Assistant(E) Administratif(Ve)
Vor 2 Tagen
But du poste
L' assistant(e) administratif(ve) est en charge de saisir et imputer les écritures comptables inhérentes à l'activité économique de l'entreprise, d'effectuer le travail de secrétariat usuel d'une PME et de procéder à diverses tâches administratives liées à la gestion du personnel.
Responsabilités spécifiques
**Comptabilité**: Débiteurs : établissement des devis et des factures, saisie et
comptabilisation des pièces, enregistrement des
encaissements, établissement des situations, suivi des rappels
et du contentieux. Etablissement des divers tableaux sur Excel.
**Créanciers**: comptabilisation des factures, préparation des paiements
périodiques.
**Caisses**: saisie des écritures comptables liées aux différentes caisses et
contrôle des pièces. Etablissement des remboursements
divers.
**Comptabilité générale**: passation des écritures de régularisation, suivi et contrôle des postes ouverts (débiteurs, créanciers), comptabilisation de
diverses pièces comptables.
**Tâches administratives**: Correspondance : rédaction, classement, archivage et mise à jour des différents documents administratifs ainsi que des bases de données de l'entreprise. Gestion des mails de la messagerie principale. Etablissement, des dossiers de soumissions, envoi et suivi des soumissions. Gestion des demandes de prix aux fournisseurs, suivi et relances des soumissions. Annonce et suivi des divers sinistres.
**Accueil**: Prise des appels téléphoniques, accueil et orientation des
visiteurs, collaborateurs et fournisseurs.
**Economat**: Gestion du matériel de bureau et d'expédition, commande,
suivi, stockage.
Gestion du personnel Mise à jour quotidienne des heures saisies par les employés.
Effectuer les formalités administratives concernant chaque collaborateurs, mise à jour des dossiers du personnel, saisie des absences. Saisie des déclarations d'accident et de maladie.
Tâches spécifiques A chaque nouvelle année, ouvrir la comptabilité, les classeurs,
les bases de données et autres dossiers informatiques. Gestion du site internet avec la mise à jour des chantiers, modifications diverses et ajouts de photos et vidéos.
Exigences requises pour le poste
- Formation de base CFC d'employé(e) de commerce
- Formation complémentaire Aide-comptable - un atout
- Expérience 5 ans minimum, idéalement dans une PME
- Outils informatiques Baubit+A3 (Topbau), outils MS-Office, Excel obligatoire,
internet, Winbiz est un atout
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Assistant-e Administratif-ve
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