Executive Assistant

Wir suchen eine hochmotivierte, tatkräftige und kommunikationsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägtem Teamgeist und einem hohen Mass an Professionalität, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit. Sie wissen, wie Sie sich selbst führen können, kommen gut mit Teamkollegen zurecht und tragen dazu bei, das Team positiv zu beeinflussen. Dann haben wir genau die Richtige Herausforderung für Sie als
**Executive Assistant**:
**Ihre Herausforderung**
- In dieser Position tragen Sie die Verantwortung für sämtliche bürobedingten Abläufe und koordinieren diese eng mit Dienstleistern und Lieferanten (Büroinstandhaltung, Büromaterial, Schreibwaren, Lebensmittel und Getränke)
- Sie sind die erste Ansprechperson für alle IT-bezogenen Angelegenheiten, sowohl im Bereich Software (Microsoft 365, SharePoint und Videokonferenzanwendungen) als auch bei Hardwarefragen, und koordinieren die Dienstleistungen mit externen IT-Partnern
- Sie unterstützen und erleichtern die regelmässige Kommunikation mit externen Buchhaltungspartner, einschliesslich der Verwaltung der Portokasse und der Unterstützung bei der Ausgabenberichterstattung für die Führungsebene
- Das Management des digitalen Vertragsarchivs gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Als Assistenz der Geschäftsleitung leisten Sie administrative Unterstützung für den CEO und den Vorstand
- Sie tragen dazu bei, eine einladende und angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen
- Unterstützung bei sämtlichen Geschäftstätigkeiten, darunter Empfangsdienste, Meetingorganisation, interne Veranstaltungen sowie Reiseplanung und -management für internationale Kollegen
- Die Koordination und Verarbeitung von Informationen über verschiedene Kommunikationskanäle wie Post, E-Mail und die Telefonleitung des Hauptbüros rundet Ihr Aufgabenprofil ab

**Ihre Kompetenz**
- Abgeschlossene Berufsausbildung mit Weiterbildung zur Executive Assistant
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
- Hohe Eigeninitiative, Engagement und die Fähigkeit, Probleme zügig zu lösen, um den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten
- Sie zeichnen sich durch eine unterstützende, dennoch selbstbewusste Arbeitsweise aus und sind durchsetzungsstark, stets darauf bedacht, Ergebnisse zu erzielen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, die Befähigung zur Priorisierung sowie die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten, um wichtige Angelegenheiten zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst zu erledigen
- Höchste Genauigkeit, ein ausgeprägtes Gespür für Dringlichkeit und proaktive Kommunikation über den Fortschritt sind für Sie selbstverständlich
- Ihre kommunikativen Fähigkeiten und Ihr zwischenmenschliches Geschick sind hervorragend
- Einwandfreie Deutsch
- und Englischkenntnisse sind zwingend nötig

**Ihre Perspektiven**
- Eine spannende Position in einem sinnstiftenden Umfeld
- Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung und Übernahme von mehr Verantwortung
- Ein motiviertes und professionelles Team
- Attraktive Vergütungsbedingungen

**Ihr Kontakt**

Herr Aziz Cakan, Branch Manager

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Die Referenznummer dieses Inserates ist 026-AZCA-119820-6-DE.