digital mindset for orchestrating working optimisation this is a critical role to ensure smooth running of the key leaders within the business.

You will have demonstrable experience of managing senior stakeholder diaries and travel plans as well as practical exposure to M365 including advanced MS TEAMS functionality.


Key Measures of Success

  • Supports effectively the Head Global Product Strategy & Commercial International Operations + the Head of Europe & Australia in administrative tasks, organisation and coordination of activities.
  • Effective and efficient management of communication between upper management and employees, liaising with internal and external executives on various projects and tasks.
  • Manage to build a proper assistant network that support and deputises each other and is a stable foundation for the commercial team.
  • Provides support with respect to the planning and the organisation of meetings, external & team events and travel arrangements where other departments are involved
  • Anticipator, reliability.
  • Supportive and serviceoriented approach and attitude.
  • Strong understanding of the company organisation & processes and efficient network.
  • Proactive attitude.
  • Willing to learn about new fields and acquire new skills/competencies.

Responsibilities

  • Organise bigger meetings with internal/external stakeholders, as well as minutes and action tracker as requested for the senior executives.
  • Support ad hoc projects, meetings, teams as project coordinator or as additional project support.
  • Perform administrative and office support, such as spreadsheet creation, and maintenance of filing system, and contact database.
  • Maintain professionalism and strict confidentiality with all materials, and exercise discretion when interfacing with the business.
  • Handle, manage and monitor purchase orders, invoices, contracts & agreements, support tracking of operational expenses.
  • Organise team communications and plan events, internally and offsite.
  • Assist of new joiners, preparation, and scheduling of newcomer induction schedules.
  • Transparency reporting for 3rd parties.
  • Routine as well as daily adhoc tasks.
  • Deputy for work colleagues / personal assistants.

Tasks

  • Provide office support to the mentioned senior commercial leaders in all administrative and organisational matters.
  • Coordination of local and international meetings including agenda planning, logistics, catering and equipment needs, accommodation.
  • Travel, visa arrangements and expense reports, calendar management.
  • Timely processing of purchase orders, invoices and agreements.
  • Prepare documents (letters, minutes, resolutions, minutes, reports, presentations, policies and regulations).
  • Handles and collects efficiently documents and signatures required by the team members (agreements, power of attorneys, etc) and keeps track of such documents.
  • Handling notarisations and legalisations for corporate documents.
  • Transparency reporting with 3rd parties.
  • Managing and responding to parallel import notifications under the supervision of legal counsel.
  • Acts as interface between team members and clients when required.
  • Guidance and orientation to new team members, preparation of introduction program.
  • Exchange and interaction with internal and external stakeholders and services providers.

Requirements:

  • 10 years' experience in administrative role reporting directly to upper management.
  • Clear service orientation. Willingness to support in a proactive manner and happy to learn new capabilities.
  • Strong timemanagement skills and the ability to organise and coordinate multiple projects at once
  • Proficiency in Microsoft Office and other office productivity tools, with aptitude to learn new software and systems (i.e. SAP).
  • Flexible team player willing to do what it takes to get the job done; adaptable and enjoys a challenge.
  • Ability to keep company confidences.
  • Excellent written and verbal communication skills in English (German is a plus).
  • Ability to pay attention to detail.
  • Organisation skills.
  • Ability to multitask.
  • Interpersonal skills.


Proclinical is a specialist employment agency and recruitment business, providing job opportunities within major pharmaceutical, biopharmaceutical, biotechnology and medical device companies.

Proclinical Staffing is an equal opportunity employer.

LI-MA1

HEOR

  • Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Zürcher Kantonalbank Vollzeit

    Wir im Legal & Compliance sind verantwortlich für die unabhängige Beratung der Bank und ihren Mitarbeitenden mit Bezug auf rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen sowie Compliance Vorgaben, die bei der Ausübung der Tätigkeiten der Geschäftseinheiten zu beachten sind.Als Management Support bist du Teil des Business Management und unterstützt die...

  • Portfolio Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Grindstone Management Vollzeit

    Single Family office looking for a support in portfolio management department. The department consolidates several portfolios held with different prominent Swiss, EU and US banks.Responsibilities of the role: Book executed trades into portfolio management system.Basic finance and investment knowledge required.Part time: 2-6 hours per day

  • Portfolio Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Grindstone Management Vollzeit

    Single Family office looking for a support in portfolio management department. The department consolidates several portfolios held with different prominent Swiss, EU and US banks.Responsibilities of the role: Book executed trades into portfolio management system.Basic finance and investment knowledge required.Part time: 2-6 hours per day

  • Portfolio Management Assistant

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Grindstone Management Vollzeit

    Single Family office looking for a support in portfolio management department. The department consolidates several portfolios held with different prominent Swiss, EU and US banks.Responsibilities of the role: Book executed trades into portfolio management system.Basic finance and investment knowledge required.Part time: 2-6 hours per day

  • Hms-praxisjahr 2024 Management Support HRz, 100 %

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Human Resources Management - Stadt Zurich Vollzeit

    **HMS-Praxisjahr 2024 Management Support HRZ, 100 %**:Du planst deinen Berufseinstieg und besuchst die Handelsmittelschule Büelrain, Enge oder Hottingen? Du möchtest in Zürich arbeiten? Du weisst noch nicht, welche Branche dich interessiert? Dann bist du bei der Stadt Zürich an der richtigen Adresse.**Was dich erwartet****:Zum Management Support gehören...

  • Leiter/-in Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Finanzdirektion Vollzeit

    Finanzdirektion- Personalamt**Leiter/-in Management Support %**: Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 30'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich sowie vieler öffentlich-rechtlicher Anstalten und Gemeinden.**Stellenbeschreibung**:Als Leiter/-in Management...

  • Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Zürcher Kantonalbank Vollzeit

    Der Bereich Application Engineering entwickelt und betreibt das Herz der Zürcher Kantonalbank. Zur Verstärkung unseres Teams im Management Supports und der Agile Services suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine aufgestellte Persönlichkeit.Deine Aufgaben - mehr gestalten- Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements im...

  • Assistent/-in Management Support Personalamt

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Finanzdirektion Vollzeit

    Personalamt**Assistent/-in Management Support Personalamt 80%**: Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 35'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich. Das Personalamt koordiniert die Arbeit im HR-Bereich beim Kanton Zürich und richtet diese auf zukünftige...

  • Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz FUTURE WATCH Vollzeit

    _A FANTASTIC OPPORTUNITY FOR A YOUNG GRADUATE WITH BANKING EXPERIENCE_Our client is a global Boutique Finance Institute located in the centre of Zurich, due to constant growth, they are looking for a recent university graduate with at least 1 year financial services experience. Are you a professional young person who has the potential and desire to grow...

  • Delivery Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz UBS Vollzeit

    Switzerland Zürich Digital Global Wealth ManagementJob Reference #BRCity ZürichJob Type Temporary / ContractYour role Are you interested in digital solutions? Do you want the chance to experience a diverse and exciting area of the business? We're looking for delivery management support to:support streams, crews and project groups with PMO activities-...

  • Project Management Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Helvetia Versicherungen Vollzeit

    Project Management Support (w/m/d) Teilzeit/VollzeitBasel / ZürichMit BerufserfahrungBei Immobilien zählt der Standort, beim Immobilien-Management das Talent. Wenn du das mitbringst, freuen wir uns auf dich. Als neues Mitglied des Teams übernimmst du die Funktion des Management Supports im Real Estate Development & Construction Management (SUP RE) Team...

  • Support in Risk Management

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz ITech Consult Vollzeit

    Project:For our customer, Roche Diagnostics International based in Rotkreuz, we are looking for support in risk management ((M/F/d)Background:As the central location of the Diagnostics Division, we invest in research and development for new tests and systems for the rapid and reliable diagnosis of diseases. The SHE (Safety, Security, Health & Environment)...

  • Mitarbeiter/in Office Management

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Fisch Asset Management Vollzeit

    **Teamplayer oder Teamplayerin gesucht**Unser Office Management ist zuständig für den Kundenempfang und erste Ansprechperson unserer Firma. Wir suchen eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen mit hoher Dienstleistungsbereitschaft, die/der Freude an der Empfangstätigkeit hat und gleichzeitig im administrativen Bereich operativ tätig sein will.**Deine...

  • Assistent/-in Management Support Personalamt 80%

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz Kanton Zürich Vollzeit

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  • Assistent/-in Management Support Personalamt 80%

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Kanton Zürich Vollzeit

    Kanton ZürichFinanzdirektionPersonalamtAssistent/-in Management Support Personalamt 80%Das Personalamt des Kantons Zürich ist das Kompetenzzentrum für alle personal-, arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen der über 35'000 Mitarbeitenden des Kantons Zürich. Das Personalamt koordiniert die Arbeit im HR-Bereich beim Kanton Zürich und richtet...

  • Management Support Und Kommunikation

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz two Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden Gemeindewerke Pfäffikon ZH suchen wir eine/n Management Support und Kommunikation (w/m/d %Die Gemeindewerke sind das dynamische Energieversorgungsunternehmen in der Gemeinde Pfäffikon ZH. Wir handeln äusserst selbständig und verbinden Umweltbewusstsein mit verantwortungsvollem, wirtschaftlichem und weitsichtigem Handeln. Wir...

  • Management Support 40

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz ISS Schweiz Vollzeit

    Management Support PositionLocation: ZürichHours: 40-50%Start Date: Immediately or by arrangementWe are represented in approximately 50 countries with around 370,000 employees, giving us a multicultural outlook. At ISS Switzerland, over 12,000 colleagues from 100 different nations in 36 diverse professional groups work together. This diversity is close to...

  • Management Support 40

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz ISS Schweiz Vollzeit

    Management Support PositionLocation: ZürichHours: 40-50%Start Date: Immediately or by arrangementWe are represented in approximately 50 countries with around 370,000 employees, giving us a multicultural outlook. At ISS Switzerland, over 12,000 colleagues from 100 different nations in 36 diverse professional groups work together. This diversity is close to...

  • Management Support Key Clients

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Zürcher Kantonalbank Vollzeit

    Management Support Key Clients (w/m/d)80% - 100% | Management-Support / Stab, Sonstige Funktionen / Spezialaufgaben | Zürich | BerufserfahreneJetzt online bewerbenIm Bereich Key Clients akquirieren, beraten und betreuen wir vermögende und anspruchsvolle Private Banking Kundinnen und Kunden, Private Institutionals, Unternehmerinnen und Unternehmer,...

  • Leiter in Prozesse Und Support

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Human Resources Management - Stadt Zurich Vollzeit

    Als zentrales Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum ist das Human Resources Management der Stadtverwaltung Zürich für übergeordnete personelle Fragestellungen der rund 50 städtischen Betriebe und Dienstabteilungen mit über Mitarbeitenden zuständig.Die berufliche Reintegration von erkrankten oder verunfallten Mitarbeitenden ist ein Ziel des...