Receptionist

vor 1 Woche

Zug, Schweiz Apellis Pharmaceuticals Vollzeit

**Position Summary**:
As our Receptionist, you will be the first point of contact for our company. You will welcome guests and greet people who visit the business. You will maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk (monitor log-in, issue visitor badges). You will also coordinate front-desk activities, including distributing/stocking supplies, correspondence, and redirecting phone calls and visitors. You will need to juggle numerous catering and lunch deliveries, and coordinate with administrative staff around set up, and clean-up of those deliveries. You will be responsible for the upkeep and cleanliness of multiple kitchens and meeting rooms. You will need to think on your feet, and problem solve on the fly. You will also be called upon to complete various administrative tasks.

To be successful as a Receptionist, you should care about what you do and love what you’re doing. Have a pleasant personality, as this is also a customer service role. You should also be able to deal with emergencies in a timely and effective manner. Always keeping an eye on streamlining front office operations. Possess problem solving skills, and take the initiative to solve those problems.

**Key Responsibilities Include**:

- Greets and directs clients and visiting Apellis colleagues in a courteous and professional manner; and notifies the appropriate personnel of visitor arrival.
- Serves as primary contact for vendors, visitors, guests, and control badge authorization.
- Coordinates meetings, catering, and lunch deliveries
- Assists in keeping front desk reception well maintained and house clean and professional communal areas i.e.: lobby, kitchens, and conference rooms.
- Responsible for Purchase Requisitions & Supplier management for the international team (SAP) - 40-50% of time
- Performs ad-hoc administrative duties and projects as needed.
- Assists Office Manager as needed.
- Accepts deliveries of packages, responsible for incoming/outgoing mail & couriers
- Other duties are required.

**Education, Registration & Certification**:

- High school diploma with college or equivalent work experience.
- BA is a nice to have.

**Experience**:

- 2+ years’ experience as a Receptionist or Administrative Assistant required.

**Skills, Knowledge & Abilities**:

- Excellent written and oral communication skills in English and German, interpersonal and organizational skills; and meticulous attention to detail.
- Exceptional customer service skills and professional phone manner.
- Proficient in Microsoft Office Suite, particularly Microsoft Outlook Calendar, Word, and Excel.
- Ability to create organized systems.
- Experience with Smartsheet and/or willingness to learn.
- Working knowledge of office operations and administrative tasks.
- Overachieving and take-charge attitude and enhanced work ethic.
- Sense of humor.

**#LI-AR1

  • Receptionist G/e 50%

    Vor 7 Tagen

    Zug, Schweiz MZ Personalberatung Vollzeit

    For our client, a multicultural trading company in Zug, we are looking for a flexible and open minded (in a 50% workload) **Receptionist G/E** **Responsibilities**: - Welcome visitors, inform their hosts and show them the place to meet. Offer beverages - Schedule meeting rooms upon requests - Answer the phone, route the calls or take messages - Manage...

  • Receptionist/in (m/w/d) 100%

    Gefunden in: beBee jobs CH - Vor 4 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Adecco Vollzeit

    In einem innovativen und inspirierenden Umfeld bieten wir die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und das Team unseres Kundens zu unterstützen alsReceptionist/in (m/w/d) 100%Ihre HerausforderungBearbeitung von Postein- und -ausgang Telefonzentrale führen und Anrufe entgegennehmen sowie weiterleiten Verwaltung von Besprechungsräumen und Organisation...

  • Receptionist (M/w/d) 100% Für Ein Kleines 4

    vor 2 Wochen

    Zug, Schweiz Adecco Vollzeit

    Ein kleines, familiäres 4*-Hotel in der Zuger Innenstadt sucht ab sofort einen **Receptionist (m/w/d) 100% für ein kleines 4- Sterne Hotel**: **Ihre Herausforderung** - Empfang und Betreuung unserer Gäste mit einem Lächeln - Check-in und Check-out der Gäste - Bereitstellung von Informationen über das Hotel, die Umgebung und touristische Attraktionen -...

  • Fachkraft Service Aushilfe Teilzeit

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz SHA Seminar Hotel am Aegerisee Vollzeit

    Berufsbezeichnung **Aushilfe Teilzeit** - Kategorie **Fachkraft Service** - Arbeitsort - Zug - Land - Schweiz - Stelleneintritt - nach Vereinbarung - Anstellungsart - Jahresstelle - Das bieten wir Teilzeit als Service Aushilfe - Aufgaben Frühstücksservice und Mithilfe im à la carte Service über Mittag und Abend. Misen en place, Mithilfe bei den...

  • Fachkraft Service Servicefachangestellte

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz SHA Seminar Hotel am Aegerisee Vollzeit

    Berufsbezeichnung **Servicefachangestellte** - Kategorie **Fachkraft Service** - Arbeitsort - Zug - Land - Schweiz - Stelleneintritt - nach Vereinbarung - Anstellungsart - Jahresstelle - Das bieten wir Servicefachangestellte/r (100% in Jahresstelle) - Aufgaben - Unterstützung unseres Serviceteams im Restaurant - Zuständig für den à la carte Service -...

  • Fachkraft Service Servicefachangestellte

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz SHA Seminar Hotel am Aegerisee Vollzeit

    Berufsbezeichnung **Servicefachangestellte** - Kategorie **Fachkraft Service** - Arbeitsort - Zug - Land - Schweiz - Stelleneintritt - nach Vereinbarung - Anstellungsart - Jahresstelle - Das bieten wir Servicefachangestellte/r (100% in Jahresstelle) - Aufgaben - Unterstützung unseres Serviceteams im Restaurant - Zuständig für den à la carte Service -...

  • Assistant / Receptionist (a) 60%, Zug

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz Manpower Vollzeit

    MANPOWER AG ist spezialisiert auf Temporär - und Dauerstellen und bietet umfassende Personaldienstleistungen an. Mit Standorten in der ganzen Schweiz unterstützen wir unsere Kunden, um deren Aufträge und Projekte erfolgreich zu realisieren. Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen im Rohstoffhandel in der Region, suchen wir zur Verstärkung am...

  • Receptionist / Junior Office Manager , Zug, 80-100%

    vor 1 Woche

    Zug, Schweiz Telecom26 AG Vollzeit

    Responsibilities and duties:Answering main office telephone, customer reception and mail processingGeneral administrative and commercial tasksCorrespondence (German/ English) with customers, suppliers and authoritiesContact point for employees for questions and orders in the administrative fieldAppointment coordination in consultation with internal contact...

  • Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz Lexius Search Vollzeit

    Looking for career opportunities within a midsized boutique organization? Join Our Client! Our Client is a midsized boutique organization specialized in fiduciary services, administration and other financial services on behalf of multinational companies, private equity and real estate firms, private investors and/or their advisors. A vacancy has arisen...

  • Executive Assistant/receptionist

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz Manpower Vollzeit

    MANPOWER AG ist spezialisiert auf Temporär - und Dauerstellen und bietet umfassende Personaldienstleistungen an. Mit Standorten in der ganzen Schweiz unterstützen wir unsere Kunden, um deren Aufträge und Projekte erfolgreich zu realisieren. Für unseren Kunden in der Region suchen wir eine/n **Ihr Einsatz** - Unterstützung des Geschäftsführers in...

  • Executive Assistant/receptionist

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz Manpower Vollzeit

    **Ihr Einsatz** - Unterstützung des Geschäftsführers in allen administrativen und organisatorischen Belangen - Terminplanung und Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers - Vorbereitung von Meetings, Protokollführung - Erstellung von Präsentationen - Ansprechperson und Drehscheibe für Interne und Externe - Begrüßung von Kunden, Besuchern...

  • Receptionist / Junior Office Manager (m/f), Zug, 80-100%

    vor 2 Wochen

    Zug, Schweiz Telecom26 AG Vollzeit

    Responsibilities and duties:Answering main office telephone, customer reception and mail processingGeneral administrative and commercial tasksCorrespondence (German/ English) with customers, suppliers and authoritiesContact point for employees for questions and orders in the administrative fieldAppointment coordination in consultation with internal contact...