Assistant

vor 1 Woche


Geneve, Schweiz Trafigura Vollzeit

**Main Purpose**:To provide secretarial support to the Oil Global Heads. Provide guidance and limited support to the employees on the floor.

Part of a team of 3 on the same floor and 8 in total. Work in shifts
**Knowledge Skills and Abilities, Key Responsibilities**:
**Key Responsibilities**

Secretarial & Organisational Duties
- Support calendar management of Global Heads
- Organise external and internal meetings for Global Heads
- Support on incoming telephones
- Book complex video conferences (more than 2 locations)
- Updating contacts in Outlook / scan business cards
- Organisation of external events
- Various other administrational and organisational duties on request
- Cover of the other assistants when absent

Complex Travel Organisation
- Organise complex travels for Global Heads
- Support the Global Heads for visas, renewal of passports and letters of invitations to employees
- Provide guidance to employees in case of questions on their travel schedules, visas, renewal of passports and letters of invitations
- Preparation & communication of itineraries

Corporate documents
- Handle documents to sign
- Handle notarisation/apostille of documents

**Knowledge, Skills and Abilities**
- minimum of 5 years professional experience in a similar role in a demanding international environment
- experience in assisting managers at exec. level required
- Bilingual level of French and English
- 3rd language would be an asset (Spanish, Portuguese, Russian), but not necessary for performing the role
- Good & effective communication skills verbally and in writing
- Strong organisational skills, capable of multitasking even under pressure
- Able to prioritise requests
- Able to anticipate and being proactive
- Excellent attention to detail
- Comfortable working accurately to tight deadlines
- Situational adaptability, ability to deal with confidential matters
- Resourcefulness, Resilience
- Team worker as well as being able to work autonomously
- MS Office (especially Outlook, Excel & Word)

**Key Relationships and Department Overview**:
**Key Relationships**
- Global Heads
- Employees on the floor
- Secretarial Team
- External clients

About Us
Founded in 1993, Trafigura is one of the largest physical commodities trading groups in the world. At the heart of global supply, Trafigura connects the world with the vital resources it needs. Through our Oil & Petroleum Products, Metals and Minerals, and Power and Renewables divisions, we deploy infrastructure, skills and a global network to move commodities from where they are plentiful to where they are needed most, forming strong relationships that make supply chains more efficient, secure and sustainable.

Trafigura also owns and operates a number of industrial assets including a majority share of global multi-metals producer Nyrstar and fuel storage and distribution company Puma Energy; and joint ventures Impala Terminals, a port and logistics provider, and Nala Renewables, a power and renewable energy investment and development platform. With over 1,000 shareholders, Trafigura is owned by its employees and employs over 13,000 people working in 48 countries.


  • Assistant Acheteur

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Notre client, une société d’envergure sur le canton de Genève recherche son/sa **ASSISTANT ACHETEUR** **RESPONSABILITES**: - Etablissement de commandes et contrat-cadres - Travaux administratifs liés aux appels d’offres - Divers travaux administratifs (pv, tableau excel ) - Classement de documents dans les bases de données - Gestion des appels...

  • Trusts Assistant

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Finders SA Vollzeit

    **Client**: Well-respected, independent, long-established trusts company who have recently opened an office in Geneva. **Position**: Do you already have 1 or 2 years' as a trusts assistant or assistant trust officer? Perhaps you started on reception at a trusts company and are now keen to further consolidate your trusts experience? Either way, this is an...


  • Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION: **Vous êtes Assistant(e) en Soins et Santé Communautaire diplômé(e) et avez acquis une expérience en EMS ? Vous envisagez de rejoindre une équipe pluridisciplinaire sur Genève ? Notre client, un EMS Genevois est à la recherche d': Assistante / Assistant en Soins et Santé Communautaire (ASSC) en EMS **DESCRIPTION DE LA MISSION: -...

  • Assistant Médical

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant/e Médical/e et avez acquis une expérience au sein d'une clinique ou dans un cabinet médical ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe sur Genève ?_ - Notre client est à la recherche d'un(e):_ **_ Assistant médical / Assistante médicale_** **_Poste à 100%_**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Vous exercez...

  • Assistant Médical

    vor 1 Woche


    Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant/e Médical/e et avez acquis une expérience au sein d'une clinique ou dans un cabinet médical ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe sur Genève ?_ - Notre client est à la recherche d'un(e):_ **_ Assistant médical / Assistante médicale_**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Vous exercez sous la...

  • Administrative Assistant

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of our client and provide a smooth service in this international environment. As a Administrative Assistant, you will be the main person of contact for the daily management with special emphasis on information, communication, and organizational services. You will: - Act as a first line support concerning all kind of...

  • Assistant Médical

    vor 2 Wochen


    Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant/e Médical/e et avez acquis une expérience au sein d'une clinique ou dans un cabinet médical ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe sur Genève ?_ - Notre client est à la recherche d'un(e):_ **_ Assistant médical / Assistante médicale_**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: Vous exercez sous la...

  • Assistant Médical

    Vor 2 Tagen


    Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant/e Médical/e et avez acquis une expérience au sein d'une clinique ou dans un cabinet médical ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe sur Genève ?_ - Notre client est à la recherche d'un(e):_ **_ Assistant médical / Assistante médicale_**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Vous exercez sous la...

  • Assistant Médical

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant/e Médical/e et avez acquis une expérience au sein d'une clinique ou dans un cabinet médical ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe sur Genève ?_ - Notre client est à la recherche d'un(e):_ **_ Assistant médical / Assistante médicale_** **_Poste fixe de 70 à 100%_**: **DESCRIPTION DE LA MISSION**: -...


  • Geneve, Schweiz Medicalis Vollzeit

    **INTRODUCTION**: - Vous êtes Assistant(e) en Soins et Santé Communautaire diplômé(e) et avez acquis une expérience en EMS ?_ - Vous envisagez de rejoindre une équipe pluridisciplinaire sur Genève ?_ - Notre client, un EMS Genevois est à la recherche d':_ **_ Assistante / Assistant en Soins et Santé Communautaire (ASSC) en EMS_**: **DESCRIPTION DE...

  • Executive Assistant

    vor 12 Stunden


    Geneve, Schweiz Cartier Vollzeit

    Code de référence: 89064**Executive Assistant**: - Genève, GE, CH- PermanentL’histoire de Cartier repose sur l'audace et la passion. Nous avons adopté un esprit pionnier et audacieux qui continue d’inspirer nos équipes, tous métiers confondus, de nos boutiques à nos ateliers et nos sièges sociaux depuis plus de 170 ans. Nous comptons plus de...

  • Business Assistant

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Experis Vollzeit

    **Business Assistant** Experis IT Switzerland is currently on the search for a Business Assistant to join one of their clients, a multinational FMCG company, based in Geneva. **Your role will involve: - ** - Tracking and monitoring budgets. Flags over / under-spending to management attention - Basic admin (expense, travel, mail, phone calls management)...

  • Lawyers' Assistant

    vor 9 Monaten


    Geneve, Schweiz Schellenberg Wittmer Vollzeit

    We are looking for a lawyers' assistant to join our legal team in Geneva. Your assignments and tasks will include: - Managing clients' files (from opening new mandates to archiving); - Typing and drafting correspondence, proofreading; - Preparation, compilation and production of large legal documents; - Preparation and layout of correspondence as well as...

  • Trust Assistant

    Vor 6 Tagen


    Geneve, Schweiz Sigma Vollzeit

    On behalf of our client, we are currently looking for a Trust Assistant. Our client is a trust company which has its main office located in Geneva. **Responsibilities**: Complete correspondence requested by the Relationship Managers Ensure all incoming correspondence is in line with set procedures and standards Perform accurate processing of payments and...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen


    Geneve, Schweiz Axepta SA Vollzeit

    My client is an innovating and dynamic niche biotech company currently expanding their team. Due to this growth my client is looking for an Executive Assistant to join them in Geneva. This is a position on 6 months contract with possibility to be extended. **Responsabilities**: Managing a broad variety of administrative tasks such as the calendars and...


  • Geneve, Schweiz Julius Baer Vollzeit

    At Julius Baer, we celebrate and value the individual qualities you bring, enabling you to be impactful, to be entrepreneurial, to be empowered, and to create value beyond wealth. Let’s shape the future of wealth management together. Responsible for the accurate and timely processing of client instructions, as well as the efficient handling of client...


  • Geneve, Schweiz Start emploi Vollzeit

    Notre client, une société suisse au centre de Genève, recherche pour compléter son équipe, une **Assistante Administrative Junior** Nous recherchons une jeune assistante de bonne humeur, agréable, travailleuse et possédant le sens de l’humour pour bien s’intégrer dans l’ambiance existante. **Tâches**: - Support administratif courant -...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten


    Geneve, Schweiz Interiman Vollzeit

    **INTRODUCTION**: Pour l'un de nos clients, une société active dans l'aviation basée à **Genève**, nous sommes à la recherche d'un(e): **Assistante de Direction / Executive Assistant** Poste fixe - taux 100% Entrée en fonction à convenir **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - Coordonner et filtrer l'ensemble des prises de contact externes avec le...

  • Assistant Dentaire

    vor 1 Woche


    Geneve, Schweiz accès personnel Vollzeit

    **Description**: Nous recherchons pour diverses opportunités sur Genève en centre dentaire ou secteur hospitalier des assistant-e-s dentaires. Votre rôle : - Vous travaillez en équipe pluridisciplinaire composée de médecins, dentistes, assistantes dentaires, et hygiénistes dentaires, - Préparez le matériel et les produits selon les indications du...


  • Geneve, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    **Administrative Assistant - 100%** **Job description**: - Ensure administrative support for travel organisation, reimbursements, etc. - Provide administrative and secretarial services associated with scheduling and coordinating meetings and events - Make sure that enterprise’s different rules and procedures are respected and correctly applied in...