Administrador/a de impresión y distribución

vor 6 Monaten

Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

Pueden participar:

Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT. Los candidatos/as externos/as.

Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el único documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones mínimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas de este puesto.

Los requisitos lingüísticos específicos para este puesto se detallan a continuación. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categoría de servicios orgánicos que no hayan superado su período de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (español, francés e inglés), deberán poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podrá exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros años de servicio.

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Gestión de la Producción (PMSERV), en la Unidad de Producción, Impresión y Distribución de Publicaciones y Documentos (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la seguridad y protección; las tareas de impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de espacios públicos y los servicios internos generales PRODOC se ocupa de todos los aspectos relativos a la publicación, incluidos el acceso libre, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa de los documentos oficiales La Unidad produce y distribuye los documentos oficiales de la OIT, así como la mayoría de las publicaciones editadas en la sede de la OIT.
PMSERV se ocupa de la impresión, almacenamiento y distribución de los documentos y publicaciones oficiales de la OIT y de definir las normas y buenas prácticas relacionadas.
El/la titular será responsable de administrar y supervisar las actividades relacionadas con la impresión y distribución de los documentos y publicaciones de la OIT que se imprimen y distribuyen interna y externamente. 
El puesto depende del Jefe de PMSERV.

Funciones específicas


1. Responsable de la producción y distribución de todas las solicitudes de impresión recibidas de los departamentos y unidades de la sede de la OIT. 
2. Tramitar todos los pedidos de impresión, asegurar el control de calidad de los productos finales, coordinar y supervisar la entrega de los documentos y realizar el seguimiento con el cliente. Decidir las solicitudes de impresión que se externalizarán en función de la carga de trabajo y las limitaciones técnicas. En función de la disponibilidad del proveedor externo de producción seleccionado, coordinar y organizar la producción y entrega de los documentos impresos con el apoyo administrativo y de compras de los Servicios de Gestión de Proyectos de Publicación de PRODOC.
3. Responsable de coordinar y supervisar los servicios prestados por el proveedor externo de servicios de impresión. Planificar y coordinar la prestación de servicios, el flujo de trabajo general y las disposiciones administrativas. 
4. Supervisar el desempeño del proveedor, hacer el seguimiento correspondiente y informar sobre el mismo Supervisar los requisitos de desempeño en términos de calidad, calendario, presupuesto y facturación. 
5. Preparar análisis y estadísticas periódicos de la situación financiera y de producción en relación con las operaciones de impresión y distribución. Ajustar y actualizar la información de las publicaciones en el sistema de gestión de publicaciones una vez finalizada la producción.
6. Supervisar las disposiciones financieras y administrativas relacionadas con la producción y distribución de documentación para reuniones oficiales, en colaboración con otros departamentos.
7. Planificar y supervisar las operaciones de impresión interna, incluido el personal, la adquisición de equipos y la concesión de licencias. Velar por el desarrollo del personal, de conformidad con las recomendaciones de Recursos Humanos. 
8. Hacer aportaciones a la mejora de los procesos de trabajo y hacer propuestas al Jefe de la Unidad.
9. Desarrollar y mantener relaciones con los principales agentes de la industria y seguir las tendencias del sector. Desarrollar y mantener relaciones con el personal directivo pertinente de la OIT. Actuar de enlace con los organismos de las Naciones Unidas, los contactos de las redes y otras entidades pertinentes.
10. Prestar apoyo a las operaciones de servicio de ventas y distribución, así como a las operaciones diarias con los distribuidores.
11. Desempeñar otras tareas relacionadas que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

Supervisa los asuntos financieros, administrativos y de personal y prepara el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente. Redacta textos y prepara presupuestos para las Propuestas de Programa y Presupuesto. Participa en la preparación de documentos de proyecto presentados para conseguir financiación externa y prepara los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados. Prepara otros informes y documentos sobre asuntos financieros y relativos a los proyectos. Prepara la correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gestión o de financiación. Controla los ingresos y los gastos y prepara análisis periódicos de la situación financiera. Verifica las cuentas mensuales y toma medidas correctivas, examina las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verifica facturas y aprueba pagos. Elabora distintos documentos relativos a transacciones financieras. Supervisa acuerdos financieros y administrativos para reuniones oficiales. Se Coordina con otros departamentos para establecer acuerdos financieros y administrativos. Gestiona los movimientos de personal. Garantiza la coordinación con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo tocante a la contratación. Administra los acuerdos contractuales, particularmente los de colaboración externa. Controla la compra, el inventariado y el mantenimiento de mobiliario, equipo y suministros. Organiza los viajes y realiza los cálculos para las misiones. En su caso, realiza misiones para examinar asuntos financieros y de gestión relativos a proyectos o para participar en la organización de seminarios. Examina y analiza la ejecución de proyectos y los informes sobre la marcha de los mismos para garantizar que los resultados obtenidos corresponden a los objetivos y para apreciar la necesidad de reasignar material o personal; propone cualesquiera otras medidas para mejorar la ejecución. Coordina y organiza seminarios y reuniones. Supervisa el trabajo del personal administrativo auxiliar. Responde a preguntas relativas a la programación y la gestión y garantiza el seguimiento necesario.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster o equivalente) en artes gráficas, publicaciones, distribución, gestión de publicaciones u otra disciplina afín. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los campos mencionados u otra disciplina relacionadas en combinación con dos años adicionales de experiencia profesional, además de la experiencia que se indica a continuación. 

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia en impresión digital, publicación y distribución, inclusive en funciones de supervisión o coordinación. Se requiere experiencia en gestión de proveedores, inclusive con proveedores de servicios externos.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas de la OIT, este puesto requiere:


Conocimiento sólido del Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada de la OIT. Conocimiento de los procedimientos y prácticas administrativos en un entorno internacional. Capacidad para investigar e interpretar diversas directrices y políticas para su aplicación en el tratamiento de cuestiones administrativas complejas. 
Conocimientos sólidos del sector de la impresión, la publicación y la distribución. Sóli

  • Pasantía Desarrollo de Voluntariado y Juventud

    vor 6 Monaten

    Geneva, Schweiz International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies Vollzeit

    Job Purpose La Coordinación Regional de Desarrollo de Voluntariado y Juventud busca en esta oportunidad a un(a) pasante para ayudar en el área de desarrollo de voluntariado y juventud con un foco en especial en cambio climático.  Job Duties and Responsibilities Apoyar en el desarrollo de la Plataforma de Voluntariado (gestión del mapa de...

  • Auxiliar del Servicio de Asistencia Informática

    vor 6 Monaten

    Geneva, Schweiz International Labour Organization Vollzeit

    Pueden participar: Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de...

  • Ingénieur/e de bases de données

    vor 3 Monaten

    Geneva, Schweiz Centrale de compensation CdC Vollzeit

    Vos tâches Gérer l'exploitation des bases de données, assurer l'intégrité des données, traiter les événements et incidents. Modéliser et administrer les schémas de base de données et leur déploiement jusqu'en production. Faire évoluer les services et fonctionnalités des SGBD par le développement de procédures (automatisation) ainsi...

  • Agent ou agente de sûreté

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Aéroport International de Genève Vollzeit

    Votre domaine d'activitéSûreté aéroportuaire.Vos missionsAccueillir, informer et effectuer le contrôle d'accès des personnels du site aéroportuaire et des passagers sur les postes d'inspection filtrageContrôler et fouiller ces personnes avec l'aide du portique magnétique, de la fouille manuelle et du magnétomètreInspecter leurs effets personnels...

  • Post-doctorant-e

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Université de Genève Vollzeit

    Description du poste La Section de chimie de la Faculté des Sciences de l’Université de Genève se distingue par l’excellente qualité de sa recherche et des enseignements exigeants. Le Département de chimie organique est à la recherche d’un-e : Post-doctorant Le/la candidat(e) devra effectuer des travaux de recherche portant sur...

  • Apprentie employée de commerce

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Durant ton apprentissage d’employé ou d'employée de commerce, tu auras l’opportunité de plonger au cœur de l’administration publique en travaillant dans l’un de nos 7 départements. Avec l’appui d’une équipe solidaire et bienveillante, tu développeras des compétences essentielles en collaboration et communication. Selon...

  • Contrôleur-euse de gestion

    vor 3 Monaten

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission L’office cantonal de la santé (OCS), rattaché au département de la santé et des mobilités (DSM), est composé de quatre services et compte plus de 185 collaborateurs. Il a pour mission de promouvoir les conditions et les comportements favorables à la santé. Il coordonne les acteurs du domaine sanitaire, protège les consommateurs et...

  • Assistante administrative 1 ou assistant administratif 1 pour le service de la formation et du développement des compétences

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Le DIP encourage la formation de ses collaboratrices et collaborateurs tout au long de leur parcours professionnel et soutient activement leur employabilité ainsi que leur mobilité professionnelle. A travers sa politique de formation, le DIP a pour ambition de développer l’accueil des nouvelles collaboratrices et des nouveaux...

  • Adjoint-e de direction

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Le département de la cohésion sociale (DCS) rassemble des politiques publiques fondamentales pour préserver et développer l'harmonie et les équilibres au sein de notre société. Par son action déterminée dans les domaines de la culture, du sport, de l'insertion et de l'intégration, en faveur des seniors et de la proche aidance, ainsi...

  • Assistant(e) de direction avec expérience

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz A-Teg SA Vollzeit

    Missions principales :Accueil réception, téléphone, courrier/emails, gestion de l'économat, tri, scans, classement, référencement d'ouvrages, de rapports, gestion des consommables, archivage, etc…Assister la direction dans la gestion quotidienne (Gestion de l’agenda de la direction, courriers, mails, prise de rendez-vous, préparation des...

  • Chargée Ou Chargé De Support Fonctionnel Itsm

    vor 4 Wochen

    Geneva, Schweiz Aéroport International de Genève Vollzeit

    Votre domaine d'activitéProfessionnel.le de l'IT, à l'écoute des clients, vous aurez la charge d'assurer un support fonctionnel autour des domaines de l'ITSM, au sein du service Gouvernance SI de la Direction technologies de Genève Aéroport (GA).Vos missionsDirectement rattaché.e au chef du service Gouvernance SI de la Direction technologies et en...

  • Assistante ou assistant de direction

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission L'enseignement secondaire II et tertiaire B réunit les établissements scolaires du collège de Genève, de l'école de culture générale, les services de l'accueil et de la transition professionnelle, ainsi que les centres de formation professionnelle. Le Collège et École de commerce André-Chavanne accueille plus de 2000 élèves...

  • Réceptionniste à l'institut de beauté

    vor 6 Monaten

    Geneva, Schweiz A2 Nails Sarl Vollzeit

    A2 Nails est l'institut de beauté de premier plan situé en Suisse qui s'engage à fournir des soins des ongles et des services de beauté exceptionnels. Avec une équipe de techniciens hautement qualifiés, nous sommes spécialisés dans la fourniture d'une large gamme de traitements des ongles, y compris les manucures, les pédicures, l’extension en...

  • Réceptionniste à l'institut de beauté

    vor 6 Monaten

    Geneva, Schweiz A2 Nails Sarl Vollzeit

    A2 Nails est l'institut de beauté de premier plan situé en Suisse qui s'engage à fournir des soins des ongles et des services de beauté exceptionnels. Avec une équipe de techniciens hautement qualifiés, nous sommes spécialisés dans la fourniture d'une large gamme de traitements des ongles, y compris les manucures, les pédicures, l’extension en...

  • Adjoint-e scientifique 2

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Université de Genève Vollzeit

    Description du poste L’Adjoint(e) scientifique II sera chargé(e) de contribuer activement à un projet de recherche mené par l'Institut de Recherche en Finance de Genève (GFRI - Université de Genève). Ce projet a pour objectif d’identifier, de recenser, de catégoriser et d’analyser les différentes mesures d'impact disponibles et utilisées...

  • Commis-e administratif/ve 4

    vor 2 Wochen

    Geneva, Schweiz Université de Genève Vollzeit

    Description du poste Dans le cadre de la LERU, l’Université de Genève (UNIGE) participe au projet pilote « Virtual exchange for LERU students », qui offre la possibilité aux étudiants et étudiantes inscrit.es et immatriculé.es dans une institution partenaire suisse, européenne ou extra européenne (Canada, Colombie, Brésil) d’obtenir des...

  • Réceptionniste à l'institut de beauté

    vor 6 Monaten

    Geneva, Schweiz A2 Nails Sarl Vollzeit

    A2 Nails est l'institut de beauté de premier plan situé en Suisse qui s'engage à fournir des soins des ongles et des services de beauté exceptionnels. Avec une équipe de techniciens hautement qualifiés, nous sommes spécialisés dans la fourniture d'une large gamme de traitements des ongles, y compris les manucures, les pédicures, l’extension en...

  • Coordinateur-trice du « Centre Maurice Chalumeau en Sciences des Sexualités »

    vor 1 Woche

    Geneva, Schweiz Université de Genève Vollzeit

    Description du poste Le/la titulaire du poste a, sous la responsabilité de la Commission scientifique et de la Direction scientifique du Centre, d’une part, du Secrétariat général de l’UNIGE, d’autre part, la charge de la coordination des activités scientifiques, opérationnelles et administratives du Centre Maurice Chalumeau en sciences des...

  • Chef·fe de projets techniques

    vor 1 Monat

    Geneva, Schweiz Team Partners Vollzeit

    A propos de l'entreprise : Notre volonté assumée est de construire une entreprise ambitieuse et collective avec nos collaborateurs et collaboratrices. Nos talents bleus s'unissent pour naviguer ensemble et vivre une expérience à la fois individuelle et commune, où l'engagement, l'excellence et la cohésion sont au centre.Pour que nous puissions...

  • Apprentie médiamaticienne

    Vor 7 Tagen

    Geneva, Schweiz Republique et Canton de Geneve Vollzeit

    Votre mission Nous te proposons un apprentissage de médiamaticienne ou de médiamaticien d'une durée de 4 ans au sein de divers services de l’État de Genève accompagné de cours professionnels et de cours interentreprises. Tu apprendras à analyser les besoins de ton département en matière de technologies de l'information et de la...