Responsable de L’administration Des Instances

vor 3 Wochen

Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

**Description de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Rattaché à la Direction générale, le secteur des instances dirigeantes des HUG gère le processus administratif d'élaboration des décisions que prennent les instances dirigeantes des HUG : Conseil d'administration (CA), Bureau du conseil d'administration (BCA) et Comité de direction (CD). Il transmet ces décisions aux autorités politiques, aux structures HUG et aux collaboratrices et collaborateurs directement concernés. Il coordonne avec le secteur du référentiel documentaire la création et la publication des documents institutionnels officiels qui résultent des décisions des instances.

**Description du poste**:
Au sein de la Direction générale, en rattachement direct à la Responsable du secrétariat de la Direction générale, vous contribuez à la bonne marche administrative de l’institution en coordination avec les instances dirigeantes des Hôpitaux Universitaires de Genève, les membres de la Direction générale et l’ensemble des partenaires internes et externes.

Plus spécifiquement, vous assurez de manière autonome le secrétariat de la Présidence du Conseil d’administration. A ce titre, vous veillez à la bonne organisation des séances du Conseil d’administration en accord avec le Président, vous préparez les différentes analyses et documentations permettant au Président du Conseil d’administration d’intervenir lors des séances, vous gérez son agenda, rédigez les courriers, coordonnez l’organisation de ses déplacements et visites. Vous veillez au bon déroulement des séances du Conseil d’administration, en préparant les convocations, en assurant l’organisation des séances, en rédigeant les procès-verbaux et en suivant des décisions prises. Sensible aux enjeux des sujets traités, vous êtes à même d’anticiper les demandes et d’y apporter des réponses rapides et appropriées.

Vous préparez et suivez également sur le plan administratif les dossiers relevant des instances dirigeantes des HUG que sont le Comité de direction, le Bureau du conseil d’administration et le Conseil d’administration. Vous proposez une planification annuelle des séances et des dossiers présentés pour décision. Vous préparez les ordres du jour et rédigez les procès-verbaux. Vous coordonnez la circulation optimale de l’information et des décisions entre les différentes instances, la Direction générale ainsi que les départements et directions de l’institution.

Afin d’optimiser la circulation des dossiers de projets de décision soumis aux instances, vous systématisez la présentation de ces dossiers, tant dans leur forme que leur contenu, et vous accompagnez vos partenaires dans l'utilisation du logiciel de suivi des séances leur permettant de soumettre les informations essentielles à l’étude des dossiers par les instances dirigeantes.

Vous collaborez également à la réalisation de tableaux de bord permettant de suivre l’avancement des dossiers en cours ou à soumettre ainsi que des situations en attente. Vous veillez à l’enregistrement et archivage des décisions prises par les instances ainsi que la documentation afférente en étroite collaboration avec les personnes en charge du référentiel documentaire.

De plus, vous gérez les élections des organes de représentation des HUG et notamment le processus d’élection des représentants et représentantes du personnel ainsi que celui des membres du Conseil d’administration en collaboration avec la responsable du secrétariat de la Direction générale, le Service juridique et la Chancellerie d’Etat.

**Qualifications**:
Vous êtes au bénéfice d’un Bachelor en administration, sciences politiques ou un titre jugé équivalent et vous avez des connaissances juridiques.

Vous avez une expérience de 5 ans minimum dans une fonction d’assistanat de direction dans le domaine des administrations publiques ou d’une grande organisation complexe aux multiples parties prenantes. Au cours de votre expérience, vous avez développé une autonomie et une confidentialité dans le suivi des dossiers qui vous sont confiés ainsi qu’une agilité dans la rédaction de documents (procès-verbaux, correspondance). Vous faites preuve de synthèse et d’une grande capacité d’analyse. Vous avez également une facilité à développer une vision globale des enjeux vous permettant d’anticiper les demandes ainsi que les impacts de vos actions.

De parfaite maîtrise de la langue française, vous faites preuve d’une rédaction irréprochable. La connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand constitue un atout.

Vous avez une

  • Responsable Des Instances Dirigeantes

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant...

  • Responsable Service Administration

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Fédération des Entreprises Romandes Genève Vollzeit

    Imprimer - Délai de réponse 31.07.2023 - Entité CIEPP - Département Administration - Taux d'activité 100% - Date de début Immédiate - Lieu Genève **Missions principales**: **Votre mission**: Vous assurerez la gestion de l’équipe du service Administration en supervisant les différents processus de l’administration dans le respect des...

  • Responsable de L'unite Publics Et Expositions

    vor 21 Stunden

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Avec ses expositions permanentes et temporaires, ses animations, son programme pédagogique et sa bibliothèque ouverte au public, le MUSÉUM D'HISTOIRE NATURELLE de la Ville de Genève (MHNG) permet chaque année à quelque 300'000 personnes d'entrer dans le monde fascinant de la zoologie, des sciences de la Terre et de l'histoire des sciences. Pour...

  • Responsable - Secteur Renseignements Administratifs

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. La...

  • Responsable Système de Management Qualité

    Vor 2 Tagen

    Geneve, Schweiz IMAD – Institution genevoise de maintien à domicile Vollzeit

    Responsable système de management qualité / à 100% / en CDI - Temps complet - Equipe/Service: Pont-Rouge - Service contrôle interne et qualité - Statut Emploi: Contrat à durée indéterminée - Type de poste: Création de poste(s) - Taux d'activité: 100% - Direction: Direction qualité des flux et risques - Classe de fonction: 22 - Responsable RH: Mme...

  • Un ou Une Responsable de Portefeuille Gerance

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Adecco Vollzeit

    Pour l'un de nos clients sur Genève, nous recherchons **Un ou une responsable de portefeuille gerance d'Immeubles**: **Votre défi** Vous serez le-la représentant-e direct-e auprès des clients propriétaires Vous assurer une gestion d'un patrimoine, la gestion administrative et financière des objets et des locataires Vous garantirez la maintenance...

  • Psychologue Responsable

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant...

  • Responsable Des Pratiques Professionnelles

    Vor 4 Tagen

    Geneve, Schweiz IMAD – Institution genevoise de maintien à domicile Vollzeit

    Responsable des pratiques professionnelles / Direction du service des pratiques professionnelles /à 100 % / en CDI - Temps complet - Equipe/Service: Onex - Service pratiques professionnelles CMD Onex - Statut Emploi: Contrat à durée indéterminée - Type de poste: Poste(s) existant(s) - Taux d'activité: 100% - Direction: Direction du service pratiques...

  • Responsable de L'unite 'publics'

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Afin de compléter son équipe, le Conservatoire et Jardin botaniques de la Ville de Genève recherche un ou une RESPONSABLE DE L'UNITE 'PUBLICS'. Entrée en fonction: A convenir Délai d’inscription: 15.09.2023 Rattachement: Conservatoire et Jardin botaniques **Votre mission et vos responsabilités**: En tant que Responsable de l'unité Publics, vous...

  • Assistant ou Assistante de Responsable Des Soins

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. La...

  • Responsable D'équipe Pluridisciplinaire de

    Vor 3 Tagen

    Geneve, Schweiz IMAD – Institution genevoise de maintien à domicile Vollzeit

    Responsable d'équipe pluridisciplinaire de maintien à domicile / à 100% / en CDI - Temps complet - Equipe/Service: - Statut Emploi: Contrat à durée indéterminée - Type de poste: - Taux d'activité: 100% - Direction: Direction des opérations - Classe de fonction: 19 - Responsable RH: Service du recrutement, tél. 022/420.22.88 **Description de...

  • Responsable de La Gestion Financiere Et en

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Afin de compléter son équipe, la Direction du département de l'aménagement, des constructions et de la mobilité de la Ville de Genève recherche un ou une RESPONSABLE DE LA GESTION FINANCIERE ET EN PARTICULIER DES INVESTISSEMENTS. Entrée en fonction: Mai 2024 Délai d’inscription: 15.09.2023 Rattachement: Direction du département de...

  • Responsable de Centre Sportif Adjoint-e

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Le Service des sports (SPO) assure notamment la gestion et l'entretien des centres sportifs, des stades, des piscines et des patinoires municipales. Il met à la disposition de la population genevoise de nombreuses infrastructures et installations et encourage la pratique du 'Sport pour tous et toutes' par l'organisation d'écoles pour les jeunes et...

  • Responsable de L'entite Inspection-entretien

    Vor 5 Tagen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Afin de compléter son équipe, le Service de l'aménagement, du génie-civil et de la mobilité de la Ville de Genève recherche un ou une RESPONSABLE DE L'ENTITE INSPECTION-ENTRETIEN. Entrée en fonction: A convenir Délai d’inscription: 27.08.2023 Rattachement: Service de l'aménagement, du génie-civil et de la mobilité **Votre mission et vos...

  • Responsable de L'unité Expositions Auxiliaire

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Afin de compléter son équipe, le Musée d'ethnographie de la Ville de Genève recherche un ou une RESPONSABLE DE L'UNITÉ EXPOSITIONS AUXILIAIRE à 100%. Entrée en fonction: de suite ou à convenir Délai d’inscription: 09.04.2023 Rattachement: Musée d'ethnographie **Votre mission et vos responsabilités**: Vous assurez la responsabilité et la...

  • Responsable Administration Et Comptabilité

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Careerplus Vollzeit

    Vous êtes passionné par le secteur de la culture ? Vous avez de l'expérience dans la comptabilité ainsi que l'administration ? alors postulez à cette offre ! Pour notre client, une organisation dynamique et influente dans le secteur culturel à Genève, nous sommes à la recherche d'un/une: Responsable administration et comptabilité. **Vos activités...

  • Responsable Adjoint-e de La Billetterie Et Du

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Ville de Genève Vollzeit

    Afin de compléter son équipe, le Grand Théâtre de Genève de la Ville de Genève recherche un ou une RESPONSABLE ADJOINT-E DE LA BILLETTERIE ET DU DEVELOPPEMENT DES PUBLICS. Entrée en fonction: 1er août 2023 Délai d’inscription: 31.08.2023 Rattachement: Grand Théâtre de Genève **Votre mission et vos responsabilités**: Votre mission et vos...

  • Adjoint ou Adjointe de Responsable RH

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. La...

  • Responsable de Salle

    vor 4 Wochen

    Geneve, Schweiz BonBains Sàrl Vollzeit

    _**Responsable de salle à 100%**_ **Horaire **:Mardi au samedi **Taux **:100% **Horaire continu **:15h-00h ou 16h00-1h00 Gestion du stress Proactif Intérêt pour les vins natures un atout Adaptabilité et travail en équipe Leadership Excellente communication orale et écrite Gestion des stocks et ratios Relationnel client **NOTRE...

  • Assistant ou Assistante de Responsable RH

    Vor 4 Tagen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. La...