Administrative Assistant

Vor 5 Tagen

Nyon, Schweiz Citco Vollzeit

Administrative Assistant

Nyon

**About Citco**

Citco is a global leader in fund services, corporate governance and related asset services with staff across 80 offices worldwide. With more than $1 trillion in assets under administration, we deliver end-to-end solutions and exceptional service to meet our clients’ needs.

**About **the Position**:
The Administrative Assistant will play a pivotal role within the business. The primary role is to ensure that the front of house and administrative activities are completed in a professional and team focused manner, highlighting any issues to the Office Manager.

**Your** Role**:

- You will handle incoming/outgoing mail and deliveries
- You will look after daily maintenance of the office condition (such as but not limited to: office equipment, stationery, repairs, etc.)
- You will deal with all vendors, service providers and property management/landlord:

- You will be responsible for quality control
- You will be looking after the filing of insurance claims
- You will be requesting fee quotes
- Liaising with concierge and landlord
- You will prepare expense reports for staff
- You will organize events and meetings
- You will handle incoming invoices
- You will review invoices and obtain appropriate sign off
- You will liaise with Finance teams
- You will be responsible for petty cash
- You will address employee’s queries regarding office management issues
- You will attend weekly calls and take minutes
- You will document filing following specific instructions and described processes
- You will arrange for the preparation and execution of documents
- You will prepare Powerpoint presentations for various teams and formatting of Word documents
- You will update and maintain the electronic storage systems and databases
- You will deal with reception tasks (such as but not limited to: answering phone calls, greeting staff and visitors and provide them with general support)
- You will assist with ad-hoc tasks.

**About You**:

- You will have work experience of at least 3 years in a similar role; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary is a plus
- You are proficient with MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Visio) & have proficient computer skills
- You are a confident initiative-taker who is happy to work in a fast-moving, entrepreneurial environment.
- You have a flexible “can do” approach to work
- You are polite, friendly, approachable and a team player
- You have excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- You have attention to detail and problem solving skills
- You have a strong organizational and planning skills
- You are a creative mind with an ability to suggest improvements
- You have excellent communication and written skills in French and English (French mother tongue preferred)

**Our Benefits**

Your well-being is of paramount importance to us, and central to our success. We provide a range of benefits, training and education support, and flexible working arrangements to help you achieve success in your career while balancing personal needs. Ask us about specific benefits in your location.

We recognize diversity as a source of organizational pride and strength. We have made it a priority to reflect our nation’s evolving diversity in the people we hire, and the culture we create in our organization.

  • Assistante Médico-administrative

    Vor 3 Tagen

    Nyon, Schweiz L' Ambulatoire Vollzeit

    **Offre d'emploi **:Assistante Médical/Administrative à Temps Partiel (40-60%) **Centre Pluridisciplinaire de Médecine Chiropratique** **Lieu**: 1260, Nyon **Date de début : 1er novembre (ou à convenir)** Le Cabinet Pluridisciplinaire de Médecine Chiropratique est à la recherche d'un/e Assistant/e Médical/Administratif/ve talentueux/se et...

  • Assistante Administrative Bâtiment 60%

    vor 1 Woche

    Nyon, Schweiz Groupe PGN Vollzeit

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une assistante administrative pour un poste fixe à 60% à Nyon. Votre mission: - accueil téléphonique et physique - gestion du courrier entrant et sortant - devis et facturation Votre profil: - CFC employé de commerce ou équivalent - au moins une expérience dans un poste similaire Type d'emploi : Temps de...

  • Réceptionniste & Assistante Administrative (H/F)

    Vor 7 Tagen

    Nyon, Schweiz Samsic Emploi - Genève Hôtellerie-Restauration Vollzeit

    **_Ensemble, préparons votre avenir, _** **Depuis 2000, Samsic-Emploi SA est actif dans le recrutement de personnel fixe et temporaire à Genève - Cornavin.** **Au nom de toute notre équipe, nous vous souhaitons la bienvenue dans le monde de Samsic-Emploi.** Mandatés par un de nos clients, une société de renom, nous recherchons pour un poste fixe...

  • Personal Assistant

    vor 1 Tag

    Nyon, Schweiz Union of European Football Associations (UEFA) Vollzeit

    Job informationDivision/Unit: Communications/Division ManagementContract type: PermanentStart date: 01/05/2025 or to be discussedApplication deadline: 31/01/2025Main goalThe Personal Assistant plays a critical role in supporting the Communications Director to ensure the effective running of UEFA's Communications division.Key responsibilitiesFacilitating the...

  • Assistant(E) de Gérance

    vor 7 Stunden

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) de Gérance (ref : 235)**: ***Nous Offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - De...

  • Assistant(e) Ressources Humaines

    Vor 3 Tagen

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial des solutions en ressources humaines, recherche un(e) Assistant(e) RH pour rejoindre l'équipe dynamique de l'un de nos clients.ResponsabilitésParticiper à la gestion administrative du personnel (contrats, certificats, attestations, etc.).Contribuer au processus de recrutement (rédaction et diffusion des annonces, tri des...

  • Assistant(E) de Gérance

    vor 1 Tag

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe de **Nyon**, Nous recherchons un(e): **Assistant(e) de Gérance (ref : 181)**: ***: **Nous offrons***: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier, - Des équipes compétentes et un groupe ambitieux reconnu sur le marché, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses...

  • Assistant(e) Ressources Humaines

    vor 1 Tag

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Suisse, leader mondial des solutions en ressources humaines, recherche un(e) Assistant(e) RH pour rejoindre l'équipe dynamique de l'un de nos clients.ResponsabilitésParticiper à la gestion administrative du personnel (contrats, certificats, attestations, etc.).Contribuer au processus de recrutement (rédaction et diffusion des annonces, tri des...

  • Assistant(E) de Direction à 50%

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Schweiz Police de Nyon Vollzeit

    Accueil › Emploi › Offres d’emploi Vous voulez intégrer un Corps de Police dynamique, à taille humaine, dans une région de la Côte connue pour son offre culturelle et sportive : l’Association de Police Nyon Région recrute! **Assistant(e) de direction à 50%** Vous travaillerez au sein du secrétariat de l’Etat-Major de la Police Nyon...

  • Assistant(e) administratif(ve) bilingue anglais

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Adecco Nyon recherche, pour l'un de ses clients, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Billingue Anglais afin de renforcer leur équipe dynamique.ResponsabilitésRépondre aux questions des employés concernant les questions de gestion de bureau.Participer aux réunions hebdomadaires et rédiger les comptes rendus.Assurer le classement des documents selon des...

  • Un(E) Administrateur(Trice) Ppe

    vor 1 Tag

    Nyon, Schweiz FLORENT MILLION PLACEMENT DE PERSONNEL Vollzeit

    Pour le compte d'un établissement Immobilier à Nyon, je recherche: Un(e) Administrateur(trice) PPE - **Tâches**:_ Assurer l’ensemble des tâches administratives et techniques liées à la gestion d’un portefeuille PPE dans la région de Nyon et à la tenue des assemblées générales, avec l’aide d’un(e) assistant(e) - **Profil**:_ - Expérience...

  • Secrétaire Médicale à 80%

    Vor 7 Tagen

    Nyon, Schweiz Medi-Emploi Sàrl Vollzeit

    Nous recherchons pour un cabinet de gastro-entérologie de la région nyonnaise **une secrétaire médicale à 50 % puis à 80%** lundi - mardi - jeudi - vendredi : 08h00 -17h00 - accueil des patients - réception et conseils téléphoniques - planification des rendez-vous, gestion agenda - gestion administrative (scans, classements, envois) - traitement du...

  • Gérant(E) D'immeubles

    Vor 5 Tagen

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Gérant(e) d'immeubles (ref : 174)**: ***: **Nous offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier vaudois, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - Des conditions attractives en fonction de l'expérience, - Une ambiance...

  • Administrateur(Trice) de Ppe

    vor 1 Woche

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de compléter notre équipe de **Nyon**, nous recherchons un(e): **Administrateur(trice) de PPE (ref : 150)**: ***Nous Offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier vaudois, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - Des conditions attractives en fonction de l'expérience, -...

  • Administrateur(Trice) de Ppe

    vor 1 Tag

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de compléter notre équipe de **Nyon**, nous recherchons un(e): **Administrateur(trice) de PPE (ref : 160)**: **Nous Offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier vaudois, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - Des conditions attractives en fonction de l'expérience, -...

  • Administrateur(Trice) Ppe

    Vor 2 Tagen

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Administrateur(trice) PPE (ref : 179)**: **Nous offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier vaudois, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - Des conditions attractives en fonction de l'expérience, - Une ambiance...

  • Gérant(E) D'immeubles

    Vor 6 Tagen

    Nyon, Schweiz Societe Privee De Gerance Vollzeit

    Afin de renforcer notre équipe, Nous recherchons un(e): **Gérant(e) d'immeubles (ref : 141)**: ***Nous Offrons**: - La renommée d'un acteur majeur de l'immobilier vaudois, - Une structure familiale à taille humaine, - Une Direction soucieuse et proche de ses collaborateurs, - Des conditions attractives en fonction de l’expérience, - La possibilité...