Facilities & Office Manager

POSTE

Notre manufacture horlogère, La Fabrique du Temps Louis Vuitton, recherche un ou une Facilities & Office Manager. Au sein de l’équipe Administration & Finance, rattaché au Directeur Finance, vous aurez comme responsabilité d’animer l’ensemble des processus touchant à l’immobilier, au parc machines et à la conciergerie du site. Vos responsabilités seront les suivantes:
Maintenance immobilière
- Déployer, en lien avec la Direction Immobilière, un diagnostic patrimonial complet et mettre en œuvre l’ensemble de ses conclusions dans une logique d’optimisation des paramètres qualité perçue / délai / coûts / environnement
- Piloter le plan pluriannuel des travaux d’entretien et de maintenance en s’appuyant sur l’expérience acquise mais aussi sur les compétences des prestataires spécialisés. Déployer une logique make or buy optimisée. Assurer les contrôles techniques réglementaires et la veille associée.
- Prendre en charge la maintenance immobilière courante et piloter le portefeuille contractuel et les appels d’offre couvrant ces activités. Proposer, de manière régulière, des prévisions budgétaires et un suivi contractuel, en lien avec le Contrôle De Gestion
- Animer des réunions de pilotage avec les prestataires de maintenance, fiabiliser les rapports d’activité de ceux-ci

Aménagements
- Être l’interlocuteur privilégié de la Direction immobilière en ce qui concerne les solutions techniques mises en œuvre lors des travaux d’aménagement, s’assurer de la conformité de ces solutions par rapport aux infrastructures de chaque bâtiment.
- Définir le cahier des charges des aménagements à prévoir. Proposer des solutions agiles, en autonomie ou selon la taille des projets, en lien direct avec la Direction Immobilière
- Gérer les appels d’offre des prestataires et entreprises nécessaires à la bonne réalisation du cahier des charges
- Piloter les prestataires choisis et vérifier la bonne exécution des travaux dans une logique de « maitre d’œuvre » interne
- Animer un planning général (Plan Directeur) de niveau industriel, incluant les étapes de la croissance du site. Mettre en adéquation le volet financier avec le pilotage agile demandé par Comité de Direction

Responsabilité Sociale et Environnementale
- Piloter les démarches de mise aux normes et anticiper les enjeux énergétiques
- Renforcer les outils de suivi des énergies et fluides sur le parc des bâtiments et continuer à mettre en place des solutions techniques visant à réduire nos consommations d’énergies de manière significative, sur la base de KPI
- Mettre en place les plans nécessaires aux évolutions des lois de transition énergétique dans le domaine de l’immobilier
- Être le garant du respect des bonnes pratiques environnementales du quotidien, auprès de l’ensemble des collaborateurs

Hospitalité et conciergerie et autres missions
- Proposer et mettre en œuvre l’ensemble des processus permettant de recevoir dans des conditions d’excellence nos invités, en mettant à disposition des processus d’hospitalité de haut-niveau en lien étroit avec le Responsable Financier et l’équipe de Coordination Administrative et Visites.
- Veiller à l’excellence de la restauration des collaborateurs et des invités sur le site dans le respect des budgets
- Créer une stratégie de conciergerie simplifiée à disposition des collaborateurs, en lien étroit avec l’équipe Ressources Humaines
- Mettre en place un processus de back-up avec le Responsable Sureté / Sécurité / Conditions de Travail

PROFIL

Ce poste requiert une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur horloger

Ces missions nécessitent une très forte autonomie et agilité ; l’ensemble de ces missions sont en effet à considérer à une échelle de 3 sites de tailles différentes, alliant les métiers de l’artisanat de luxe, de l’industriel et l’administratif et ce, dans un cadre très exigeant de réception clients

La gestion et la vulgarisation de projets complexes est indispensable, ainsi que les maitrise des outils associés