Secrétaire Médical.e

**Description de l'entreprise**

Avec plus de 10'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres-clefs de l’année 2020 en cliquant ici.
Comptant près de 1'000 collaboratrices et collaborateurs, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d'anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible de la patientèle.
Les consultations multidisciplinaires de la douleur ont pour mission d’offrir une évaluation et une prise en charge multidisciplinaire visant à améliorer les douleurs et/ou la gestion des douleurs, et également à améliorer le fonctionnement physique, psychologique, social et professionnel des patient-es. L’équipe des consultations élabore avec chaque patient-e un programme thérapeutique individualisé adapté à sa situation.
Les spécialités médicales représentées dans les consultations sont les suivantes: anesthésiologie, pharmacologie et toxicologie cliniques, médecine interne générale, médecine physique et de réadaptation, neurologie, psychiatrie et rhumatologie. L’équipe comprend également des psychologues, infirmières spécialisées et pharmaciens pharmacologues.
En complément des soins dont bénéficient directement les personnes prises en charge, les consultations multidisciplinaires de la douleur sont aussi en charge d'organiser et d’assurer une formation pré, postgraduée et continue dans le domaine de la prise en charge des douleurs ainsi que de mettre en œuvre des protocoles de recherche clinique.

**Description du poste**

Vous assurez toutes les tâches administratives en lien avec la consultation de la douleur, qui est directement rattachée au Département de médecine aiguë.
Vous gérez la planification des consultations (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente.
Vous assurez la réception des appels téléphoniques et l’accueil physique des patient-es et/ou de leurs proches.
Vous gérez les dossiers et réclamations des patient-es et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation. Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l'activité.
Vous organisez et préparez des colloques multidisciplinaires.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

**Qualifications**

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical-e, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie de 2 à 3 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de
rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Doté-e d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes autonome, dynamique, rigoureux-se et précis-e dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

**Informations complémentaires**

Lieu de travail : Cluse-Roseraie - locaux de