Executive Assistant
vor 2 Wochen
Es gibt Positionen, die über den üblichen Assistenzrahmen hinausgehen; jene, bei denen Sie mitten im Zentrum agieren, täglich mit spannenden und hochkarätigen Persönlichkeiten in Kontakt treten und einen CEO unterstützen, der zu den bekanntesten und einflussreichsten Stimmen der Schweiz zählt. In seinem Auftrag suchen wir eine Persönlichkeit, die diese Verantwortung mit Freude und Überzeugung übernehmen möchte. Der Arbeitsplatz liegt zentral in Zürich; in der Regel wird vor Ort gearbeitet; gelegentliche Remote-Tage sind nach Absprache möglich, wenn der CEO auf Reisen ist Executive Assistant | CEO & Multi-VR Der CEO prägt die Ausrichtung der Gruppe, die alle Lebensbereiche anspricht und Menschen jeden Tag aufs Neue berührt. Neben seiner operativen Verantwortung ist er in verschiedenen Verwaltungsräten tätig und pflegt ein internationales Netzwerk in Wirtschaft, Politik, Wissenschaft, Sport, Hightech und Innovation. In diesem Umfeld braucht es eine Assistenz, die Haltung zeigt und Prioritäten intuitiv versteht. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, die ein Höchstmass an Eigenverantwortung und selbständigem Handeln erfordert. Im Zentrum steht die Unterstützung sämtlicher Aktivitäten des CEOs (Advisory Board, Verwaltungsrat, Gründer) – ein 360°-Support rund um Planung, Koordination und Kommunikation
Sie arbeiten eng mit einer Kollegin zusammen, sollten ein Teamplayer sein und Freude daran haben, gemeinsam Dinge zu bewegen, sodass aus zwei Personen ein eingespieltes, verlässliches Duo wird. Dabei gilt es, sicher zwischen den breit gefächerten Themenfeldern zu navigieren, die Sie begeistern werden. Die Position verlangt eine längerfristige Ausrichtung
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Komplexes Kalendermanagement; sinnvolle Priorisierung und Triage aller Aktivitäten (Group Executive Board, Board of Directors und Advisory-Board-Mandate) sowie Koordination übergreifender Projekte.
- Reisemanagement: (Privat-)Flüge, Transfers, Hotels, Meetings, Rahmenprogramme.
- E-Mail-Korrespondenz Deutsch/Englisch.
- Erstellung von Dossiers; Research, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Briefings.
- Eventmanagement: Summits, Sponsoringanlässe, VIP-Events, Foren, Gastauftritte und Speaker-Anlässe.
- Betreuung nationaler und internationaler Gäste aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Sport und Medien.
- Schnittstelle zur Geschäftsleitung, internen und externen Stakeholdern sowie zum Board, das Sie organisatorisch mit unterstützen.
- Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Belegeinreichung und Spesenmanagement.
- Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages schnell und pragmatisch gelöst werden müssen.
Sie kommunizieren sicher und mit gutem Gespür für Situationen und das richtige Timing. Sie sind ein Organisationstalent und arbeiten ausgesprochen agil und state-of-the-art. Das dafür erforderliche Rüstzeug haben Sie sich durch stetiges «Am-Ball-Bleiben» erworben. Ihre umsichtige Planung geht einher mit ausgeprägter Flexibilität und Verlässlichkeit und Ihr Talent, Themen miteinander zu verknüpfen und in Relation zu setzen, macht Sie zu einer unverzichtbaren Stütze. Was ist darüber hinaus gefragt?
- Eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung, bspw. Direktionsassistenz, Eventmanagement, Digital Office Management, B.A. in Business Administration.
- Mindestens 8 Jahre GL-Assistenzerfahrung in einem international tätigen Unternehmen.
- Eine eloquente sprachliche Ausdrucksfähigkeit; Ihr Deutsch ist stilsicher; Englisch beherrschen Sie auf Stufe C1.
- Sie sind diplomatisch und loyal und können sich auf freundliche Art durchsetzen.
- Sie können Menschen begeistern: sympathisch, kompetent, mit gutem Urteilsvermögen sowie der Fähigkeit, kohärente Schlüsse zu ziehen und entsprechende Massnahmen abzuleiten.
- Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und packen mit an; dabei hilft Ihnen Ihre «Self-Starter»-Mentalität: initiativ, engagiert und immer einen Schritt voraus – so steuern Sie Prozesse effizient.
- Sie managen Projekte und Events und arbeiten kreativ, strukturiert und zielorientiert.
- Sie verfügen über eine breite Allgemeinbildung, sind an wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Themen interessiert, haben sehr gute Umgangsformen und schon etwas von der Welt gesehen.
- Sie haben Freude daran, in einem dynamischen, innovationsorientierten Umfeld mitzuwirken und dem CEO-Office nicht nur zu einer hervorragenden Innen- und Aussenwirkung zu verhelfen, sondern auch den Anspruch, einen Leistungsausweis zu schaffen, der zur guten Reputation des Unternehmens beiträgt.
- Ein einwandfreies Leumundszeugnis, Diskretion und Verschwiegenheit setzen wir voraus.
Worauf Sie sich freuen dürfen
Es erwartet Sie eine vertrauensvolle, wertschätzende Zusammenarbeit mit einem charismatischen, erfahrenen CEO, der agil und innovativ arbeitet. Er schätzt Qualitäten wie Engagement, Resilienz, Teamfähigkeit und Fairplay. Sie starten mit klaren Aufgaben und erhalten gleichzeitig Raum für eigene Impulse. Mit der Zeit entsteht daraus ein Bereich, der mit Ihren Stärken mitwächst. Ausserdem werden Sie Teil eines Unternehmens mit Geschichte und einer starken Firmenkultur, das international beste Reputation geniesst. Viele zufriedene Mitarbeitende profitieren von benefits wie einem hauseigenen Fitnessstudio, einem Mitarbeiterrestaurant sowie Angeboten rund um Gesundheit & Balance
Nun sind wir gespannt auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildung), die Sie uns bitte in einem PDF zusammengefasst und mit Angabe der Ref. «EA-CEO-1125» an senden. Wir suchen neben Fachkompetenz auch viel Persönlichkeit. Geben Sie uns doch einen ersten Einblick und erzählen Sie, was Sie auszeichnet. Wenn Sie uns ein Video schicken möchten, teilen Sie gerne den entsprechenden YouTube- oder Vimeo-Link mit uns
Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich |
-
Executive Assistant
Vor 5 Tagen
Zürich, Zürich, Schweiz Optivora Solutions VollzeitRole Description:The Executive Assistant provides high-level administrative support to senior executives, ensuring the smooth and efficient management of their day-to-day activities. This role requires a high degree of professionalism, discretion, and organizational skill. The Executive Assistant acts as a trusted partner, handling confidential information,...
-
Executive Assistant
Vor 7 Tagen
Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro JahrExecutive Assistant (temporär mit Option auf Festanstellung)Zürich Temporär 80-100% Direktionsassistenz Job merken Teilen AufgabenSelbständige Erstellung von Präsentationen Verfassen von wichtiger Geschäftskorrespondenz Organisieren von Geschäftsreisen sowie Kundenmeetings Bearbeiten von E-Mails und Telefonaten Terminkoordination Unterstützung von...
-
Executive Assistant
vor 2 Wochen
Zürich, Zürich, Schweiz Kanadevia Inova Vollzeit CHF 60'000 - CHF 90'000 pro JahrCompany Description Welcome to Kanadevia Inova, a global innovation leader in the waste infrastructure space, where we believe in creating a sustainable future through technology and innovation. Transforming Waste into ValueAt Kanadevia Inova, we pride ourselves on being at the forefront of waste-to-X technology. We are not just waste managers; we are...
-
Executive Assistant
vor 2 Wochen
Zürich, Zürich, Schweiz Kanadevia Inova Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro JahrCompany DescriptionWelcome to Kanadevia Inova, a global innovation leader in the waste infrastructure space, where we believe in creating a sustainable future through technology and innovation.Transforming Waste into ValueAt Kanadevia Inova, we pride ourselves on being at the forefront of waste-to-X technology. We are not just waste managers; we are creators...
-
Executive Assistant
Vor 3 Tagen
Zürich, Zürich, Schweiz Lakera Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro JahrLakera is on a mission to ensure AI does what we want it to do. We are heading towards a future where AI agents run our businesses and personal lives. Here at Lakera, we're not just dreaming about the future; we're building the security foundation for it. We empower security teams and builders so that their businesses can adopt AI technologies and unleash...
-
Executive Assistant
vor 1 Woche
Zürich, Zürich, Schweiz Simon-Kucher & Partners Vollzeit CHF 55'000 - CHF 80'000 pro JahrExecutive Assistant (m/f/d)Switzerland - ZurichJoin our dynamic, international team as an Executive Assistant and embark on a journey where you'll be the backbone to our General Counsel and Chief Compliance Officer and their team to support their global strategic work. Dive into a role where no two days are the same, and your proactive approach and...
-
Executive Assistant
vor 1 Woche
Zürich, Zürich, Schweiz master-TMS Vollzeit CHF 48'000 - CHF 72'000 pro JahrExecutive Assistant (m/f/d) Switzerland - Zurich Join our dynamic, international team as an Executive Assistant and embark on a journey where you'll be the backbone to our General Counsel and Chief Compliance Officer and their team to support their global strategic work. Dive into a role where no two days are the same, and your proactive approach...
-
Executive Assistant
vor 1 Woche
Zürich, Zürich, Schweiz IFB Group Vollzeit € 50'000 - € 80'000 pro JahrEY ifb international AG, ZurichEY ifb: Zukunftsweisende Lösungen für das Finanz- und RisikomanagementAls eines der führenden Beratungsunternehmen für Compliance, Finanz- und Risikomanagement, bietet EY ifb Banken und Versicherungen weltweit innovative Dienstleistungen und die neueste IT-Unterstützung. Mit unserer fachlichen Expertise und über 30 Jahren...
-
Executive Assistant
vor 1 Woche
Zürich, Zürich, Schweiz Simon-Kucher Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro JahrSwitzerland- ZurichJoin our dynamic, international team as an Executive Assistant and embark on a journey where you'll be the backbone to our General Counsel and Chief Compliance Officer and their team to support their global strategic work. Dive into a role where no two days are the same, and your proactive approach and forward-thinking actions provide...
-
Zürich, Zürich, Schweiz Zürich Versicherungs-Gesellschaft AG VollzeitExecutive Assistant to Group Head of Retail Transformation 80-100% We are seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant to support our Global Head of Retail Transformation. This role requires someone who is proactive, focused, and reliable as well as able to join the dots in a fast-moving environment. The EA position will use their...
