Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Staffing Operations Specialist - Zürich, Zürich - Safeguard Global

  • Marketing Specialist

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Flexion Robotics Vollzeit

    About Flexion:At Flexion, we're building the intelligence layer powering the next generation of humanoid robots. Our mission is to accelerate the transition from fragile prototypes to real-world humanoid deployment. We are founded by leading scientists in robot reinforcement learning (ex-Nvidia, ex-ETH Zürich) and backed by leading international VC firms....

  • First Level Support Specialist

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Auterion Vollzeit

    As a First Level Support Specialist, you will be the first point of contact for customers encountering technical challenges with our hardware and software solutions. This role plays a key part in delivering an exceptional customer experience through timely, effective, and customer-focused support. You will gain hands-on exposure to cutting-edge technology...

  • Sustainability Specialist

    vor 18 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz ABB Vollzeit

    Bei ABB unterstützen wir Industrien dabei, effizienter und nachhaltiger zu werden. Fortschritt ist bei uns keine Option, sondern selbstverständlich – für Sie, Ihr Team und die Welt. Als globaler Marktführer bieten wir Ihnen alles, was Sie brauchen, um diesen Wandel voranzutreiben. Der Weg dorthin ist nicht immer einfach – denn echtes Wachstum...

  • Solutions Consultant Presales

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Palo Alto Networks Vollzeit

    Company Description Our MissionAt Palo Alto Networks, we're united by a shared mission—to protect our digital way of life. We thrive at the intersection of innovation and impact, solving real-world problems with cutting-edge technology and bold thinking. Here, everyone has a voice, and every idea counts. If you're ready to do the most meaningful work of...

  • Services Sales Engineer

    Vor 7 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Palo Alto Networks Vollzeit

    Company Description Our MissionAt Palo Alto Networks everything starts and ends with our mission:Being the cybersecurity partner of choice, protecting our digital way of life.Our vision is a world where each day is safer and more secure than the one before. We are a company built on the foundation of challenging and disrupting the way things are done, and...

  • Marketing Operations

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz Spacewise AG Vollzeit

    Join the Future of Retail with Spacewise!Spacewise is an innovative proptech startup headquartered in Zurich, transforming the way commercial landlords manage, market, and rent their spaces online with a cutting-edge property marketing and leasing platform. We also operate the leading marketplace for pop-up and promotional spaces. We enable brands to easily...

  • Operations Specialist

    vor 2 Stunden

    Zürich, Schweiz Crypto Finance Vollzeit

    About Crypto Finance GroupCrypto Finance Group, part of Deutsche Börse Group, provides professional digital asset solutions to institutional clients. The Group comprises of Crypto Finance AG, regulated by FINMA in Switzerland, which offering trading and custody services. As of 25 January 2025, Crypto Finance secures a MiCAR license for the European market...

  • Revenue Operations Specialist

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Open Systems AG Vollzeit

    Revenue Operations Specialist Do you enjoy breaking down complex business problems into clear actionable steps? Join our fast-paced, high-growth team in a pivotal Revenue Operations role that directly impacts Sales, Customer Success, Marketing, and Finance. Key Responsibilities Create, maintain, and optimize core business processes and tools across Sales,...

  • ERP Specialist

    vor 3 Stunden

    Zürich, Schweiz Destinus Vollzeit

    About the role Imagine leading the implementation of key components of our ERP system, focusing on MSD Finance & Operations. The ERP Specialist - Operations will work closely with the external implementation partner as well as the internal stakeholders to oversee the implementation, optimization, and operation of the organization’s ERP system. Ensure the...

  • ERP Specialist

    vor 2 Stunden

    Zürich, Schweiz Destinus Vollzeit

    About the roleImagine leading the implementation of key components of our ERP system, focusing on MSD Finance & Operations. The ERP Specialist - Operations will work closely with the external implementation partner as well as the internal stakeholders to oversee the implementation, optimization, and operation of the organization’s ERP system. Ensure the...

  • Marketing Operations

    vor 2 Stunden

    Zürich, Schweiz Spacewise AG Vollzeit

    Join the Future of Retail with Spacewise! Spacewise is an innovative proptech startup headquartered in Zurich, transforming the way commercial landlords manage, market, and rent their spaces online with a cutting-edge property marketing and leasing platform. We also operate the leading marketplace for pop-up and promotional spaces. We enable brands to easily...

  • Marketing Operations

    vor 2 Stunden

    Zürich, Schweiz Spacewise AG Vollzeit

    Join the Future of Retail with Spacewise! Spacewise is an innovative proptech startup headquartered in Zurich, transforming the way commercial landlords manage, market, and rent their spaces online with a cutting-edge property marketing and leasing platform. We also operate the leading marketplace for pop-up and promotional spaces. We enable brands to easily...

  • Hybrid Operations Support Specialist – Warranty

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Samsung Electronics Perú Vollzeit

    Ein führendes Technologieunternehmen in Zürich sucht einen Operation Support Specialist (m/w/x), der Verantwortung für die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit Garantie-Reparaturen übernimmt. Anforderungen sind eine kaufmännische Grundausbildung, mehrere Jahre Erfahrung im Kundenservice und Kenntnisse in MS-Office sowie SAP. Das Unternehmen...

  • Operation Support Specialist

    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz Samsung Electronics Perú Vollzeit

    Operation Support Specialist (m/w/x) page is loaded## Operation Support Specialist (m/w/x)remote type: Hybridlocations: Giesshuebelstrasse 30, Zurich, Switzerlandtime type: Full timeposted on: Posted Todaytime left to apply: End Date: January 20, 2026 (30+ days left to apply)job requisition id: R111575**Position Summary**Samsung Electronics ist...

  • Metal Specialist

    vor 4 Wochen

    Zürich, Schweiz SR Technics Spain Vollzeit

    OverviewMetal Specialist - Blender / Manual Operation. Zurich, Switzerland. Vollzeit. Kennziffer: 9004. Wir sind ein weltweit führender Anbieter von Dienstleistungen im Bereich der Wartung, Reparatur und Überholung von Triebwerken mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, mit über 90 Jahren Betriebserfahrung. Unser Engagement für Innovation, exzellente...

Staffing Operations Specialist

vor 1 Stunde

Zürich, Zürich, Schweiz Safeguard Global Vollzeit

Dies ist eine vollständig remote Position. Bewerbungen von Kandidat:innen aus ganz Europa sind willkommen.

Aus praktischen und operativen Gründen funktioniert die Rolle am besten von Standorten mit guter Remote-Work-Infrastruktur und Zeitzonen-Kompatibilität zu Mitteleuropa.

Sie betreiben das operative Rückgrat unserer Staffing-Delivery in der DACH-Region (Schweiz, Deutschland, Österreich). Dies ist eine hochvolumige, ausführungskritische Rolle im Kern des Unternehmens.

Sie sind keine "HR-Administration". Sie sind Operations-Executor.

Sie verantworten die operative Umsetzung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, die Vertragsgenauigkeit, die Bereitstellung fertiger Payroll-Eingaben und die operative Zuverlässigkeit im großen Maßstab.

Sie arbeiten schnell und denken voraus. Sie erkennen Probleme frühzeitig, melden Risiken rechtzeitig und handeln, bevor sie Payroll, Rechnungsstellung oder das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen.

Sie arbeiten eng mit dem Operations Manager zusammen, agieren jedoch im Tagesgeschäft weitgehend autonom und kommunizieren direkt mit Kund:innen, Mitarbeitenden und externen Partnern.

Die Rolle ist darauf ausgelegt, über ein einzelnes Land hinauszuwachsen. Sie lernen und setzen die Prozesse in mehreren DACH-Märkten um – jeder mit eigenen Gesetzen, Tools und Workflows. Sie arbeiten mit starken Routinen und Kontrollen – und passen diese intelligent an, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Die Sprache mag ähnlich sein; die Regeln sind es nicht.

Position:

Was Erfolg bedeutet

  • Verträge und Änderungen werden korrekt und termingerecht erstellt
  • Payroll-Eingaben sind vollständig, geprüft und fristgerecht eingereicht – jede Woche
  • Mitarbeiteranfragen werden schnell und professionell gelöst
  • Risiken werden früh erkannt und neutralisiert, bevor sie Schaden anrichten
  • Kund:innen erleben uns als zuverlässig, präzise und im Griff
  • Der Betrieb bleibt auch bei hohem Volumen und Druck stabil

(Ca. ~1.000 Mitarbeitende, ~20 neue Verträge pro Woche, ~250 Payroll-Einträge pro Woche)

Requirements:

Hauptaufgaben:

Mitarbeiterlebenszyklus & Dokumentation

  • Vorbereitung, Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Änderungen, Verlängerungen und Zusatzvereinbarungen über den gesamten Lebenszyklus
  • Einholung und Prüfung aller Mitarbeiter- und Kundendaten für pünktliche Einsatzstarts
  • Pflege korrekter Mitarbeiterakten, Versionskontrolle und prüffähige Dokumentation

Payroll-Vorbereitung & wöchentliche Kontrollen

  • Verantwortung für die wöchentliche Payroll-Vorbereitung: Nachverfolgung fehlender Daten, Prüfung von Auffälligkeiten, Einhaltung der Cut-off-Zeiten
  • Pflege von Abwesenheiten, Krankmeldungen, Urlaub und Überstunden
  • Durchführung operativer Prüfungen (Sätze, Daten, Stunden, Freigaben, Statusänderungen) zur Vermeidung von Payroll- und Rechnungsfehlern

Kunden- & Mitarbeiterbetreuung im operativen Tagesgeschäft

  • Primärer operativer Ansprechpartner für Mitarbeitende und Kund:innen
  • Direkte Lösung von Themen zu Vertrag, Zeiterfassung und Prozessen
  • Professionelle Bearbeitung von Beschwerden; Dokumentation und Eskalation
  • Konsequentes Nachhaken und Abschließen bei Kunden und Partnern – kein passives Nachfassen

Systeme & Prozessumsetzung

  • Anleitung von Mitarbeitenden und Kund:innen bei den Workforce-Systemen (z. B. EasyTemp oder vergleichbare Tools)
  • Sicherstellung der korrekten Nutzung von Zeiterfassung und Spesenabrechnung
  • Erkennen wiederkehrender Probleme und Entwicklung konkreter Verbesserungsvorschläge

Rechnungslegungs-Vorbereitung & Reporting

  • Unterstützung der Rechnungszyklen durch Validierung der Payroll-Eingaben und Bereitstellung der Fertigmeldung
  • Pflege operativer Tracker und frühzeitiges Aufzeigen von Risiken und Engpässen

Multi-Country-Anpassung (DACH)

  • Einarbeitung und Anwendung länderspezifischer Regelungen in der gesamten DACH-Region
  • Sicheres Wechseln zwischen Systemen, Vorlagen und rechtlichen Rahmenbedingungen ohne Präzisionsverlust
  • Übertragung der operativen Kernlogik auf andere Länder
  • Aufbau persönlicher Playbooks und Checklisten je Land
  • Frühzeitiges Aufzeigen von Unterschieden, Risiken und Lücken

Gesuchtes Profil

  • Nachweisbare Erfahrung in Staffing-Operations oder Workforce-Administration in einem hochvolumigen, deadline-getriebenen Umfeld
  • Souveräner Umgang mit Druck und echter Business-Verantwortung
  • Sehr schnelle Auffassungsgabe für neue rechtliche und operative Rahmenbedingungen
  • Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (C1/C2)
  • Starke operative Disziplin: Checklisten und Validierungen als Standard
  • Proaktive Problemlösermentalität
  • Hohe kognitive Flexibilität innerhalb klarer Strukturen
  • Absolute Vertraulichkeit und Datenintegrität
Other information:

Arbeitsstil – Nicht verhandelbar

  • Sie fühlen sich in strukturierten Umgebungen mit klaren Regeln und Routinen wohl
  • Sie halten Prozesse konsequent ein – und passen sie intelligent an, wenn sich Rahmenbedingungen ändern
  • Sie denken, antizipieren und handeln innerhalb von Strukturen
  • Sie eskalieren frühzeitig, wenn Payroll, Verträge oder Lieferfähigkeit gefährdet sind
  • Sie dokumentieren, stimmen ab und schließen konsequent ab
  • Sie haben Stolz in Zuverlässigkeit: Genauigkeit, Schnelligkeit und Ownership