Eventleitung & Administrative Assistenz 100%

Vor 3 Tagen


Zurich, Schweiz Frau Gerolds Garten Vollzeit

Leitung (Veranstaltung / Bankett)

Frau Gerold sucht Verstärkung für ihr Team als

**Eventleitung & Administrative Assistenz 100% (m/w/d)**
- per 1. März 2024 oder nach Vereinbarung, in Festanstellung_

Frau Gerolds Garten ist ein ganzjähriger Restaurant
- sowie Barbetrieb, vereint mit Kunst, Design und einem integrierten Urban Gardening-Konzept im lebendigen Quartier Zürich-West.
- Sommer_

Im Sommer verfügen wir über 800 Sitzplätze auf 2'500 m2 und bewirtschaften bis zu 2‘500 Gäste pro Tag. Als Sommer-Outdoor Restaurant bieten wir unseren Gästen täglich frische und saisonale Küche, bei welcher wir speziell auf Produkte aus der Region achten, sowie ein ausgewogenes Getränkeangebot an. Neben dem normalen Tagesbetrieb bewirtschaften wir im Sommer auch grössere Gruppen mit bis zu 200 Personen, welche wir mit unseren Grillspezialitäten verköstigen. Ebenfalls finden immer wieder spezielle Veranstaltungen (EM, WM, Betriebsjubiläum, etc.) bei uns im Garten statt.
- Winter_

Während den Wintermonaten bewirtschaften wir unsere Gäste im grosszügigen Winter-Garten (Aussenbereich) und Winterstube (Innenbereich). In dieser Zeit verfügen wir über 600 Sitzplätze auf 2'500 m2 und bewirtschaften bis zu 800 Gäste pro Tag.

In unserem _Winter-Garten_ bieten Unterstände und Stuben Schutz vor Regen und die Feuerstellen wärmen unsere Gäste. Frau Gerold dekoriert ihren Aussenbereich besonders liebevoll und detailgetreu. Im Garten bieten wir unseren Gästen verschiedenste Grillspezialitäten, vegane/vegetarische Gerichte und auch Fondues an. Die Getränkeauswahl ist dem Winter angepasst.

In der _Winterstube_, ausgestattet mit 240 Sitzplätzen, bewirten wir mehrheitlich kleinere und mittlere Gruppen, welche im Kreise der Familie, Freunde oder des Unternehmens einen gemütlichen Abend verbringen. Wir servieren hauptsächlich verschiedene Eigenkreationen von Fondues, aber auch für Nicht-Käseesser ist etwas mit dabei.
- Bearbeitung jeglicher Anfragen per Telefon und E-Mail
- Bearbeitung und Betreuung des Buchungstool Aleno (Programmierung und Bearbeitung)
- Koordination von Reservationen und Events
- Verantwortung über Events und deren Betreuung
- Angebotserstellung in Zusammenarbeit mit der Assistenz des Managements (Offerten-Vorlagen, Kalkulationen, Laufzettel-Vorlagen, Reservationsvorgaben, Online-Vorlagen, Bearbeitung Webpages)
- Absprachen und Koordinationen mit Zulieferern und Drittanbietern
- Offerten und Laufzettel erarbeiten, Sicherstellen des Informationsflusses über alle Schnittstellen, an alle Abteilungen
- Erstellen von Eventübersichtslisten und deren Kontrollen (Wochenübersicht, Aleno Auswertungen)
- Besichtigungstermine mit Gästen durchführen
- CRM-Management (Kundenstammpflege inklusive Erstellung der Mailverteiler, Newsletter Versand in Zusammenarbeit mit der Administrativen Geschäftsführung)
- Feedbackmanagement (Google, TripAdvisor etc.)
- Google Beiträge und Accountpflege
- Mitverantwortung Bestellwesen für Bürobedarf, Eventmaterial und Dekorationen
- Vollumfängliche Stellvertretung der Assistenz des Managements bei Abwesenheit

**Führungsaufgaben (Frau Gerolds Garten & Micas Garten)**
- Führung des Eventkoordinations Teams (1-2 Mitarbeitende)
- Dokumentation der Abläufe und Prozesse im Bereich der Eventkoordination
- Mithilfe bei Schulung und Coaching der Mitarbeitenden im Bereich Eventadministration
- Lösungsorientiertes Konfliktmanagement
- Schnelle Reaktion auf Unvorhergesehenes
- Repräsentation und Umsetzung von Betriebsrichtlinien, Entscheidungen und Vorgaben
- Sicherstellung und Einhaltung des Arbeitsgesetzes und der Betriebsrichtlinien

**Zusätzliche Aufgaben (Frau Gerolds Garten & Micas Garten)**
- Anlasspläne für Vorbereitungsarbeiten erstellen und Instruktion aller Schnittstellen (Event Briefing der Service
- und Küchenmitarbeitenden)
- Teilnahme am wöchentlichen F&B Meeting (Verantwortung Events, Besprechung und Übergabe der Laufzettel und anderweitigen Informationen, Protokollführung)
- Postwesen inklusive Bearbeitung der daraus anfallenden Aufgaben
- Gutscheinbestellungen bearbeiten und versenden
- Ordnung und Sauberkeit im Archiv und Büro halten
- Verantwortung über die Aktualität der Flyer und Plakate auf dem gesamten Gelände
- Zusätzliche administrative Aufgaben gemäss Auftrag
- Operative Tages
- und Abendverantwortung (an einzelnen Tagen)
- Aktive Mitarbeit an der Front bei Bedarf
- Kaufmännische Grundausbildung
- Fundierte Excel Kenntnisse
- Erfahrung im Eventbereich
- Tadellose Umgangsformen mit Gästen
- Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse (Office 365, Dropbox, Aleno, Vectron, weitere Softwares)
- Fliessende Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Französischkenntnisse von Vorteil
- Sehr gute Grammatik in Deutsch und Englisch
- Offen für weitere Aufgaben (Allrounder)
- Führerschein (von Vorteil)
- Am Fusse des Prime-Tower hat im Sommer 2012 Frau Gerold ihre Tore zum Gerold-Areal des Zürcher Kreis 5 geöffnet. Das G



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