Assistant administratif en santé au travail H/F, 80%, CDM, Service Santé du Personnel

Votre mission L’assistant·e administratif.ve en santé au travail est responsable du suivi des processus administratifs, de la bonne tenue et de la mise à jour de l’espace collaborateur, ainsi que de l’accueil des collaborateur·trice·s par téléphone et par courriel. Pleinement engagé·e dans la démarche d’amélioration continue du service, il/elle fait preuve de force de proposition dans son domaine de compétence. Sa mission consiste à contribuer à la promotion de la santé physique et psychique ainsi qu’à la qualité de vie au travail du personnel de l’institution, à travers diverses actions de prévention primaire, secondaire et tertiaire. Ces actions profitent autant à l’employeur — en favorisant un bon climat de travail, la performance, le respect du cadre légal et la présence au travail — qu’aux employé·e·s, en renforçant leur bien-être, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi que leur capacité d’autodétermination et d’implication dans leur vie professionnelle. Vos activités principales - Assurer l’accueil téléphonique en faisant preuve d’écoute et de bienveillance envers les collaborateur·trice·s ; - Effectuer un pré-entretien d’évaluation des besoins de manière à préparer un dossier complet pour les collègues concerné·e·s. - Participer à l’élaboration et à la mise à jour des outils de travail et des procédures nécessaires au bon fonctionnement du service ; - Assurer la bonne tenue des dossiers du SSP, de leur création à leur archivage ; - Rédiger les courriers administratifs et les comptes rendus de séances ; - Suivre les différents processus administratifs (facturation, réception de formulaires, visites d’aptitude, consultations médicales – médecin du travail et médecin-conseil –, coordination de l’information entre les différents partenaires, etc.) ; - Gérer les stocks du service (pharmacie, matériel ergonomique, etc.) et effectuer les commandes lorsque nécessaire ; - Tenir à jour l’espace collaborateur du service ; - Participer à l’élaboration et à l’organisation des séances de formations et d'information dispensées par le SSP ; - Tenir à jour le registre d’activité ; - Garantir la protection, la confidentialité et la sécurisation des données personnelles ; - Contribuer à l’analyse de l’activité en collaboration avec le/la responsable du service. Qualifications Votre profil - Maturité professionnelle ; - Expérience ou formation dans le domaine de la santé ou des ressources humaines ; - Aisance dans les relations humaines, capacité d’adaptation, esprit d’initiative et capacité à recevoir et donner du feedback ; - Excellent sens de l’organisation, capacité à travailler en équipe comme de façon autonome ; - Aisance rédactionnelle et très bonne maitrise des outils informatiques. Informations supplémentaires Nous vous proposons - Une culture d’entreprise ouverte et respectueuse; - Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive; - Des opportunités d’évolution de carrière et de mobilité interne; - De vraies solutions pour favoriser un équilibre vie professionnelle-vie privée ; - De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l’institution. Taux d’activité : 80% Type de contrat?: CDM 36 mois Classe de fonction?: 13 Entrée en fonction : Dès que possible Délai de postulation : 04.12.2025 Notre processus de recrutement Il se déroule en plusieurs phases selon le type de poste, où chaque étape conditionne la suivante: analyse de candidature, entretien téléphonique et le cas échéant, test métier et/ou évaluation. Cette dernière est organisée dans nos locaux sur une demi-journée avec des managers de l’institution et en présence d’une personne des ressources humaines. Les candidats sont soumis à des exercices tant individuels que collectifs. Ce poste vous intéresse? Le service de recrutement de l’Hospice général se réjouit de recevoir votre candidature complète (lettre de motivation, CV, diplôme de plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail). Pour des raisons d’optimisation du suivi des candidatures, nous vous invitons à postuler uniquement en ligne, en réponse à une offre d’emploi spécifique.