Assistant Front Office Manager(M/w/d) Mit Eintritt

Assistenz / Sekretariat

„Le Mirabeau Hotel und SPA**s“ ist ein Hotel mit insgesamt 70 Wohneinheiten. Die Hotelzimmer und Suiten befinden sich auf die zwei Hauptgebäude verteilt, und werden durch die neuen serviced Apartments im Chalet Antoine, welches sich gleich gegenüber befindet, komplettiert. Das Hotel befindet sich im ruhigeren Teil des Dorfes und bietet einen majestätischen Blick auf das Matterhorn und die umliegende Mischabel-Bergkette. Mit unserem renommierten Restaurant Veranda (alpin&casual), unserem neu eingeführten Restaurantkonzept „Marie’s Deli“ sowie „Le Bar“ und unseren Event-Räumlichkeiten in der „Josef’s Wine Lounge“, legen wir einen starken Fokus auf die Restauration oder anders gesagt, auf „die Kunst des Lebens“. Unsere Gebäude und die kürzlich renovierten Zimmer sind im modernen alpinen Stil eingerichtet. Das „Alpine Hideaway Spa“ verfügt über mehrere Saunen, Dampfbäder und Ruheräume. Dazu kommt noch ein neu gebauter Pool, welcher zu den grössten von Zermatt gehört und auch ein Whirlpool beinhaltet. Mehrere Behandlungsräume in welchen man z.B. eine Wein-Therapie oder eine Schokoladenmassage buchen kann, runden unser Wellness Angebot ab.
- **Troubleshooting**: von Gästereklamationen, Feueralarm, Problemen mit Mitarbeitern, einem Departement das überlastet ist, bis hin zum Unterhalt unser zwei GebäudeSie unterstützen die zwei Direktionsmitglieder wo auch immer es gerade „brennt“. Bei dieser Tätigkeit zählen wir auf Ihre „learning by doing“ Einstellung.
- **Manager on Duty Dienst**: während der Abwesenheit der Direktion. Verantwortung über den gesamten Betrieb, Sicherstellung der Qualität Standards, der Sicherheit, und den Reibungslosem Ablauf des Services in den verschiedenen Departements.
- **Human Resources**: sie helfen mit bei der Ausschreibung der offenen Positionen (Pflege online Portale), der Bewerberselektion sowie administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Personalwesen (Überstundenmanagement, Kontrolle der Mitarbeiter-unterkünfte, Organisation der Mitarbeiter Eintritte und Austritte, etc.)
- **Rooms Division**: sie unterstützen das Team von vier Rezeptionisten/innen sowie die Front Office Managerin aktiv bei der Betreuung unserer Gäste (check-in/out, Verkauf per Telefon, etc.) sowie dem schreiben und der Kontrolle der Korrespondenz (Offerten & Bestätigungen für FITs, Gruppen und TOs) und erledigen anfallenden Büro
- und Rezeptionsarbeiten (z.B Menu Übersetzungen). Sie übernehmen selbständig Schichten am Front Office. Die optimale Organisation des täglichen Geschäftes besonders an hektische An
- und Abreisetagen unterliegen Ihrer Verantwortung. Spezieller Fokus auf die Betreuung unserer langjährigen Stammgäste.
- **Projektmanagement**: je nach Arbeitsvolumen und Saisonalität übernehmen Sie eigenständig Projekte (Beispiele aus der Vergangenheit: Rebranding Projekt für unser Hotel & Restaurants, Q2 Qualitätssiegel)
- **Food & Beverage**: Aushelfen im Service unserer 4 F&B Outlets während der Rush-Hour. Programmierung und Arbeiten mit dem Kassensystem Xenia Topos, Menu planning (vor allem à la carte Menu von Marie’s Deli),
- **Events**: Organisation und Ausführung von in-house Tagungen, kleinen Hochzeiten, Apéros, Festtage etc. Sowie externe Caterings und Foodtruck Events.
- **Accounting & Finance**: Tagesabschluss sowie Monatsabschluss, Führung des Kassabuches, Kontierung der Rechnungen, Lieferscheinkontrolle.
- Sie sind eine offene, flexible Person, die Service und Lösungsorientiert ist, und bei Stress ruhig und gelassen bleibt
- ein kommunikativer „customer mindset“ und Verhandlungssicherheit in Deutsch, Englisch und Französisch (in Wort und Schrift)
- umfangreiche EDV Kenntnisse: Microsoft Office vorgeschrittener Umgang mit PMS Protel, Microsoft Outlook, Pluspunkt: Erfahrung mit Distribution-Lösungs-Softwares wie z.B. Hotel Spider, und direkt Buchungs-Plattformen wie GHIX by Superbooking.
- Sie sind eine gepflegte Gastgeberpersönlichkeit, die ein Wirkungsfeld in einem jungen, familiär geführten Hotel mit internationalen Gästen schätzt
- Sie sind gewillt, sich für mindestens ein Jahr, wenn möglich 1.5 Jahre zu verpflichten