Executive Search Assistant 100 % | Hybrid

vor 20 Stunden

Zürich, Schweiz Company: Non-disclosed Vollzeit

About the Role
You become the backbone of support for two intelligent and collaborative business managers as their Executive Assistant. In this facilitative role, you'll enhance their efficiency, contributing to their projects while thriving in a friendly and stable work environment. You will be supporting all aspects of client engagements; thus, the role requires you to be capable of planning, executing, and finalizing projects according to deadlines. This includes coordinating the efforts of the project team, clients, and candidates to deliver assignments according to plan. You take ownership of processes with the ability to direct all the elements that come together in a successful mandate, maintaining discreet handling of all interactions with senior-level clients, candidates, and partners. By working closely with the consultants in a business-focused role, you will quickly become a core team member.

About the Role | Your Tasks & Responsibilities

  • Compose, prepare, and edit all assignment-related documents, i.e., confirmation letters, position and candidate specifications, candidate reports, target lists, closeout letters, reference reports, and PowerPoint presentations.
  • Serve as client liaison, team up with consultants in their activities, and proactively assist with various client needs.
  • Provide a bridge for smooth interaction within the project team (peers, consultants, research), establish and build positive relationships, and regularly interface with high-level executives involved in confidential projects.
  • Support Leadership Advisory in composing reports.
  • Maintain the global database, including all client and internal documents, notes, emails, and appointments.
  • Arrange client and business development meetings and assignment-related interviews, and coordinate travel and agendas for consultants and external parties.
  • Work with consultants and research to ensure all deadlines are met, and client and candidate needs are served.
  • Produce high-quality client deliverables, ensuring completion within designated timeframes.
  • Prioritize conflicting needs, handle matters promptly, and follow through on projects to successful completion.
  • You work across multiple disciplines and occasionally delve into unfamiliar territory.
  • You will assist with client invoicing and expense reports and support other EAs with work overflow, as capacity allows.


About You.
You are dedicated, efficient, and highly organized - a self-starter who can quickly adapt to and execute tasks with little supervision and be flexible regarding responsibilities. Unfazed by last-minute changes to plans, you are at ease dealing with the unexpected. You are a go-getter who can cope with tight schedules and is fun to work with.

  • A commercial degree is required. Further education, such as a paralegal certificate, CAS Digital Office Management, or «Direktionsassistenz,» is a plus.
  • 5+ years of experience supporting senior leaders, ideally in consulting, legal services, or hotel/hospitality. Client management experience will be advantageous.
  • You have excellent written and verbal communication skills in German and English.
  • You possess outstanding execution skills, driving tasks to completion with efficiency, and attention to detail.
  • You are an agile thinker, able to analyze situations accurately and decide the proper course of action.
  • You display confidence and competence in engaging with the C-suite and have advanced skills in creating high-quality materials tailored for executive audiences.
  • You combine intellectual agility and curiosity to stay informed about business and industry needs, and you can grasp the fundamentals quickly.
  • You have a very high energy level and must enjoy working on multiple assignments simultaneously.
  • You are a natural collaborator who contributes to collective resources and is invested in the team's success.
  • You possess social competence with a strong sense of gravitas - acting as an ambassador for the company.
  • You prioritize client needs while consistently maintaining the highest standards of quality and excellence.
  • You maintain the confidentiality of client and candidate information and protect it as appropriate.
  • Proficiency in the MS Office suite, Teams and database management; excellent calendar management skills (Outlook).


What's in it for you?
Our client offers a motivating environment and an incredibly friendly and inclusive work culture. Not only will you be part of a fantastic team, but you will also enjoy working for a reputable firm. The position offers more than a traditional assistant's role, as you will take on a great deal of responsibility while working with agile people in frequent contact with today's leaders. The company offers excellent fringe benefits and hybrid work 1–2 days per week. If you are looking for an exciting new challenge, and you have the skills and experience required to succeed, please submit a package (one PDF) containing your CV, a motivation letter, reference letters, and diplomas to apply@barnickelfellows.chquoting «Assistant ES25».

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68

  • Executive Search Assistant 100 % | Hybrid

    vor 15 Stunden

    Zürich, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

    Ref. «CEO Assistant Zug»An exciting opportunity has come up for an ambitious assistant who is eager to work for an inspiring and down-to-earth leader with drive, empathy, a clear vision, and decades of success. Personality is the key to success. The CEO is seeking a confident, dynamic professional who can seamlessly blend direct communication, vibrant...

  • Project Manager Executive Search

    vor 23 Stunden

    Zürich, Schweiz Amrop Executive Search AG Vollzeit

    Ihre Aufgaben:Recherche: Sie definieren in Zusammenarbeit mit dem verantwortlichen Executive Search-Partner auf Kunden zugeschnittene Suchstrategien und beschaffen Informationen zu Branchen, Unternehmen und FunktionsträgernProjektmanagement: Sie verantworten den Suchprozess unter Einhaltung der Zeitpläne und Ziele in der Phase bis zur ShortlistAnsprache &...

  • Project Manager Executive Search

    vor 20 Stunden

    Zürich, Schweiz Amrop Executive Search AG Vollzeit

    Ihre Aufgaben:Recherche: Sie definieren in Zusammenarbeit mit dem verantwortlichen Executive Search-Partner auf Kunden zugeschnittene Suchstrategien und beschaffen Informationen zu Branchen, Unternehmen und FunktionsträgernProjektmanagement: Sie verantworten den Suchprozess unter Einhaltung der Zeitpläne und Ziele in der Phase bis zur ShortlistAnsprache &...

  • Fachexperte für Executive Search

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Amrop Executive Search AG Vollzeit

    AufgabenAls Executive Search Fachmann sind Sie an der Entwicklung von maßgeschneiderten Suchstrategien beteiligt und recherchieren Informationen über Branchen, Unternehmen und Führungskräfte. Sie verantworten den gesamten Suchprozess in Zusammenarbeit mit unseren Partnern und setzen sich dafür ein, dass die Ziele und Zeitpläne eingehalten...

  • Executive Search Assistant 100 % | Hybrid

    vor 23 Stunden

    Zürich, Schweiz Company: Non-disclosed Vollzeit

    About the Role You become the backbone of support for two intelligent and collaborative business managers as their Executive Assistant. In this facilitative role, you'll enhance their efficiency, contributing to their projects while thriving in a friendly and stable work environment. You will be supporting all aspects of client engagements; thus, the role...

  • Recherche-Experte für Executive Search

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    Schilling Partners AG ist eine der führenden Executive Search Beratungen in der Schweiz und blickt auf eine über 30-jährige erfolgreiche Präsenz im Markt. Wir besetzen Top-Führungspositionen in der Schweizer Wirtschaft sowie im öffentlichen Bereich – strukturiert, effizient und diskret.Recherche-Experte für Executive Search (80-100%)Als Teil eines...

  • Fachmann/in für Executive Search im Industriebereich

    vor 1 Woche

    Zürich, Zürich, Schweiz Level Consulting AG Vollzeit

    Wir suchen eine erfahrene und unternehmerisch handelnde Führungspersönlichkeit, die in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung die erfolgreiche Weiterentwicklung von Level Consulting AG gestalten möchte. Als Fachmann/in für Executive Search im Industriebereich werden Sie unsere erfolgreichste Position bekleiden.AufgabenAls Equity Partner/in gestalten...

  • Senior Executive Search Specialist

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    Seniorexpert für Executive SearchSchilling Partners AG ist eine der führenden Beratungen im Bereich Executive Search in der Schweiz. Wir suchen nach einer engagierten Persönlichkeit, um unser Team zu verstärken.Ihr Aufgabenbereich:Identifikation von Führungspersönlichkeiten, die auf unsere Mandate passenSystematische Analyse von Zielfirmen aus dem...

  • Research Consultant Executive Search

    vor 23 Stunden

    Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    schilling partners ag ist eine der führenden Executive Search Beratungen in der Schweiz und blickt auf eine über 30-jährige erfolgreiche Präsenz im Markt. Wir besetzen Top-Führungspositionen in der Schweizer Wirtschaft sowie im öffentlichen Bereich – strukturiert, effizient und diskret. Zur Ergänzung unseres wachsenden Teams suchen wir eine...

  • Research Consultant Executive Search

    vor 20 Stunden

    Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    schilling partners ag ist eine der führenden Executive Search Beratungen in der Schweiz und blickt auf eine über 30-jährige erfolgreiche Präsenz im Markt. Wir besetzen Top-Führungspositionen in der Schweizer Wirtschaft sowie im öffentlichen Bereich – strukturiert, effizient und diskret. Zur Ergänzung unseres wachsenden Teams suchen wir eine...

  • Research Consultant Executive Search

    vor 15 Stunden

    Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    schilling partners ag ist eine der führenden Executive Search Beratungen in der Schweiz und blickt auf eine über 30-jährige erfolgreiche Präsenz im Markt. Wir besetzen Top-Führungspositionen in der Schweizer Wirtschaft sowie im öffentlichen Bereich – strukturiert, effizient und diskret.Zur Ergänzung unseres wachsenden Teams suchen wir eine...

  • Research Consultant Executive Search

    vor 15 Stunden

    Zürich, Schweiz schilling partners ag Vollzeit

    schilling partners ag ist eine der führenden Executive Search Beratungen in der Schweiz und blickt auf eine über 30-jährige erfolgreiche Präsenz im Markt. Wir besetzen Top-Führungspositionen in der Schweizer Wirtschaft sowie im öffentlichen Bereich – strukturiert, effizient und diskret.Zur Ergänzung unseres wachsenden Teams suchen wir eine...

  • Projektleiter für Exekutivsuche mit Persönlichkeit

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Amrop Executive Search AG Vollzeit

    Wir suchen nach einem erfahrenen Projektleiter, der unsere Executive Search-Abteilung unterstützt und wichtige Rolle bei der Einarbeitung neuer Kunden spielt.ZielgruppeBachelor/Master-Absolventen oder kaufmännisch Ausgebildete mit Erfahrung in der Projektplanung und -koordination sind ideal geeignet.JobbeschreibungAls Projektleiter werden Sie folgende...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Leica Geosystems AG Vollzeit

    **Committed and with passion for precision we create digital reality solutions combining sensor, software, and autonomous technologies to empower a sustainable future.**: As **Executive Assitant** you will support the President by managing their calendar, priorities, and communications for efficient decision-making, while handling administrative tasks like...

  • Office Manager:in

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz COI Partners AG Vollzeit

    Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz. Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt. Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)Sie sind Teil des...

  • Office Manager:in

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz COI Partners AG Vollzeit

    Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz. Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt. Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)Sie sind Teil des...

  • Leiter/in Suchprojekte im Finanzdienstleistungssektor

    vor 2 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Amrop Executive Search AG Vollzeit

    BeschreibungWir suchen eine erfahrene Projektmanagerin/Projektmanager für unsere Executive Search-Abteilung in Zürich.Als Leiter/in Suchprojekte sind Sie verantwortlich für die Durchführung von Suchprojekten im Finanzdienstleistungssektor. Ihre Aufgaben umfassen die Recherche nach geeigneten Kandidaten, die Vorbereitung von Präsentationen und das...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Zürich, ZH, Schweiz AdNovum Vollzeit

    **Zurich** **What you're going to do**: Are you a natural organizer who can stay on top of things even in the most hectic of times? Then this could be your next challenge! In this role, you will be in charge of coordinating appointments, meetings, correspondence, travel, and other matters of the Adnovum CEO. You will prepare and/or check complex written...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Zürich, Schweiz Experis Schweiz Vollzeit

    Executive Administrative AssistantLocation: ZurichTeam: Reporting to Senior Management BoardDuration: 18 monthsStart: ASAPOverviewWe are seeking an experienced Executive Administrative Assistant to provide comprehensive administrative support to Management Board members in a dynamic, fast-paced international environment. In this role, you will be responsible...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Zürich, ZH, Schweiz SIX Group AG Vollzeit

    SIX drives the transformation of financial markets. What sets us apart drives us ahead: between local roots and global relevance, we are a unique blend of tradition and future, of foundation and growth. We value bright minds and inspire them to grow with their ideas. Come and shape the future of finance with us. ***Executive Assistant****: Zurich | 80-100%...