Admin/hr Support

vor 2 Wochen

Bern, Schweiz Enigma Vollzeit

**Wanted: Administrative support ENG/GER 50%**

Our team is growing - we need some additional power to ensure the Admin side of the coin is under control. Our Head of Talent and Administration is gasping for air, she’s seeking an organised Jedi to support her.

**We don’t like admin...**

and that’s the exact reason why we’ll love you at first sight. Our motto is: “If it can be automatized it will be”.

**What we expect you to do**

We need you to be kind and engaged with human beings and ruthless with admin and paperwork. With a team of 45 and growing, our company has reached a new level where we need more hands on deck.

**On the Admin side**

Like a lighthouse in a storm, you will act as a beacon of stability in a dynamic and sometimes fast-paced atmosphere. Accurate paperwork, deadline planning and autonomous management are key here.
- Manage electronic post mail
- Support on internal invoices
- Ad-hoc office service needs (stationery, repairs coordination with landlord, manage our maintenance helpers if needed)
- monthly credit card report & check
- upkeep of spreadsheets from different departments
- All other admin stuff

**On the HR side**

Get ready to support our HR lead with the exponential growth track we are on.
- Dispatching monthly salary certificates
- Prepare new arrivals (create new profiles, activate work tools, new laptops, etc.)
- Manage departures (draft work certificates, paperwork, etc.)
- Handle admin side of sickness/ accident insurance
- Assist the onboarding and support of new interns
- Organize team events of sometimes several days

**Your Jedi skills**
- Quick at learning new processes, technology, and ability to assimilate existing systems and processes
- Strong outgoing communicator
- MEGA - structured and organised
- Ability to be discrete and maintain confidential information
- Expertise with Google Suite: Gmail, GCalendar, Google Docs+Sheets, Slack - or digital native
- Understanding of how to prioritize and respond accordingly
- Team-player who operates in a fast-paced team-oriented setting
- Troubleshoot and assist with various logístical and day-to-day minor issues
- Comfortable to work remotely part of the time
- Capacity to anticipate needs and take initiative
- You love to wear sneakers to work
- You love all things digital, apps, hacks, etc..
- You love digital marketing and communication (you could be pulled in to help out on various projects)

**We need you**

You like working in a young and dynamic team, you don’t need anyone to manage your work time, you love a flexible calendar and you want to run your tasks in complete autonomy. On top of that, we need you to be the human equivalent of a Swiss army knife.
- Administrative profile (some previous administrative experience required)
- Experience in a startup is a plus
- Good sense of humor (is a must to get along with the HR/Admin Lead)
- **Fluent in German**
- **English spoken/ written - C1 level is a minimum**

When do you start ?** NOW **

Are you the hero this profile refers to?

Don't wait and send your profile now

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