Deputy Corporate Services Manager

Vor 7 Tagen

Bern, Bern, Schweiz Foreign & Commonwealth Office Vollzeit
Job Description (Roles and Responsibilities)

About the Embassy


The British Embassy, Berne is part of the UK Foreign, Commonwealth & Development Office's world-wide diplomatic network, representing British political, economic and consular interests overseas.

We are looking for a motivated, customer-focused individual, with people management and leadership skills, to act as the Deputy Corporate Services Manager for the Embassy who can take on a range of corporate and administrative tasks in support of our activity throughout Switzerland and Liechtenstein.


Why should you apply?

Your Profile


You are a highly professional, flexible individual and can demonstrate organisational skills and professional experience in juggling competing demands, as well as being able to manage customer and IT department expectations.

You have a can-do attitude and are oriented towards providing a supportive and friendly first point of contact service to all colleagues.


Main duties and responsibilities:

Corporate Services:
(Approx 75%)

  • Supporting the Corporate Services Manager with his people management and team leadership responsibilities, including overseeing the contracted facilities management staff, ensuring the smooth running of the Ambassador's official Residence, acting as alternate Secretary for the Embassy's Corporate Board meetings as required and advising the Ambassador and Deputy Ambassador on corporate issues, including budgeting;
  • Perform specific management related duties which should include budgeting and forecasting, preparation of monthly payroll, liaison with federal, cantonal and other host country authorities to ensure the smooth functioning of the Embassy in compliance with local regulations and legal obligations;
  • Provide support to colleagues across the embassy especially with procurement and invoicing according to internal standards and criteria;
  • Undertake training to familiarise yourself with British Government/ Foreign, Commonwealth & Development Office IT systems, HR processes and other procedures to provide required support to the Embassy teams and UK diplomats in Berne;
  • Liaison with inhouse and local contractors to ensure effective and efficient project management where required.

Embassy IT
(in conjunction with the Deputy IT Support Officer and the FCDO's central on-line helpdesk):(Approx 25%)

  • Provide first level onsite IT support;
  • Act as the gateway for all staff to the second and third level IT support in the UK;
  • Manage local IT infrastructure, including desktops, laptops, printers, scanners, iPhones, telephones, video conferencing equipment etc.;
  • Ensure compliance with IT Security Procedures and establish IT contingency solutions;
  • Offer workshops, training sessions and adhoc guidance to help users to get the most out of the hardware and software provided;
  • Maintain and update the inventories for all IT equipment;
  • Manage the work and time of the parttime Deputy IT Support Officer, offering coaching and support in his development and assigning tasks as appropriate.
Essential qualifications, skills and experience

Required skills:

  • Professional experience of administration and corporate management;
  • Previous IT support experience in a corporate environment, such as installation and maintenance of desktops, laptops, mobile devices, server hardware and software;
  • Familiarity with both Microsoft 365 platform and Apple IOS systems (iPhone);
  • Strong numeracy, analytical and troubleshooting skills;
  • Ability to effectively communicate with internal and external stakeholders, verbally and in writing;
  • Ability to lead and work within a team, with strong customer focus skills and working unsupervised to meet deadlines;
  • Excellent organisational and time management and communication skills, attention to detail and good followup discipline;
  • Fluency in English (C1 level, spoken and written).
Desirable qualifications, skills and experience

Highly desirable skills:

  • Business fluency in German;
  • Experience of staff management and supervision;
  • Three or more years of prior experience in a similar field of administration.


 Required behaviours
  • Making Effective Decisions, Managing a Quality Service, Delivering at Pace, Working Together Application deadline Application deadline day Application deadline month Application deadline year
  • 21 August 2023
Grade

  • Administrative Officer (AO)
Type of Position

  • Fulltime, Permanent
Working hours per week

  • 40 hours per week
Region

  • Europe, Eastern Europe & Central Asia
Country/Territory

  • Switzerland
Location (City)

  • Berne
Type of Post

  • British Embassy
Number of vacancies

  • 1
Salary Currency

  • CHF
Salary

  • 7, gross)
Start Date Start Date - day Start Date - month Start Date - year

  • 1
October 2023

Other benefits and conditions of employment

This is a full-time, 40 hours per week, permanent position. Probationary period of 3 month, during which either party may

  • Deputy Corporate Services Manager

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    Bern, Bern, Schweiz Digitec Galaxus AG Vollzeit

    **Deputy Store Manager**:- Bern- 80% - 100%- Ladenverkauf- DeutschBlühst du beim direkten Kundenkontakt regelrecht auf? Macht es dir Freude deine Arbeitskollegen und Arbeitskolleginnen zu unterstützen und mit anzusehen wie sie durch deine Hilfe weiterentwickeln? Wenn du beide Fragen mit ja beantworten kannst, bist du bei uns an der richtigen Stelle.Wir...

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    Bern, Bern, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Corporate Real Estate ManagerDescription of the tasksMaintenance of the company's own properties in the interior and exterior areaCleaning work in general rooms (stairwells, basements, heating, etc.)Responsible for order and cleanliness in our underground garages and parking lotsCare and maintenance of the environment (work in the nursery)Ensure annual...

  • Corporate Real Estate Manager

    vor 4 Wochen

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    Corporate Real Estate ManagerDescription of the tasksMaintenance of the company's own properties in the interior and exterior areaCleaning work in general rooms (stairwells, basements, heating, etc.)Responsible for order and cleanliness in our underground garages and parking lotsCare and maintenance of the environment (work in the nursery)Ensure annual...

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    **Service Manager / Solution Architekt «Infrastruktur, Cloud und Applikations Services» 80-100%**:Eintritt nach Vereinbarung**Über uns**Visana ist mit rund 850'000 Privatkunden ein führender Kranken-, Zusatz- und Sachversicherer mit Sitz in Bern. Wir sind ambitioniert, gestalten das Gesundheitswesen massgeblich mit und treiben Innovation voran.Im...

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    Bern, Bern, Schweiz Corporate benefits swiss AG Vollzeit

    Seit mehr als 19 Jahren steht corporate benefits für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit in Unternehmen. Wir bieten Mitarbeitenden verschiedenster Unternehmen und Branchen auf unseren Vorteilsportalen attraktive Angebote von starken Marken. Dies ist nur mit engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich. Unser internationales Team ist in 9...

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    Corporate Development Manager/in (80%-100%)Der Touring Club Schweiz (TCS) ist mit 1.6 Millionen Mitgliedern der grösste Mobilitätsclub der Schweiz. Wir setzen uns für die Sicherheit unserer Mitglieder ein und bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an. Als Nr. 1 für Pannenhilfe sind wir rund um die Uhr für unsere Mitglieder da. Wir sorgen...

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    Corporate Development Manager/in (80%-100%)Der Touring Club Schweiz (TCS) ist mit 1.6 Millionen Mitgliedern der grösste Mobilitätsclub der Schweiz. Wir setzen uns für die Sicherheit unserer Mitglieder ein und bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an. Als Nr. 1 für Pannenhilfe sind wir rund um die Uhr für unsere Mitglieder da. Wir sorgen...

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    Bern, Bern, Schweiz Touring Club Suisse (TCS) Vollzeit

    Corporate Development Manager/in (80%-100%)Der Touring Club Schweiz (TCS) ist mit 1.6 Millionen Mitgliedern der grösste Mobilitätsclub der Schweiz. Wir setzen uns für die Sicherheit unserer Mitglieder ein und bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an. Als Nr. 1 für Pannenhilfe sind wir rund um die Uhr für unsere Mitglieder da. Wir sorgen...

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    **Du suchst eine neue Herausforderung, in der du dich sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln kannst? Dann bist du bei uns richtig. Erhalte vielseitige Einblicke in renommierte Unternehmen des Schweizer Marktes wie auch in internationale Konzerne der verschiedensten Branchen (Industrie, Handel, Real Estate, Transport, Vorsorgestiftungen...

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    80-100%Deine AufgabenDu bist die treibende Kraft beim Aufbau eines professionellen Service Delivery Management in Bezug auf Prozesse, Tools und MethodenDu sammelst und definierst Anforderungen an neue Infrastruktur, Cloud- und Applikationsservices, wirkst bei der Erarbeitung von Lösungsarchitekturen mit und koordinierst die externen Partner bei der...

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    Bern, Bern, Schweiz Hoteljob Vollzeit

    Was Sie erledigen:- Pflege des bestehenden Netzwerks auf dem Schweizer Markt- Akquirierung von Neukunden im nationalen Corporate-Segment- Aktives Verkaufen der Hotelleistungen, vornehmlich on-the-road- Umsetzung der kurz-, mittel- und langfristigen Sales Strategie- Mitwirkung bei der Entwicklung der Sales Strategie- Duty Dienste übernehmenWarum es Freude...

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    Du suchst eine neue Herausforderung in einem spannenden Umfeld, in dem du dich fachlich sowie auch persönlich weiterentwickeln kannst? Dann bist du bei uns richtig. Erhalte vielseitige Einblick in verschiedenste Unternehmen und Branchen (Industrie, Handel, Real Estate, Transport, Vorsorgestiftungen etc.).Bewirb dich jetztBernNach Vereinbarung80 % - 100 %So...

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