Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Geneve, Schweiz EPFL Vollzeit

EPFL, the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne, is one of the most dynamic university campuses in Europe and ranks among the top 20 universities worldwide. The EPFL employs more than 6,500 people supporting the three main missions of the institutions: education, research and innovation. The EPFL campus offers an exceptional working environment at the heart of a community of more than 17,000 people, including over 12,500 students and 4,000 researchers from more than 120 different countries.

**Administrative Assistant (20%)**:
**Main duties and responsibilities include**:

- Accounting management of the lab’s budget, grants, and third-party funds (e.g., salaries, expenses, credit card, purchases, budget forecasting, financial reporting)
- Staff administration (e.g., HR follow-up, visas, employment contracts, welcoming new joiners, etc.)
- Organization of visitor’s venue (visas, logistics, travel, and accommodation)
- Organization and coordination of conferences, seminars, and travel of collaborators
- Provision of general support and logistics to the lab to ensure effective operation of research activities.
- Management of the lab infrastructure
- Communication (group website, social media) of the lab

**Your profile**:

- Full proficiency in both French and English is mandatory (both written and spoken)
- Computer proficiency with a strong command of Excel, Word, PowerPoint, Outlook
- Confident and precise with budget organization and accounting
- Ability to interact respectfully with all levels of faculty, staff, and students in a multicultural/international environment
- Clear, effective, and professional communication skills both verbally and in writing
- Flexible mindset to manage changing priorities and tackle conflicting demands
- Self-driven with initiative and drive, ability to handle deadlines and multitasking
- Effective time-management, rigorous and attentive to detail
- Problem solver and critical thinker, solution-oriented in the face of challenges
- Team-oriented and committed to continuous growth with the group
- Previous experience as an administrative assistant or working with project management; previous experience at EPFL is a strong asset

**Start date**:
Ideally December 23 but January 24 at latest

**Term of employment**:
Fixed-term (CDD)

**Work rate**:
20%

**Duration**:
12 months contract, renewable

**Remark**:
**Reference**:
Job Nb 3033

  • Assistante Administrative

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Pour l’un de nos clients, une société spécialisée dans le courtage en assurances, nous recherchons une: **Assistante Administrative** « Poste fixe » **Vos missions**: - Constitution et suivi des dossiers - Création de documents commerciaux, supports de présentation - Réalisations d’études commerciales - Organisation des déplacements et...

  • Assistante Administrative Junior

    Vor 4 Tagen

    Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Notre client, une société suisse au centre de Genève, recherche pour compléter son équipe, une **Assistante Administrative Junior** Nous recherchons une jeune assistante de bonne humeur, agréable, travailleuse et possédant le sens de l’humour pour bien s’intégrer dans l’ambiance existante. **Tâches**: - Support administratif courant -...

  • Assistante Administrative RH

    vor 19 Stunden

    Geneve, Schweiz Axepta SA Vollzeit

    Nous recherchons pour le compte de l'un de nos clients, basé dans le canton de Genève: **Assistante Administrative RH (F/H)** Mission temporaire de 3 mois (reconductible) **Votre mission**: Fournir un support administratif au département RH - Gérer les différentes tâches administratives liées au cycle de vie des employés (saisie et mise à jour des...

  • Assistante Administrative Bâtiment

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz Groupe PGN Vollzeit

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une **assistante administrative** au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse. Le poste se trouve à Genève. Votre mission: - accueil téléphonique et physique - gestion du planning de l'équipe d'intervention - gestion du courriers entrants et sortants - rédaction...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz EPFL Vollzeit

    Critères de l'offre Description du poste **Your mission**: The Laboratory for Soft Bioelectronic Interfaces (LSBI) is looking for an administrative assistant to support Prof. Stéphanie Lacour in the administrative and financial management of her research lab. **Main duties and responsibilities include**: - Provision of general support and logistics to...

  • Assistante Administrative 60%

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Pour le compte de notre client, petit bureau actif dans le domaine immobilier en centre-ville de Genève, nous recherchons une: **ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (60%)** **Obligatoire**: présence tous les après-midis et mercredi toute la journée **Votre mission** - La gestion des appels téléphoniques - La gestion et le suivi des dossiers - La rédaction et...

  • Assistante Administrative Bâtiment 80%

    vor 1 Woche

    Geneve, Schweiz Groupe PGN Vollzeit

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une **assistante administrative gestionnaire facturation** à **80% **au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse. Le poste se trouve à Genève. Votre mission: - accueil téléphonique et physique - rédaction de devis et facturation - relance facture clients -...

  • Assistante Administrative Billingue Fr/all

    vor 19 Stunden

    Geneve, Schweiz BM EMPLOI SA Vollzeit

    **BM EMPLOI SA**, acteur Suisse Romand majeur dans l’univers du conseil en recrutement dans les domaines du Bâtiment, de l’Industrie, de l'Électricité et des métiers Tertiaires, nous recherchons, pour l'un de nos clients sur le canton de Genève, un(e) **Assistante administrative bilingue FR/ALL H/F** **Vos missions**: - Accueil téléphonique -...

  • Assistante Administrative Fra/ang 100%

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Notre client, une Société Genevoise, cherche sa/son futur(e) **Assistante administrative FRA/ANG à 100%** **Tâches principales du poste**: - Au service du projet institutionnel, La gestion des appels téléphoniques - La gestion et le suivi des dossiers - La rédaction et la mise en page de documents, de rapports - La gestion des agendas - La demande...

  • Assistante Administrative Et Technique Secteur

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz MAGNETIC EMPLOIS SA Vollzeit

    Mandatés par un client deux clients du secteur du bâtiment (CVC et Menuiserie), nous sommes à la recherche d': **ASSISTANTS AMINISTRATIFS ET TECHNIQUE secteur bâtiment (H/F)** **Vos responsabilités**: - Gestion générale administrative - Correspondance - Suivi des offres et des devis - Facturation - Soumissions - Relations avec fournisseurs et...