Office & Project Administrator

vor 16 Stunden

Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

Position Responsibilities:
**Office - / Projekt Administrator (m/w/d)**

Stellenbeschreibung

Teilzeit oder Vollzeit, 100 %

IPS-Integrated Project Services GmbH ist ein in Basel ansässiges Beratungs
- und Planungsunternehmen für alle Phasen von ingenieurtechnischen Ausführungsprojekten von Anlagen zur Herstellung von pharmazeutischen Produkten mit Schwerpunkt auf Biopharmazeutika. IPS ist mit über 1.800 Mitarbeitern weltweit in über 23 Büros und 10 Ländern führend in der Planung und Ausführung von komplexen Einrichtungen der pharmazeutischen Industrie. Wir suchen Personen, die daran interessiert sind sich unserem partizipativen und tatkräftigen lokalen Team in der Schweiz anzuschliessen.

IPS bietet eine interessante Herausforderung in unserem wachsenden Schweizer Unternehmen und eine flache Organisationsstruktur und ein kollaboratives, transparentes Arbeitsumfeld.

**Ihre Aufgaben**

Erledigung aller gängigen administrativen Büroaufgaben, allgemeine Betreuung der Teams sowie die administrative Betreuung der Projekte (Projektadministration) in enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und dem zentralisierten Support in Grossbritannien und den USA.

Ihre Aufgaben gemäss Aufgabengebiet:
**Office Administration**:

- Empfang, Postbearbeitung
- Meeting Management (Begrüssung/Führung der Gäste, Catering, Getränke, etc.)
- Erfassung von Stundenzetteln, Spesenabrechnungen, etc.
- Allgemeine Bestellungen, Abrechnungen und Lieferantenüberprüfungen

**Projekt Administration**:

- Verwaltung von Projektdokumenten und deren Ablage, Projektanlage in Systemen
- Unterstützung und Erstellung von Projektunterlagen hinsichtlich Vollständigkeit, Qualität und termingerechter Lieferung
- Planen und Teilnahme an Projektbesprechungen, erstellen und verteilen von Sitzungsprotokollen, Aktionslisten und mehr.
- Hilfe bei der Dokumentenkontrolle und formeller Projektkommunikation mit Hilfe von spezifischen Softwareprogrammen (Sharepoint, Procore)
- Kommunikation mit lokalen Kunden, Partnern, Subunternehmern und Lieferanten

Qualifications & Requirements:
**Ihr Profil**
- Abgeschlossenes Studium zum BSc in Business Administration, kaufmännische Ausbildung oder ähnlicher Abschluss
- Berufserfahrung in Büroadministration/Projektassistenz
- unternehmerisches Denken, Fähigkeit in einer neuen Büroumgebung arbeiten zu können
- Flexible, belastbare und zuverlässige, freundliche Persönlichkeit
- Teamplayer, sowie kundenfreundliches und kundenorientiertes Verhalten
- Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Sprachen: Fliessend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich, Französisch von Vorteil
- Freude an präzisem, strukturiertem und selbständigem Arbeiten
- Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, Outlook)

Company Overview:
**About Us**

**Specialties**

Process Architecture, Process Design, Engineering, Construction, Commissioning, Qualification, LEAN Project Delivery, Strategic Master Planning, Energy Conservation Management, Project Controls, Program/Project Management, Operations/Logistics Strategy and Planning, EPCMV and Staffing Services.

IPS is an equal opportunity, affirmative action employer of protected veterans (M/F/D/V).

  • Office Administrator

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Deciphex Vollzeit

    **About the Company** Through the work that we do, the team at Deciphex helps pharma to accelerate the process of essential drug development and helps cancer patients get timely and accurate diagnosis. Founded in Dublin in 2017, Deciphex has scaled rapidly to a team of over 100 people and counting who are providing software solutions to address the...

  • Project Management Officer

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    * IT - Project Management * Basel-Stadt * Contracting * Teilzeit, 40-50% * per sofort mit Option auf Verlängerung) * PMO, Project Management, Jira, MS Office **Ihre Aufgaben:** * Verantwortung für die interne und externe Projektkommunikation, einschließlich der Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und Dokumentationen * Koordination und...

  • Project Manager Biopharma Switzerland

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

    Position Responsibilities: Our business in Switzerland continues to grow! We, IPS Integrated Project Services, are a US-headquartered global leader in the leadership and execution of advanced facilities engineering and design. Globally represented in 17 countries, with 45 offices and 3000+ professionals worldwide, IPS provides technical consulting,...

  • Manufacturing IT Systems Engineer

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Datalynx AG Vollzeit

    A leading pharma manufacturing company is seeking a System Engineer/Administrator in Basel. The ideal candidate will have expertise in systems administration, Computerized System Validation, and fluency in German and English. You will support infrastructure in a manufacturing environment and work on small projects. This role requires a service-oriented team...

  • Manufacturing IT Systems Engineer

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz CTC Vollzeit

    A leading Swiss multinational healthcare company in Basel is seeking a System Engineer / Administrator with expertise in MES and SCADA. The ideal candidate must have relevant IT experience, fluent German and English, and a Swiss working permit. Responsibilities include system administration and project participation within the Pharma Manufacturing sector....

  • MES Systems Engineer

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz SimplyVision Vollzeit

    A dynamic IT solutions provider in Basel is seeking a System Engineer / Administrator. The role involves system and infrastructure administration, coordination of IT partners, and active participation in projects. Candidates must have a relevant IT apprenticeship, systems administration experience, and be fluent in both German and English. The position is...

  • System Engineer/Administrator

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz CTC Vollzeit

    System Engineer/Administrator – Our client is a leading Swiss multinational healthcare company headquartered in Basel, Switzerland. Operating in Pharmaceuticals and Diagnostics, it is one of the world’s largest biotech companies and a global leader in in-vitro diagnostics and cancer treatments. Our client is known for its strong focus on innovation,...

  • System Engineer/Administrator

    vor 22 Stunden

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Randstad Digital Vollzeit

    Are you an experiencedSystems Administratorwith a clear focus onProduction IT? We are looking for you to secure the smooth operation of our facilities, manage theIT infrastructurein manufacturing, and actively contribute to digital development Our client, a leading pharmaceutical company in Basel is looking for System Engineer/Administrator.Tasks &...

  • Project Management Officer

    vor 4 Wochen

    Basel BS, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Project Management Officer (PMO) m/w/d, Basel-Stadt Für unseren Kunden, eine öffentliche Institution aus dem Bildungswesen in Basel, suchen wir eine:n erfahrene:n Project Management Officer (PMO) Ihre Aufgaben: Verantwortung für die interne und externe Projektkommunikation, einschließlich der Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und...

  • Project Management Officer

    vor 3 Wochen

    Basel BS, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Project Management Officer (PMO) m/w/d, Basel-Stadt Für unseren Kunden, eine öffentliche Institution aus dem Bildungswesen in Basel, suchen wir eine:n erfahrene:n Project Management Officer (PMO) Ihre Aufgaben: Verantwortung für die interne und externe Projektkommunikation, einschließlich der Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und...