Customer Service Executive

- What you will be doing
ZIEL DER STELLE:
Erste Anlaufstelle für Key Accounts für Beratung und Ausarbeitung von massgeschneiderten Lösungen von zeitkritischen, komplexen und temperatursensiblen Sendungen (GDP/GMP) sowie deren Bearbeitung und Abwicklung zu Luft und Strasse.

VERANTWORTLICHKEITEN:
Erster Ansprechpartner für unsere Kunden.
- Betreuung des Kundenstamms und Kontaktpflege zu Partnern;
- Entgegennahme von Transportaufträgen im Bereich Export und Import und einpflegen der Daten im TMS;
- Selbständige Abwicklung von Import
- und Exportsendungen per Luftfracht und auf der Strasse sowie Sicherstellen einer termingerechten, EDV-gestützten Sendungsabwicklung;
- Versandplanung unter Gewährleistung optimaler Lieferabläufe und Einhaltung der Standardarbeitsabläufen (SOP) und aller relevanten Vorschriften (z.B. ADR/DGR/IATA, etc.);
- Beschaffen und prüfen der notwendigen Dokumente für Export (Bewilligungen etc.)
- Erstellen der Luftfrachtpapiere
- Erstellen der Ausfuhr oder elektronische Zollabwicklung im Datensystem
- Buchen der Sendungen bei den Airlines;
- Kontrolle und labeln der Sendungen in der Niederlassung und deren Vorbereitung für den Weitertransport;
- Reverse-Management von Mehrwegverpackungen und deren rechtzeitige Positionierung am gewünschten Standort;
- Selbständige Planung der Kühlkette, inkl. Wahl der idealen “Cold-Chain” Verpackung
- Erstellung von Offerten und Bearbeitung von Reklamationen, Mitarbeit beim Deviation Management (Capa-Reports);
- Koordination mit administrativen Stellen mit dem Schwerpunkt Abrechnung und der Kontrolle des Rechnungseingangs;
- Teilnahme an internen und externen Schulungen sowie Einhalten der Termine im Online-Tool.

HAUPTAUFGABEN:
Der Stelleninhaber hat seine Aufgaben so wahrzunehmen, dass:

- alle in seinem Bereich anfallenden Aufgaben sachlich richtig, termingerecht, zügig und wirtschaftlich im Einklang mit den Standardarbeitsanweisungen (SOP) erledigt werden;
- alle entstehenden Abweichungen, Probleme und Verzögerungen unverzüglich an die vorgesetzten Stellen berichtet und dem Kunden aktualisierte Sendungs-Stati übermittelt werden;
- der Transport auf die sicherste, schnellste und effizienteste Art durchgeführt wird;
- die Anweisungen durch die vorgesetzten Stellen und das Management befolgt werden;
- die Wünsche und Erwartungen unserer Kunden nach besten Kräften erfüllt werden;
- sich die Zusammenarbeit seines Bereiches mit den anderen Stellen des Unternehmens so gestaltet, dass der Informationsfluss jederzeit reibungslos funktioniert und insgesamt eine gute Koordination gewährleistet ist.

Folgende fachliche Aufgaben hat der Stelleninhaber selbst wahrzunehmen:

- Entgegennahme von Telefonanrufen und persönliches Engagement im Dialog mit unseren Kunden, Kollegen und Lieferanten;
- Nachhaltige Beziehungen und Aufbau/Pflege von Vertrauen zum Kunden durch offene und interaktive Kommunikation, mittels der zur Verfügung gestellten Kommunikationsmitteln;
- Auswählen von Routings Erstellen von Lane Mappings unter Berücksichtigung der Laufzeiten und Kombination von Transporttypen.
- Zusammenarbeit mit Kollegen auf der ganzen Welt, um den bestmöglichen Kundenservice zu bieten;
- Kommunikation mit nationalen und internationalen World Courier Stationen und Agenten;
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Vertragspartnern / Transporteuren (Fluggesellschaften, Handling Agents, Zoll, Behörden, Grenztierärzten, Lieferanten, etc.)
- Bearbeitung von Kundenbeschwerden und initiieren des Abweichungsprozesses
- Nutzung und Pflege aller verfügbaren technischen Tools und Systemen.
- Prüfen von geplanten Abflug
- oder Ankunftszeiten von Flügen und vollständige Sendungsüberwachung während des gesamten Transportverlaufs.
- Kontinuierlichen und engen Kontakt mit den Kunden und Information über relevante Updates sicherstellen;
- Aufträge abschließen (Zuschläge, Preise eingeben);
- Kontakt und Koordination mit externen Stellen (WEMEA Control Tower) bezüglich der Organisation und Betreuung klinischer Studien in allen Phasen;
- Stellt sicher, dass die Räumlichkeiten gemäß den Sicherheitsanforderungen für Luftfracht gesichert sind, indem er die Eingänge verschlossen hält und jeden ohne gültigen World Courier-Ausweis oder Besucherausweis wegweist;
- Verhält sich höflich, freundlich und zuvorkommend gegenüber Kunden/Mitarbeiter und wahrt entsprechende Umgangsformen;
- Erscheint ordentlich und sauber gekleidet zum Dienst;

NEBENAUFGABEN:
Der Stelleninhaber ist verpflichtet, neben den oben aufgeführten Aufgaben und auf Weisung der Vorgesetzten Einzelaufträge auszuführen, die dem Wesen nach zu seiner Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben wie z.B. die Vertretung der Stelleninhaber des “Operations”.

VORGESETZTEN STELLEN:
Supervisor Customer Service, ferner Customer Service Country Manager

STELLVERTRETUNG:
Der Stelleninhaber- vertritt: Customer Service Key Accounts-
- wird vertreten durch: Custom