Protocol Assistant

vor 1 Monat

Geneve, Schweiz World Health Organization Vollzeit

**Grade**: G6

**Contractual Arrangement**: Fixed-term appointment

**Contract Duration (Years, Months, Days)**: 2 Years

**Job Posting**: Apr 11, 2024, 7:30:44 AM

**Closing Date**: May 2, 2024, 4:59:00 PM

**Primary Location**: Switzerland-Geneva

**Organization**: HQ/GBS Governing Bodies

**Schedule**: Full-time

**OBJECTIVES OF THE PROGRAMME**:
The leadership and governance of the Organization is assured by the governing; bodies the Health Assembly, Executive Board, and regional committees. The objectives of the Department of Governing Bodies and External Relations (GBS) fall under the strategic objective which focuses on corporate services/enabling functions, with outputs supporting governance and convening.

**DESCRIPTION OF DUTIES**:

- Provides administrative support, to the preparation of the Health Assembly (WHA), Executive Board (EB), other governing body meetings, and committees and groups established.
- Is responsible for the preparation of special invitation letters to Observers, EB Chair, Vice
- Chairs, and keynote speakers, and special guests.
- Responds to queries from Member States, Regional Offices, Permanent Missions, and WHO staff on matters relating to the organization of the meetings.
- Compiles information on regional proposals for Elective Posts and election of new members of the Executive board.
- Prepares WHA documentation related to elective posts: white papers for the meetings of the General Committee, and WHA in session documents for election of incoming EB Members.
- Assists in support of arrangements for the Invited Speakers at WHA.
- Provides general administrative and secretarial support service for the meetings.
- Compiles appropriate reference materials on specific issues, as required.
- Assists in support of the conduct of meetings of the Health Assembly (WHA), Executive Board (EB), other governing body meetings, and committees and groups established, working independently.
- Prepares correspondence to keynote speakers and special guests at these meetings, and follow-up with Permanent Missions or as appropriate.
- Prepares seating plans for governing body meetings, and provides advice and guidance on the seating plans and precedence for high-level meetings of the Secretariat.
- Arrangements for the WHA Opening Ceremony: welcome protocol of guests, arrival arrangements at UN and Assembly Hall, seating plans and precedence on the podium, liaising with appropriate protocol offices, UN Protocol Office, and with Swiss Permanent Mission.
- High-level Welcome: Prepares scenario for the first day of WHA(excluding HLS), seating plans for podium, guests, and Secretariat.
- Liaise with guests or their entourage and follow up on participation.
- Manages several sensitive databases collecting contact details of MOH, MOFA, HOS/Gov, and other high-level government officials.
- Makes sure this information is accessible, up-to-date and shared appropriately.
- Manages OLA outlook mailbox (focal point) and liaises with regional staff, Permanent Missions and others to ensure up-to-date data.
- Briefs, provides guidance, and advises staff on use of OLA database and its functions.
- Liaises with the Legal Office on issues arising regarding communication with Members States, territories and areas.
- Verifies data, identifies errors/problems and resolves in collaboration with Programme Analyst.
- Seeks ways to improve the database together with Programme Analyst.
- Supports relations with Member States:

- Prepares formal correspondence with Member States and Permanent Missions for DGO.
- Responds to queries from Permanent Missions and governments.
- Reviews correspondence with MOFA, MOH, Heads of States/Government, and other high-ranking officials for protocol and language.
- Reviews and edits high-level official correspondence addressed to Heads of State/Government, MOFA, MOH, and other high-ranking officials for correct protocol, analyzing context, and letters for technical political implications.
- Provides strategic protocol advice and guidance to HQ staff on the appropriate protocol for official correspondence with Member States and on the most efficient ways to communicate with Member States and high-level officials.
- Updates Guidelines for correspondence addressed to Heads of State/Government, MOFA, MOH, and other high-ranking officials, when needed.
- Provides strategic protocol advice on organizing and managing the reception of high-profile guests and delegations, on precedence in agendas and seating plans, and participants lists.

**REQUIRED QUALIFICATIONS**:
**Education**:
**Essential**: Completion of secondary school education or equivalent.
**Desirable**: Higher education is an advantage.

**Experience**:
**Essential**: Eight years of secretarial or administrative experience, preferably with the Organization, plus at least three years in a more senior administrative support position.

**Skills**:

- Mandatory competencies
- Technical Expertise
- Overall attitude at work.
- The in

  • Administrative Assistant

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz International Organization for Migration Vollzeit

    Position Title**: Administrative Assistant (Staff Protocol)** Duty Station **:Geneva, Switzerland** Classification**: General Service Staff, Grade G5** Type of Appointment**: Fixed term, one year with possibility of extension** Estimated Start Date**: As soon as possible** Closing Date**: 20 June 2024** Established in 1951, IOM is the leading...

  • Database Assistant

    vor 2 Monaten

    Geneve, Schweiz Manpower Vollzeit

    **Unlock Your Potential: Database Assistant Opportunities Await!** **Your mission**: - Assist in managing and maintaining databases across multiple regions, ensuring consistency and compliance with international standards. - Support database administrators in optimizing database performance and implementing data security protocols. - Collaborate with teams...

  • Responsable Assistante Dentaire

    Vor 3 Tagen

    Geneve, Schweiz BALTHAZAR SELECTION Vollzeit

    Nous recherchons une **Assistante Dentaire Responsable **pour un cabinet pluridisciplinaire avec des médecins-dentistes exerçant sur un grand nombre de spécialité au fauteuil ! Missions: - Accueillir et préparer les patients pour les consultations et les traitements dentaires. - Assister le dentiste lors des interventions cliniques. - Superviser et...

  • Assistant Dentaire

    Vor 2 Tagen

    Geneve, Schweiz Accès Personnel Vollzeit

    Critères de l'offre **L'entreprise**: Accès Personnel Accès Personnel Description du poste **Votre rôle**: - Vous travaillez en équipe pluridisciplinaire composée de médecins, dentistes, assistantes dentaires, et hygiénistes dentaires, - Préparez le matériel et les produits selon les indications du praticien et la nature de l'intervention, -...

  • Assistant/e

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz Manpower Vollzeit

    Pour renforcer nos équipes à Genève, nous recherchons un(-e) **Assistant(-e)** **Votre mission** **Vos responsabilités principales** **Administration** - Réception, traitement et expédition du courrier - Correspondance générale (libre, dictée ou selon modèles) - Contrôle et ventilation des factures, rédaction de protocoles, établissement de...

  • Assistant/e Technique en Stérilisation

    Vor 5 Tagen

    Geneve, Schweiz Manpower Vollzeit

    Manpower recherche pour un de ses mandants de la place Genevoise: Assistant/e Technique en Stérilisation (ATS) H/F **Votre mission** Ramasser, trier, laver, conditionner, stériliser et distribuer les dispositifs médicaux Respect des normes d’hygiène et sécurité selon protocole strict **Votre profil** Titulaire d'une formation d’assistant/e...

  • Huissier(ère) - Assistant(E) Administratif(Ive)

    Vor 7 Tagen

    Geneve, Schweiz Brodard Executive Search Vollzeit

    Description du poste Pour notre client, une banque privée de Genève, nous recherchons un(e): **Huissier(ère) - Assistant(e) administratif(ive)** **(CDD 6 mois) **Responsabilités: - Accueil des clients et service à la réception - Organisation de repas pour les clients/collaborateurs et de meeting/conférences/événements - Service en salons clients...

  • Football Coach Assistant

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz Nord Anglia Education Vollzeit

    **Date**:7 Jun 2024**Location**:Geneva, CH**Job ID**:2855**School**:Collége du Léman, Geneva**Company**:Nord Anglia Education- WHO WE ARE - Collège du Léman is one of Switzerland’s most prestigious international schools, located on the edge of Lake Geneva in view of the Swiss Alps. We welcome children from 2 to 18 years old to become part of a truly...

  • Assistant Socio-éducatif/

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Samsic Emploi - Genève Médical Vollzeit

    **_Ensemble, préparons votre avenir._** **_ _** **_SAMSIC Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine de la santé_** Mandatés par un de nos clients, nous recherchons un Assistant Socio Éducatif En tant qu'ASE, vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire au sein de...

  • Assistant Socio-éducatif Avec Reconnaissance Sefri

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Samsic Emploi - Genève Médical Vollzeit

    **_Ensemble, préparons votre avenir._** **_ _** **_SAMSIC Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine de la santé_** Mandatés par un de nos clients, nous recherchons un Assistant Socio Éducatif En tant qu'ASE, vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire au sein de...

  • Assistant-e Des Ventes

    vor 2 Monaten

    Geneve, Schweiz Pilet & Renaud SA Vollzeit

    Pilet & Renaud Transactions SA, société dédiée uniquement au courtage recrute un-e assistant-e des ventes appliqué-e et passionné-e à 100% pour les ventes résidentielles. **Assistanat de la catégorie promotions** - Visite sur place de tous les mandats de promotions - Mise en forme des estimations - Préparation des dossiers de vente pour Courtiers...

  • Stage Assistant Ressources Humaines

    Vor 2 Tagen

    Geneve, Schweiz Heracles Conseil Vollzeit

    Stage professionnalisant de 2 mois (ou plus, à négocier selon profil), conventionné, à mi temps ou plein temps. (PAS d’alternance ou de contrat de professionnalisation). Heracles Conseil possède des bureaux à Paris, Strasbourg (siège social), Lyon, Cannes, Zurich. **Niveau**: variable (Bac Pro à Master) **Missions**: Pour le recrutement de...

  • Stage Assistant Ressources Humaines

    Vor 7 Tagen

    Geneve, Schweiz Heracles Conseil Vollzeit

    Stage professionnalisant de 2 mois (ou plus, à négocier selon profil), conventionné, à mi temps ou plein temps. (PAS d’alternance ou de contrat de professionnalisation). Heracles Conseil possède des bureaux à Paris, Strasbourg (siège social), Lyon, Cannes, Zurich. **Niveau**: variable (Bac Pro à Master) **Missions**: Pour le recrutement de...

  • HR Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Geneve, Schweiz CERN Vollzeit

    **Job Description**: **Introduction** Are you a rigorous administrative assistant with a mindful mastery of multitasking? Are you interested in supporting Members of the Personnel of the largest physics laboratory on earth? We are looking for a dynamic person with an eye for detail and proven interpersonal skills to join our Personnel Records team. CERN,...

  • Stage Assistant(E) Manager

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Heracles Conseil Vollzeit

    Stage professionnalisant de 2 mois (ou plus, à négocier selon profil), conventionné, à mi temps ou plein temps. (PAS d’alternance ou de contrat de professionnalisation). Heracles Conseil possède des bureaux à Paris, Strasbourg (siège social), Lyon, Cannes, Zurich. Niveau : variable (Bac Pro à Master) Missions: - Assister le(s) cadre(s) dans le...

  • Stage Assistant(E) Manager

    Vor 7 Tagen

    Geneve, Schweiz Heracles Conseil Vollzeit

    Stage professionnalisant de 2 mois (ou plus, à négocier selon profil), conventionné, à mi temps ou plein temps. (PAS d’alternance ou de contrat de professionnalisation). Heracles Conseil possède des bureaux à Paris, Strasbourg (siège social), Lyon, Cannes, Zurich. **Niveau**: variable (Bac Pro à Master) **Missions**: - Assister le(s) cadre(s)...

  • Stage Assistant(E) Manager

    vor 1 Woche

    Geneve, Schweiz Heracles Conseil Vollzeit

    Stage professionnalisant de 2 mois (ou plus, à négocier selon profil), conventionné, à mi temps ou plein temps. (PAS d’alternance ou de contrat de professionnalisation). Heracles Conseil possède des bureaux à Paris, Strasbourg (siège social), Lyon, Cannes, Zurich. Niveau : variable (Bac Pro à Master) Missions: - Assister le(s) cadre(s) dans le...

  • Assistants ou Assistantes de Régulation à La

    vor 1 Monat

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. Le...

  • Assistants ou Assistantes de Régulation à La

    Vor 6 Tagen

    Geneve, Schweiz Hôpitaux Universitaires de Genève Vollzeit

    **Description de l'entreprise**: Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici. Le...

  • Staff Assistant

    vor 19 Stunden

    Geneve, Schweiz United Nations Vollzeit

    This position is located in the Front Office, Division of Administration, United Nations Office at Geneva. The incumbent reports to the Director of Administration and the Special Assistant to the Director. **Responsibilities**: Under the supervision of the Special Assistant to the Director, the Staff Assistant will be responsible for the following...