Secrétaire 2

Votre mission L'enseignement secondaire Il (ES Il) a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves, apprenties et apprentis âgés de 15 à 19 ans dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale. La structure de l'ES Il comptabilise plus de 2'500 membres du corps enseignant (PE) et plus de 550 membres du personnel administratif et technique (PAT). Le service des Élèves (SEL) est garant des cinq missions suivantes : la sécurisation des parcours scolaires le suivi des élèves à besoins éducatifs particuliers les questions de Vie et climat scolaire le suivi des actes graves la coordination des assistantes et assistants sociaux Rattachée ou rattaché au directeur du SEL, la ou le titulaire au poste de secrétaire 2 aura pour mission principale d'/de :​ Assurer en autonomie la réception des appels de la ligne téléphonique du service. Traiter les demandes et orienter les messages, interlocutrices et interlocuteurs. Gérer le courrier et la correspondance du service. Assurer en totale autonomie la réception du courrier, son suivi, sa distribution ; se renseigner sur les démarches à effectuer pour les courriers spécifiques. Gérer en autonomie la boîte mail du service, répondre ou orienter les demandes. Préparer, rédiger, envoyer et classer (sur la base des modèles existants) les courriers relatifs aux réponses courantes. Assurer l'organisation des séances (réservation des salles, convocations, listes de présence, tableaux des participations, envoi de la documentation y relative). Élaborer et mettre à jour divers documents. Élaborer des tableaux de bord pour le service, notamment pour des besoins RH (planifications des heures du service) ou pour des dossiers spécifiques. Prendre des notes effectuées lors de sa participation à des séances. Créer et mettre à jour les échéanciers et agenda du service ainsi que les listes de contact et téléphone. Traiter les demandes d'attestation de scolarité Organiser et gérer des tâches administratives confiées par la hiérarchie Rédiger des courriers aux partenaires internes et externes sur la base des modèles existants.​ Votre profil CFC d'employé ou employée de commerce ou titre jugé équivalent complété par une formation utile au poste. Expérience professionnelle de 3 ans au minimum dans le domaine. Bonnes connaissances de l'instruction publique genevoise Bonnes connaissances des organismes et services partenaires Bonnes connaissances des lois et règlements relatifs au secteur d'activité Bonne maîtrise des outils informatiques et bases de données scolaires Bonne capacité de synthèse Parfaite maîtrise orale et écrite de la langue française Sens du service public et de l'éthique Capacité de communiquer et de travailler en équipe ainsi qu'en réseau de manière autonome Capacité de garder une vue d'ensemble sur les missions du service Bonne réactivité et grande cohérence dans le travail Excellent sens de l'organisation et de la planification Qualités d'écoute et sens du dialogue Esprit d'initiative et capacité à résister au stress Vos avantages Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez elle ou lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants, adolescentes et adolescents. En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions. Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel. Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.