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Assistant

vor 2 Monaten

Geneve, Schweiz Trafigura Vollzeit

**Main Purpose**:To provide secretarial support to the Oil Global Heads. Provide guidance and limited support to the employees on the floor.

Part of a team of 3 on the same floor and 8 in total. Work in shifts
**Knowledge Skills and Abilities, Key Responsibilities**:
**Key Responsibilities**

Secretarial & Organisational Duties
- Support calendar management of Global Heads
- Organise external and internal meetings for Global Heads
- Support on incoming telephones
- Book complex video conferences (more than 2 locations)
- Updating contacts in Outlook / scan business cards
- Organisation of external events
- Various other administrational and organisational duties on request
- Cover of the other assistants when absent

Complex Travel Organisation
- Organise complex travels for Global Heads
- Support the Global Heads for visas, renewal of passports and letters of invitations to employees
- Provide guidance to employees in case of questions on their travel schedules, visas, renewal of passports and letters of invitations
- Preparation & communication of itineraries

Corporate documents
- Handle documents to sign
- Handle notarisation/apostille of documents

**Knowledge, Skills and Abilities**
- minimum of 5 years professional experience in a similar role in a demanding international environment
- experience in assisting managers at exec. level required
- Bilingual level of French and English
- 3rd language would be an asset (Spanish, Portuguese, Russian), but not necessary for performing the role
- Good & effective communication skills verbally and in writing
- Strong organisational skills, capable of multitasking even under pressure
- Able to prioritise requests
- Able to anticipate and being proactive
- Excellent attention to detail
- Comfortable working accurately to tight deadlines
- Situational adaptability, ability to deal with confidential matters
- Resourcefulness, Resilience
- Team worker as well as being able to work autonomously
- MS Office (especially Outlook, Excel & Word)

**Key Relationships and Department Overview**:
**Key Relationships**
- Global Heads
- Employees on the floor
- Secretarial Team
- External clients

About Us
Founded in 1993, Trafigura is one of the largest physical commodities trading groups in the world. At the heart of global supply, Trafigura connects the world with the vital resources it needs. Through our Oil & Petroleum Products, Metals and Minerals, and Power and Renewables divisions, we deploy infrastructure, skills and a global network to move commodities from where they are plentiful to where they are needed most, forming strong relationships that make supply chains more efficient, secure and sustainable.

Trafigura also owns and operates a number of industrial assets including a majority share of global multi-metals producer Nyrstar and fuel storage and distribution company Puma Energy; and joint ventures Impala Terminals, a port and logistics provider, and Nala Renewables, a power and renewable energy investment and development platform. With over 1,000 shareholders, Trafigura is owned by its employees and employs over 13,000 people working in 48 countries.

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