Executive Assistant

Wir suchen zur Unterstützung unserer CEO ab dem 5. Januar 2026 oder nach Vereinbarung

eine verantwortungsbewusste und dynamische Person, welche unsere CEO in allen administrativen und organisatorischen Themen unterstützt. In deiner Rolle bist du an vielen Schnittstellen im Unternehmen tätig und arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen , externen Partnern und dem Vorstand von YES zusammen.

Deine Aufgaben

• Selbständige Führung und Management des CEO-Kalenders sowie Koordination und Organisation von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Organisation und Bearbeitung der Korrespondenz für die CEO (Post- und Mailverkehr)
• Kontrolle und Pflege von Daten im CMS sowie Koordination von Einladungen für Events
• Erstellung und Unterstützung von Präsentationen (für interne Meetings, Vorstandssitzungen, Council-Meetings und Fundraising-Aktivitäten)
• Protokollführung und Nachbearbeitung von Meetings
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Erstellung von Dokumenten unter anderem für Fundraising und Partnerpflege
• Unterstützung in HR- und Finanzthemen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder abgeschlossenes Bachelorstudium
• Interesse für wirtschaftliche und bildungsnahe Themen
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (Wort und Schrift); Französisch, Englisch oder Italienisch von Vorteil
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, mündlich wie schriftlich
• Zuverlässig, vorausschauend, diskret und schnelle Auffassungsgabe
• Hohes Mass an Eigeninitiative, belastbar und flexibel
• Selbständige, exakte und genaue Arbeitsweise
• Engagement und Lernfähigkeit
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (PowerPoint, Word und Excel), sicherer und sinnvoller Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung und Kenntnisse von Adobe Creative Cloud von Vorteil