HR Administrative Assistant

Vor 5 Tagen

Zürich, Zürich, Schweiz Pictet Vollzeit

About Pictet

Pictet is a leading independent wealth and asset management company with a long-term mindset, responsible approach to business, and entrepreneurial spirit. Our four business units focus on asset management, alternative advisors, wealth management, and asset services.

Our History

Pictet was founded in 1805 and is headquartered in Geneva, Switzerland. We have 30 offices in 19 countries and employ over 5,400 people. Our company is privately held and managed by seven Managing Partners.

Our Zurich Office

Pictet has had an office in Zurich since 1982 and currently employs over 200 people. Our Zurich office is located in the Leuenhof, one of the most iconic buildings on the prestigious Bahnhofstrasse.

About the Role

We are seeking an HR Officer to assist the Head of HR and the HRBP of the HR Zurich team. The successful candidate will coordinate and administer recruitment activities, provide HR administrative support, and assist with events coordination.

Key Responsibilities

  • Prepare and publish job advertisements (internally and externally).
  • Conduct a preliminary analysis of applications received and liaise with hiring managers for dissemination and follow-up.
  • Contact applicants and schedule interviews either directly or via our partners (head-hunters, recruitment agencies).
  • Send responses to applicants.
  • Establish employment contracts and manage the onboarding of new joiners, autonomously in Switzerland, and in close collaboration with our local HR Teams in other regions.
  • Ensure the administrative follow-up of employee files (start dates, schedule for trial periods, transfers, departures, drafting career biographies for long-service anniversaries, coordination with HR management).
  • Prepare and submit the required documents to the registration office.
  • Assist in the preparation of PowerPoint presentations and the maintenance of HR data information/dashboards and budget tracking, etc.
  • Draft employment references (in English and German).
  • Manage the Head of HR's and the HRBP's diaries by scheduling appointments, taking phone calls, as well as performing various administrative tasks (writing routine correspondence and filing documents).
  • Contribute to various projects to improve or develop the HR processes.
  • Occasionally provide general support to managers on global HR processes or questions such as yearly appraisals, objective settings, talent reviews, trainings, etc.).
  • Organise, coordinate, and participate in different Campus recruiting events in various German-Speaking Universities in Switzerland, in coordination with the Campus Relationship Officer.
  • Plan and coordinate HR related inhouse events for the Zurich office.

Requirements

  • A minimum of three years' experience working in a recruiting firm or as an HR Officer role in a fast-paced and demanding environment; HR assistant certificate would be an asset.
  • Knowledge of the banking industry/interest in financial services would be an asset.
  • Excellent organisational skills, a sense of rigor, and attention to detail.
  • Strong client service skills and keen sense of empathy.
  • Excellent communication skills: an ability to interact with varied and exacting interlocutors in an international and multicultural environment.
  • Proactivity and ability to work independently and quickly.
  • Discretion and respecting confidentiality.
  • German or English native speaker, with a perfect command of the other language both orally and in writing. French language would be a plus.
  • Applications (Word, Excel, and PowerPoint). Knowledge of SAP would be an asset.
  • Previous experience working with standard IT applications.
  • Must be resident in Switzerland.

Note

We will not accept any CVs from agencies.

Diversity & Inclusion

Pictet is an equal opportunity employer and is committed to creating a diverse environment. We respect all individuals and seek their inclusion in the workplace.

Flexible and Modern Ways of Working

We promote the well-being of our employees through a set of flexible working arrangements, ranging from a work-from-home policy for eligible functions to opportunities for annualised part-time leave and extended parental leave.

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Institut für Biochemie Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly skilled and experienced Administrative Assistant to join our team at the Institut für Biochemie. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our research groups and teams.Key ResponsibilitiesManage and coordinate administrative tasks, including financial planning and...

  • Administrative Assistant

    vor 16 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz Joker Personal AG Vollzeit

    AufgabenbereichAls Administrative Assistant sind Sie verantwortlich für die Personaladministration des Schweizerischen Erdbebendienstes und anderer Forschungsgruppen am Institut für Geophysik.Sie übernehmen die Administration verschiedener Projekte und beteiligen sich an allgemeinen Sekretariatsaufgaben.Sie unterstützen das Management und die...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Administrative Assistant - contractWe are searching for an admin assistant to assist in the setting up of a new office in Zurich.The ideal candidate will exhibit high standards, excellent communication skills, and have an ability to take initiative, and prioritize daily tasks. A strong ability to take charge and meet tight deadlines will ensure your success...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    We are seeking a highly motivated and organized individual to join our team at Job Impuls as a Law Firm Assistant.Key Responsibilities:Manage the day-to-day operations of the law firm's administrative tasksReview and edit legal documents in English and GermanCoordinate and monitor appointments and deadlinesMaintain relationships with clients, government...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    We are seeking a highly motivated and organized individual to join our team at Job Impuls as a Law Firm Assistant.Key Responsibilities:Manage the day-to-day operations of the secretariatReview and edit legal documents in both German and EnglishCoordinate and monitor appointments and deadlinesMaintain relationships with clients, authorities, and internal...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    We are seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant to join our team at Job Impuls in Zurich.Key ResponsibilitiesProvide administrative support to two executive teams, ensuring seamless day-to-day operationsCoordinate and prepare meetings, conference calls, and travel arrangementsManage and maintain databases, generate reports, and produce...

  • Administrative Assistant für den Schweizerischen Erdbebendienst

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Joker Personal AG Vollzeit

    AufgabenbereichAls Administrative Assistant für den Schweizerischen Erdbebendienst sind Sie verantwortlich für die Personaladministration des Instituts und anderer Forschungsgruppen. Ihre Aufgaben umfassen:Personaladministration: Sie übernehmen die Verantwortung für die Personaladministration des Instituts und anderer Forschungsgruppen, einschließlich...

  • Administrative Assistant mit Fokus auf Finanzverwaltung

    vor 1 Tag

    Zürich, Zürich, Schweiz Jobcloud Vollzeit

    Überblick über die AufgabenAls Administrative Assistant mit Fokus auf Finanzverwaltung werden Sie Teil des Betriebs OR-X und unterstützen die Betriebsleitung in verschiedenen Bereichen.Assistenz der Betriebsleitung OR-X (Sekretariat, Terminkoordination, Sitzungsvorbereitung, Unterstützung als «rechte Hand»)Organisation des Tagesgeschäfts...

  • Junior Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich in unserem Team einbringen möchte. Als Junior Assistant werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen unsere Kundenberater bei ihren Aufgaben.Aufgaben und VerantwortlichkeitenAdministrative Aufgaben wie Pendenzenverwaltung und DokumentenorganisationAufträge von Kundenberatern...

  • Sachbearbeiterin IV-Rentenabteilung

    vor 1 Tag

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    We are seeking a highly skilled and motivated Administrative Assistant to join our team at Job Impuls AG in Zurich. As an Administrative Assistant in our IV-Rentenabteilung, you will be responsible for various tasks related to IV-Rentenbescheiden, including diverse Abklärungen, Überarbeitung, and Kontrolle of Renten.Key Responsibilities:Conduct thorough...

  • HR Service Specialist

    vor 1 Monat

    Zürich, Zürich, Schweiz movemi AG Vollzeit

    Nein, wir sind keine Chaot*innen, aber dynamisch auf jeden Fall Umso mehr legen wir viel Wert auf eine strukturierte und verantwortungsvolle Vorgehensweise. Bringst du Ausdauer, einen hohen Dienstleistungsgedanken und Freude an komplexen administrativen HR-Prozessen mit, müssen wir uns unbedingt kennen lernen.Was Sie bewegenBearbeiten von Personalbewegungen...

  • Personal Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden in der Stadt Zürich eine/n:HR Assistant - temporär für ca. 3-5 MonateDie Aufgaben umfassen:Sicherstellung der administrativen Prozesse (Ein- und Austritt, Mutationen, Korrespondenz, etc.) Erstellung von Zeugnissen, Kündigungsbestätigungen, allgemeine Bestätigungen etc. Erstellung und Bearbeitung der Verträge sowie deren...

  • Administrative Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Jobbeschreibung für einen HR-Assistenten bei Job ImpulsWir suchen eine/n HR-Assistenten, der/die sich auf die administrative Unterstützung von Mitarbeitern und der Koordination von Prozessen spezialisiert hat.Administrative Aufgaben:Sicherstellung der Ein- und Austrittsprozesse, Mutationen und KorrespondenzErstellung von Zeugnissen,...

  • Mitarbeiter Administration

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz CSD INGENIEURE Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to support our team at CSD INGENIEURE. As an Administrative Assistant, you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of our office and providing exceptional customer service to our clients.Key ResponsibilitiesAdministrative Support: Provide...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    JobbeschreibungAls Executive Assistant unterstützen Sie den Bereichsleiter bei verschiedenen administrativen Aufgaben und sind Teil des Managementteams.VerantwortlichkeitenUnterstützung des Bereichsleiters bei administrativen AufgabenTerminkoordination und KalendermanagementReiseplanung inkl. Transfer und SpesenabrechnungenUnterstützung bei...

  • Assistant D/E

    vor 16 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz job impuls ag Zürich Vollzeit

    BeschreibungAls Assistant D/E bei der job impuls ag Zürich sind Sie Teil eines dynamischen Teams und unterstützen die Abteilungen in administrativen und organisatorischen Aufgaben.AufgabenSie betreuen zwei verschiedene Abteilungen als Executive Assistant und übernehmen die Stellvertretung bei Ferienabwesenheiten.Sie organisieren und bereiten Meetings und...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Robeco Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly organized and customer-focused individual to join our Front Desk Team as a Receptionist. As the first point of contact for our clients and visitors, you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of our reception area and providing exceptional service.Key ResponsibilitiesWelcoming and assisting clients and...

  • HR Service Specialist

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz movemi AG Vollzeit

    Beschreibung der StelleWir suchen eine erfahrene Fachkraft für HR-Dienstleistungen, die sich auf die Administration von Personalbewegungen, Verträgen, Sozialversicherungen und anderen HR-Prozessen spezialisiert hat. Die Stelle ist Teil unseres HR-Teams und wir erwarten, dass Sie sich in einem dynamischen Umfeld bewegen und komplexe HR-Prozesse meistern...

  • Human Resources Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Société Générale Assurances Vollzeit

    Job SummarySociété Générale Assurances is seeking a highly motivated and detail-oriented Human Resources Assistant to join our team. As a key member of our HR department, you will provide administrative support to our HR team and contribute to the overall success of our organization.Key ResponsibilitiesProvide HR advice and guidance to employees and...

  • HR-Fachfrau/-mann mit eidg. Fachausweis: Fachliche und administrative Leitung

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Joker Personal AG Vollzeit

    VerantwortungsbereichAls HR-Fachfrau/-mann mit eidg. Fachausweis übernehmen Sie eine fachliche und administrative Leitung in unserem Unternehmen. Wir suchen nach einer Person, die unsere HR-Abteilung unterstützt und unsere Mitarbeiter optimal betreut.AnforderungsprofilErstellung von Stelleninseraten und Funktionsbeschreibungen, um unsere Mitarbeiter zu...