Assistant(e) administratif

vor 4 Wochen

Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Peuvent participer:

Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation. Candidats/tes externes*

Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est 77 571 CHF par an.

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion du bâtiment, de la sécurité, de la logistique et des services, y compris les publications, la production, l'impression et la distribution des documents, l'écologisation de l'OIT, les voyages et les privilèges diplomatiques. DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.

Mission principale

Le (la) titulaire fournit une série de services d’appui administratif et bureautique qui contribuent au fonctionnement harmonieux et efficace du service/département. Les domaines de travail comprennent l’administration générale et l’appui bureautique, ainsi que l’appui lié aux ressources humaines, aux finances et aux achats, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs et financiers du BIT (normes applicables).

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du (de la) chef(fe) de DST. Le (la) titulaire travaille de manière indépendante pour fournir des services d’appui spécialisés. Son travail est revu pour s’assurer que les résultats sont fournis en temps voulu. La supervision reçue est centrée sur la qualité de l’exécution des processus et sur la fourniture d’un appui technique et d’une aide au développement. Le (la) titulaire fournit des orientations et peut attribuer des tâches au personnel de bureau et d’appui administratif.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec diverses unités administratives de l’ensemble de l’Organisation afin de coordonner les réunions, d’obtenir un appui, de clarifier et d’échanger des informations et d’assurer le suivi des mesures administratives et des délais. Les contacts externes ont lieu avec les visiteurs, les participants à des réunions et les prestataires de services; ils visent à échanger des informations pour la résolution de questions en instance. 

Fonctions et responsabilités essentielles

Effectuer et coordonner un large éventail de tâches d’appui administratif et bureautique, en veillant au respect des normes applicables. Surveiller et guider le travail du personnel d’appui administratif et bureautique, établir des priorités de travail, attribuer des tâches et fournir une formation en cours d’emploi, le cas échéant. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et fournir des conseils et un appui à cet égard, le cas échéant. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative.  Examiner, traiter et assurer le suivi des communications entrantes, y compris sur des questions sensibles et confidentielles. Traiter les demandes d’informations administratives et générales. Préparer, rédiger, effectuer un contrôle de la qualité, finaliser et/ou télécharger sur des pages web/diffuser divers courriers généraux et administratifs sortants, rapports, publications et autres documents. Fournir des traductions informelles. Tenir à jour l’agenda du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Fixer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités, y compris pour les délégués et les autres fonctionnaires de haut niveau. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Préparer les dossiers de mission. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts. Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information et des dossiers et les espaces de travail électroniques soient maintenus, mis à jour, accessibles et structurés de manière efficace. Traiter et assurer le suivi d’un large éventail de transactions à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP), en vérifiant que les informations sont complètes et conformes aux normes applicables.  Fournir, organiser et coordonner une série de services d’appui administratif et logistique pour les réunions et autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux des réunions sur demande. Effectuer des tâches d’administration des congés. A la demande du (de la) supérieur(e) hiérarchique, fournir des informations sur les déplacements officiels, les congés et les horaires de télétravail. Servir de point de contact pour les questions administratives relatives à la gestion des performances, aux stagiaires et à d’autres questions de ressources humaines.  Gérer les fournitures, le mobilier et l’équipement de bureau. Organiser les déménagements de bureaux en fonction de calendriers convenus et aider à leur exécution. Gérer la logistique des mouvements de personnel.  S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

section facultative (si nécessaire)

-

Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:


Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.


Connaissance des programmes et activités de l’OIT.


Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).


Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.


Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).


Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.


Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 


Solides aptitudes à rédiger. 


Capacités d’analyse et souci du détail. 


Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.


Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

  • Assistant(e) administratif(ve)

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Peuvent participer: Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de...

  • Assistant(e) Administratif(ve) principale

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Peuvent participer: Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de...

  • Assistant administratif FR-ANG-ALL H/F

    Vor 5 Tagen

    Geneva, Schweiz L'emploi du temps Vollzeit

    Notre client recherche rapidement pour compléter son équipe un/une :ASSISTANT ADMINISTRATIF FR-ANG-ALL H/FLieu: Genève Référence : MMTG Taux d’activité : 80-100% Contrat: CDIFonction:Gestion et suivi des courriels entrants,Rédaction de divers documents juridiques.Répondre aux demandes des clientsExpériences et qualifications requises :Au...

  • Assistant administratif et RH H/F

    Vor 5 Tagen

    Geneva, Schweiz L'emploi du temps Vollzeit

    Notre client recherche rapidement pour compléter son équipe un(e)ASSISTANT ADMINISTRATIF ET RH H/FLieu : Genève Référence : AATG Taux d’activité : 100% Contrat: CDIFonction:Gestion des emails, du courrier et du standard téléphoniqueGestion complète du cycle de vie des collaborateursCalcul et préparation des salairesRédaction des documents...

  • Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère)

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Peuvent participer: Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de...

  • Assistant(e) Technique H/F à 50%

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    INTRODUCTION: Flexsis, filiale d'Interiman Group (leader en Suisse romande dans le recrutement), est actif dans les domaines de la construction et de l'industrie.Pour un client Genevois dans le domaine de l'électricité, je recherche un (e) :Assistant(e) Technique à 50% (présence le matin)DESCRIPTION DE LA MISSION: Le succès d'une entreprise ne peux se...

  • Commis-e administratif-ve 5 Assistant-e RH

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission La mission de l'OFPC est de faciliter, par des prestations ad-hoc, la gestion individuelle des parcours de formation, l'orientation des jeunes et des adultes, la réussite de la formation scolaire et professionnelle, ainsi que de contribuer à l'évolution d'un système de formation de qualité, en améliorer la lisibilité et en assurer la...

  • Assistant(e) en Propriété Intellectuelle

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Interiman Vollzeit

    INTRODUCTION: Pour l'un de nos clients, une étude d'avocat basée à Genève, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) en Propriété Intellectuelle / ParalégalPour un poste fixe à un taux de 100%Entrée en fonction à convenir DESCRIPTION DE LA MISSION: Gestion et suivi de portefeuilles de droits de propriété intellectuelle en Suisse et à...

  • Commis-e administratif/ve 6

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz Université de Genève Vollzeit

    Description du poste Le CIGEV, créé officiellement en 1992, est un centre interfacultaire de l'Université de Genève. Il collabore notamment avec les Facultés de médecine, des sciences de la société, de psychologie et des sciences de l'éducation et avec le Département de gériatrie des Hôpitaux universitaires de Genève. Depuis 2011, le CIGEV...

  • Assistant-e RH à 80

    Vor 6 Tagen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Le département du territoire (DT) pilote le développement territorial du canton de Genève. En mettant en cohérence les politiques publiques de l'aménagement, de l'énergie, de l'environnement et du logement, le DT défend un développement maîtrisé, qualitatif et durable pour la Genève d'aujourd'hui et de demain. La direction des...

  • Assistant administratif commercial et opérationnel

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Michael Page Vollzeit

    - Accueil et réception clients physiques, téléphoniques et par email.- Réception des commandes clients et création des bons de commande.- Coordination des commandes fournisseurs en lien avec les demandes clients.- Gestion des expéditions, du suivi jusqu'à la livraison.- Maintien d'une relation client de qualité et service personnalisé.-...

  • Des civilistes aide socio-administratif, 100% min. 6 mois. Différents lieux

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Hospice general Vollzeit

    Description de l'entreprise Acteur genevois du mieux-vivre ensemble, l’Hospice général œuvre afin que chacun ait sa place dans la communauté et puisse y apporter sa contribution. Notre mission consiste à favoriser la réinsertion des personnes à l’aide sociale, à intégrer les migrants et à lutter contre l’isolement. Nous accompagnons...

  • Assistant ressources humaines

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Ipac Bachelor Factory Vollzeit

    Assistant ressources humaines (H/F) en stage Référence : Etablissement : Grand Genève Domaine : Bachelor Ressources Humaines Type de poste : Stage Type de contrat : Stage Secteur : Pharmaceutique Localisation : Genève 2022-01-05 Ipac Bachelor Factory Grand Genève recherche pour...

  • Assistant Relationship Manager – RM H/F

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz L'emploi du temps Vollzeit

    Notre client recherche rapidement pour compléter son équipe un(e)ASSISTANT RELATIONSHIP MANAGER – RM H/FLieu : Genève Référence: ARMG Taux d’activité : 100% Contrat: FixeFonction:Assister un ou plusieurs Relationship Managers (RM) dans le suivi des clients et la gestion opérationnelle des portefeuilles de ces derniers.Etablir et maintenir des...

  • Assistant ressources humaines

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz IPAC Bachelor Factory Vollzeit

    Ipac Bachelor Factory Grand Genève recherche pour l'une de ses entreprises partenaires un assistant ressources humaines (H/F) en stage. Vos missions en support au service administratif RH : Intégration des nouveaux employés : demandes, suivi et délivrance des permis de travail ; Préparation des dossiers ; Entrées des données informatiques ...

  • Assistant(e) social

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Accès Personnel Vollzeit

    Votre mission : Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous proposez une évaluation et analysez des situations de personnes, sollicitant une demande d'accompagnement. ?Vous analysez et évaluez la demande du bénéficiaire ?En partenariat avec le bénéficiaire, vous établissez un bilan de sa situation sociale en relevant ses compétences et en...

  • Assistant(e) social

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Accès Personnel Vollzeit

    Description Votre mission :Au sein d’une équipe pluridisciplinaire, vous proposez une évaluation et analysez des situations de personnes, sollicitant une demande d’accompagnement.?Vous analysez et évaluez la demande du bénéficiaire ?En partenariat avec le bénéficiaire, vous établissez un bilan de sa situation sociale en relevant ses compétences...

  • Assistant-e de direction auxiliaire

    Vor 4 Tagen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Le département de la cohésion sociale (DCS) rassemble des politiques publiques fondamentales pour préserver et développer l'harmonie et les équilibres au sein de notre société. Par son action déterminée dans les domaines de la culture, du sport, de l'insertion et de l'intégration, ainsi que par les prestations d'aide sociale qu'il...

  • Assistant de Gestion

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Swiss Human Resources Vollzeit

                                                            SHR est un Cabinet de Recrutement opérant dans les secteurs de la Banque et Finance, des Ressources humaines, des Spécialistes IT et  des Energies en Suisse. Nous nous engageons à respecter la transparence, le respect de non-discrimination,...

  • Assistante administrative bilingue portugais 100%

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz PGN Group Vollzeit

    Le Groupe PGN, une entreprise à l'esprit familial, dont les valeurs humaines sont centrées sur l'épanouissement personnel et la recherche d'excellence.Actif depuis plus de 40 ans dans le recrutement avec 12 agences spécialisées dans les métiers du bâtiment et de la construction, nous recrutons une assistante administrative bilingue français /...