Assistant ou Assistante de Direction

**Description de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le poste est rattaché à la Direction infrastructures et immobilière. Cette direction a pour mission de définir une stratégie du parc immobilier, de développer la cohérence du suivi des grands projets selon le schéma directeur hospitalier 2022-2040 en partenariat fort avec les principaux services de l’Etat rattachés au département du territoire, au département des infrastructures et celui de la santé, d'optimiser le suivi des surfaces et sa planification future, tout en garantissant un bon fonctionnement des services. Plus de 230 professionnelles et professionnels réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.

**Description du poste**:
En tant qu’assistante ou assistant de direction, vous êtes le soutien opérationnel privilégié du directeur de la Direction Infrastructures et Immobilière dans le cadre de ses activités quotidiennes. Vous assumez en complète autonomie les tâches de secrétariat, d’administration, de coordination et d’organisation nécessaires au bon fonctionnement de la direction, en veillant systématiquement au respect des délais impartis.

Votre proactivité et votre sens des initiatives vous permettent de recueillir les informations pertinentes à l'attention du directeur et de les lui transmettre de manière synthétique, au moment opportun. Vous identifiez les priorités et en garantissez une gestion efficace. Vous anticipez les besoins et proposez des solutions adaptées.

Vous élaborez la correspondance et les documents administratifs liés au bon fonctionnement de la direction, triez rigoureusement et gérez au quotidien les messageries et le courrier du directeur et faites la synthèse des éléments importants tout en établissant une priorisation efficace. Vous mettez en place et gérez un système de classement pour les documents physiques et numériques en lien avec les systèmes existants de l’institution et des différents services.

Vous gérez également l’agenda du directeur en tenant compte des contraintes et des échéances stratégiques.

Vous organisez les séances liées aux diverses activités de la direction, vous préparez la documentation y relative, garantissez la prise des procès-verbaux, leur diffusion et le suivi des actions, et préparez les salles avant les réunions.

Vous tenez à jour et suivez l'échéancier des suspens, sollicitez les personnes concernées pour tenir les échéances et consolider les différents éléments à destination du directeur et cela en toute autonomie.

Dans ce rôle, vous avez l'opportunité de coordonner des projets institutionnels de la direction et la gestion de certains projets sur délégation.

Grâce à votre professionnalisme, votre rigueur, votre efficacité et votre discrétion, vous garantissez une image positive et collaborative de la direction et conservez la confidentialité totale des situations traitées. Vous gérez les relations avec les différents organismes internes et externes en adoptant une attitude orientée « solutions » à l'interne comme à l'externe.

**Qualifications**:
Vous êtes titulaire d'un diplôme d'assistant ou assistante de direction ou de formation jugée équivalente et possédant au minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire. Une expérience dans le secteur de l’immobilier et/ou du bâtiment est un atout.

De nature organisée et discrète, vous faites preuve de rigueur et de précision dans vos activités. Votre sens des priorités et de prises d'initiatives vous permet de travailler de manière autonome.

Vous avez une bonne capacité à travailler en équipe et à développer des relations harmonieuses avec les différents partenaires internes et/ou externes grâce à votre diplomatie, votre entregent, votre écoute.

Vous faites preuve d'une bonne capacité d'analyse et de confidentialité.

**Informations complémentaires**:

- Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de postes : 1
- Taux d'activité : 100 %
- Classe de fonction : 14
- Contrat : CDD jusqu'au 31.12.2025

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.