Assistant.e administratif.ve

Poste à pourvoir : Assistant.e administratif.ve / de direction (f/m/x) - Nous recherchons un(e) Assistant.e administratif.ve / de direction pour notre client, une entreprise genevoise dans le bâtiment.

L'accompagnement, le placement et tous nos services supplémentaires sont gratuits pour vous en tant que candidat.

Missions

Tâches administratives

- Gestion des documents papier et numériques (contrats, plans, devis, factures, etc.).
- Établissement de devis, préparation de factures, et mise en page de présentations ou rapports.
- Création et mise à jour des tableaux de bord, suivi des échéances.
- Suivi des polices d'assurance des chantiers et des garanties contractuelles.

Soutien à la direction

- Préparation de l'ordre du jour, réservation de salles et rédaction de comptes rendus.
- Préparation et actualisation des documents pour les présentations ou réunions importantes.

Réception et relation clientèle

- Orientation des clients, fournisseurs ou partenaires dans les locaux.
- Réponse aux demandes de renseignements ou transfert aux services concernés.
- Gestion des appels téléphoniques.
- Accompagnement des clients sur les chantiers pour présenter l'avancement des travaux et recueillir leurs retours.

Tâches spécifiques au secteur du BTP

- Suivi des contrats, calendriers et contacts avec les entreprises partenaires.
- Participer aux visites pour consigner les observations, vérifier les étapes clés, et rapporter à la direction ou aux chefs de projet.
- Coordination des états des lieux avec les chefs de chantier et les clients avant ou après les travaux.

Qualifications

- Vous avez un excellent sens relationnel et savez communiquer de manière professionnelle, aussi bien avec les clients qu'avec vos collègues ou partenaires.
- Vous êtes proactif(ve) et autonome, capable d'anticiper les besoins et de gérer vos tâches de manière indépendante.
- Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), avec une attention particulière aux détails pour assurer un suivi méticuleux des dossiers.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques comme Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec des logiciels de gestion ou ERP, idéalement dans le secteur du BTP.
- Vous avez de solides compétences rédactionnelles, avec une excellente orthographe, et savez rédiger des e-mails, courriers, rapports et comptes rendus.
- Vous avez une bonne connaissance des spécificités du secteur du BTP, incluant les termes techniques et les processus administratifs (permis de construire, états des lieux, etc.).
- Vous êtes titulaire d'un diplôme en secrétariat ou gestion administrative
- Vous justifiez d'une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou un domaine connexe.
- Vous maîtrisez parfaitement le français, à l'écrit comme à l'oral, et la connaissance de l'anglais est un atout.
- Vous possédez un permis de conduire, nécessaire pour vous déplacer sur les chantiers et accompagner les clients lors de visites.

Profil du candidat

Les avantages proposés par Robert Half

- Placement gratuit et rapide pour l'emploi de vos rêves
- Mêmes droits et obligations que les collègues des entreprises clientes
- Des avantages sociaux attractifs
- Meilleure opportunité pour les professionnels, les personnes en changement de carrière et ceux qui retournent au travail avec un large éventail d'emplois
- Formation par les entreprises clientes
- Gagnez de l'expérience et augmentez votre propre « valeur marchande »

Avons-nous suscité votre intérêt ?

Alors postulez en ligne en tant que Assistant.e administratif.ve / de direction (f/h/x) en mentionnant le numéro de référence 60140-0013125025. Si vous avez des questions, Margaux VATTER de Robert Half se fera un plaisir de vous aider.

Robert Half GmbH processes applicant data that is necessary to carry out the application process. You will find more information on data protection, in particular on your legal rights, at https://www.roberthalf.ch/fr/clause-de-respect-de-la-vie-privee .