Coordinateur-trice évènements

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

**Coordinateur-trice évènements**

**PERIOD D'ACTIVITé**:Dès que possible jusqu’au 31.12.22

**DUREE DU CONTRAT** : Contrat à durée maximale
**TAUX D'ACTIVITE** : 80-100% (100%:40 heures/ semaine)

**Délai de postulation**: à définir

Sous la responsabilité de la responsable du pôle events, vous assurez l’organisation administrative, la coordination et la logistique de toutes les activités liées aux conférences, colloques, séminaires, webinars et autres types d’évènements organisés par l’Institut, sur les sites du Campus de la Paix. Vous analysez les besoins des clients, coordonnez avec tous les départements concernés la transmission d’informations pour la bonne exécution et la mise en place de l’évènement.

Mission, rôle et activités
- Organiser les évènements présentiels, hybrides et en ligne en respectant les délais et le budget, de la première prise de contact à la facturation finale ;
- Identifier les besoins du client, le conseiller et l’accompagner tout au long de son projet ;
- Gérer le planning des réservations ;
- Implémenter et respecter les procédures, check-lists et le logiciel de gestion des évènements Ungerboeck ;
- Elaborer les confirmations de réservations, devis complets et contrats de location ;
- Organiser les visites du site et réunions avec les clients suite à la signature du contrat ;
- Informer les utilisateurs et clients sur nos services supplémentaires (interprétation, technique, aménagement, outils digitaux) ;
- Organiser les réunions de coordination interne (selon l’importance et la complexité de l’événement) ;
- Définir les délais et coordonner avec les équipes exploitation, IT et FM l’aménagement des salles et des espaces, des zones publiques et de restauration selon les besoins du client ;
- Coordonner le catering selon le choix et besoins du client ;
- Identifier les besoins en sécurité et coordonner avec le département ou le/la responsable ;
- Assurer toutes les commandes (technique, nettoyage, sécurité, personnel, IT, etc.) auprès de nos partenaires privilégiés et prestataires externes si nécessaire ;
- Sur le terrain, accompagner les clients, vérifier l’aménagement des salles, le matériel technique, les mesures sanitaires et la sécurité ;
- En cas de besoin, suivre les paiements des acomptes et factures encore ouvertes ;
- Garantir la réception et la refacturation des prestations fournisseurs ;
- Finaliser la facturation d’après les services et équipements mis à disposition et enregistrés dans Ungerboeck ;
- Effectuer un suivi de la satisfaction client sur la base d’entretiens après l’évènement et/ou questionnaires de satisfaction.

Profil recherché
- Au bénéfice d’un CFC ou titre jugé équivalent (diplôme universitaire apprécié), vous justifiez de 3 à 5 ans d’expérience dans l’événementiel, l’hôtellerie ou les métiers de service, le milieu académique étant un plus.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens inné de l’organisation, du travail en équipe et avec des partenaires, et disposez d’une forte capacité à vous adapter aux changements.
- Fortement orienté(e) clientèle et disposant d’un grand sens du service, vous êtes proactif(ve) et autonome. Etant créatif et ayant l’esprit d’initiative, vous cherchez les solutions tout en prévenant les problèmes.
- Vous avez de l’expérience dans l'organisation d'événements virtuels, en face à face et/ou hybrides. Vous connaissez les différentes plateformes (Cisco Webex, Zoom, Teams, etc.) et êtes très à l’aise avec les derniers outils digitaux.
- Votre polyvalence vous permet d’être performant(e) sur des sujets aussi variés que sont l’organisation d’évènements, la relation avec le client, et la coordination avec les équipes internes et les prestataires.
- Vous pouvez démontrer une aptitude à la communication, vous savez travailler de manière agile et transverse dans un style bienveillant.
- D’excellente présentation, vous êtes méthodique, performant(e) et endurant(e) face à la masse de travail et savez gérer les priorités.
- A même de travailler en flux tendus avec pics d’activité, vous êtes capable de vous rendre disponible de façon flexible (horaires décalés, week-end et jours fériés).
- De langue maternelle anglaise ou française, vous disposez d’un excellent niveau à l’oral comme à l’écrit dans l’autre langue.
- Vous faites preuve d’une excellente maîtrise des outils bureautique (suite MS Office).
- Votre connaissance du milieu de la restauration serait un atout.
- Votre connaissance et maîtrise du logiciel Ungerboeck seraient un plus.

Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorisons la diversité au sein de notre Institut. Nous recrutons sans préjugé en matière d’âge, de situation familiale, d'handicap, d’o