Assistant(E) Administratif(Ve)
vor 7 Monaten
En tant qu'assistant(e) administratif(ve) - chargé(e) de facturation, vous intègrerez une équipe de 6 personnes basée à Bâle.
Dans le cadre de l’amélioration continue des process de validation des factures sur un logiciel interne, vous avez la charge de réceptionner, scanner, analyser et transmettre un volume important de factures (environ 200/jour).
Dans le détail, votre rôle consiste à être en relation quotidienne par téléphone et par mail avec les prestataires de ces factures (aéroport, EDF, nettoyage, agence de voyages, essence, bailleurs ) pour réclamer les éléments manquants (exemple : n°TVA intracommunautaire) mais aussi pour vérifier l’exactitude des montants, des délais et modes de règlements.
Pour le paiement de ces factures, vous êtes aussi en interface permanente avec le siège social en Allemagne afin de résoudre d’éventuels litiges de facturation et de ce fait maintenir de bonnes relations avec les prestataires.
En mode projet, vous mettez en place des process pour optimiser la validation des factures, (exemple : matrice automatisée, réduction du nombre de facture à traiter, envoi des factures par mail (0 papier) )
**Missions en détails**:
- Ouverture et tri du courrier en fonction de sa nature (factures, courriers administratifs, publicité, réclamations client, courrier RH)
- Vérification de la facture : vérification des mentions obligatoires du type adresse, montant, numéro de TVA, délai de paiement
- Scan et envoi de la facture aux diverses agences via notre système Highway
- Assurer le suivi de la facturation : relances - recouvrements (téléphone, mails, courriers,)
- Création de nouveaux fournisseurs
Pour réussir à ce poste, vous êtes rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer le stress et la charge de travail, vous savez prioriser les tâches, vous avez un bon niveau d’anglais, et vous possédez un réel sens du service client.
Votre créativité a déjà fait ses preuves lors de vos expériences professionnelles et les chiffres font partis de votre quotidien.
**Qualités requises**:
- Être accueillant(e), souriant(e)
- Être organisé(e)
- Avoir un réel sens du service client
- Être à l’aise avec les chiffres (notamment calcul de TVA)
- Être rigoureux(se) et diplomate - et de ce fait maintenir de bonnes relations avec les prestataires.
- Savoir travailler en équipe - en interface permanente avec le siège social en Allemagne afin de résoudre les litiges liés au paiement des factures
- Connaitre les outils informatiques de bureautique : Word, Excel, la connaissance de SAP serait un plus
- Anglais obligatoire
- Allemand souhaité
**Durée**:
Contrat en CDI
**Informations supplémentaires**:
**En savoir plus sur le département**:
Nos managers sont des experts dans leur domaine. Ils sont très sollicités et impliqués dans de nombreux projets tout en étant responsables de leur équipe. Ces fonctions nécessitent des supports internes afin d'assurer les rendez-vous, la gestion de planning, la communication, le suivi administratif et les autres nombreux sujets quotidiens. Nos postes d'assistants impliquent de savoir faire preuve d'ingéniosité et de sortir des sentiers battus. De nombreux sujets, parfois confidentiels, sont abordés et le contact avec de nombreux départements et collaborateurs facilite la coopération entre les services. Le principal défi à relever consiste à rester concentré sur les problèmes de fond et assurer la continuité des activités de SIXT. L'entraide et le soutien entre collaborateurs en feront des défis faciles à surmonter quelque soit le sujet.
**À propos de nous**:
Nous sommes l'un des principaux prestataires de services de mobilité dans le monde avec un chiffre d'affaires de près de 3,07 milliards d'euros et plus de 7 500 employés. Notre plateforme de mobilité ONE réunit nos produits SIXT rent (location de voitures), SIXT share (partage de voitures), SIXT ride (services de taxi et de chauffeur), SIXT+ (abonnement de voitures) et donne à nos clients l'accès à une flotte de 270 894 véhicules, aux services de 2,500 partenaires et à 5 million de chauffeurs dans le monde. Avec nos partenaires franchisés, nous opérons dans plus de 110 pays avec environ 2 098 agences de location. Chez SIXT, une expérience client 5 étoiles et un service client exceptionnel passent avant tout. Nous misons sur un véritable esprit d'entreprise et une stabilité à long terme et nous alignons notre stratégie d'entreprise sur la prévoyance. Vous voulez révolutionner le monde de la mobilité et vous envoler avec nous ? Postulez dès maintenant
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