Administration And Facility Officer

vor 2 Wochen

Lausanne, Schweiz ALBEDIS Vollzeit

For one of our clients based in Nyon, we are looking for:

Administration and Facility Officer

Temporary position starting from 06.01.2025 to 30.08.2025

50% activity rate - mandatory attendance every morning

Responsibilities
  • Present the company to external guests and internal staff as a professional, transparent, and proactive culture with a ‘service-first' mentality.
  • Structuring and managing the Reception Desk, and in particular:
  • Acting as a first point of contact for external visitors and suppliers and maintain a trusting relationship with them.
  • Welcoming guests and visitors and ensuring the meeting room has the correct setup beforehand (coffee break and water).
  • Answer reception telephone, forward calls, take messages, and provide general information.
  • Manage the generic email inbox and forward to corresponding colleagues.
  • Receive and sort incoming mail and deliveries and manage outgoing mail and shipments.
  • Maintain and improve the office condition, working on implementing agreed renovation projects and arranging necessary repairs.
  • Monitor and manage inventory of office supplies; order and distribute office supplies as necessary.
  • Assist with office layout planning when needed and identify opportunities for process and office management improvements.
  • Manage the delivery of the office budget in accordance with the annual plan.
  • Support in planning in-house or off-site activities such as staff gatherings.
  • Support the Senior Leadership Team (i.e., the 5 Directors who report to the CEO) with administrative tasks such as expense reporting, booking and arranging travel, transport, and accommodation.
  • Prepare the equipment for new joiners (badges, uniform order, branded welcome kit…) as well as supporting them if they have accommodation needs.
  • Work closely with the CEO and Executive Office Assistant to carry out joint office-related projects when these are requested and approved by the CEO and the Director of Operations and Finance.
  • Organize and manage on-site events for members up to 40 participants (accommodation, lunch/dinner reservations, equipment rental…).
  • As part of the Team, support the various members and responsibilities of that team in delivering top-class corporate functions, including:
  • Support the Event Team in coordinating the annual General Assembly, managing administrative tasks linked to the event, such as creating name badges and table cards, and managing the welcome desk abroad during these events.
  • Support the Head of People and Culture on various staff and cultural activities, such as helping to organize and deliver staff events and internal communications.
Profil Attendu
  • 2-3 years of experience in a similar role – in Switzerland.
  • Experience within an international and highly political environment.
  • Proficient knowledge of Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, and Teams) and virtual meeting software (MS Teams, Zoom, Skype, etc.).
  • Fluent in French and English.
  • All aspects of office and reception management experience and aptitude.
  • Proven ability to prioritize a diversified workload.
  • An extremely organized, methodical, and solution-oriented personality with excellent time and project management skills.
  • Demonstrated hands-on attitude, effectiveness in being proactive and taking initiatives.
  • A team player who is also able to work independently.
  • Strong interpersonal, networking, and communication skills.
  • Ability to engage with stakeholders at all levels internally and externally.
  • Flexible with proven service orientation.
  • Collaborative and resourceful with a positive mindset.
#J-18808-Ljbffr

  • Mitarbeiter:in Administration und Empfang im Facility Management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Jede Erfolgsgeschichte beginnt mit dem Glauben an sich selbst. Als AXA sehen wir uns als Partnerin, die an deiner Seite steht und an dich glaubt. Deshalb fordern und fördern wir dich und zeigen dir proaktiv Möglichkeiten für deine Zukunft auf. Wir ermutigen dich und bieten dir Freiräume, damit du die Dinge, die dir wichtig sind, miteinander verbinden...

  • Mitarbeiter:in administration und empfang im facility management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Jede Erfolgsgeschichte beginnt mit dem Glauben an sich selbst. Als AXA sehen wir uns als Partnerin, die an deiner Seite steht und an dich glaubt. Deshalb fordern und fördern wir dich und zeigen dir proaktiv Möglichkeiten für deine Zukunft auf. Wir ermutigen dich und bieten dir Freiräume, damit du die Dinge, die dir wichtig sind, miteinander verbinden...

  • Mitarbeiter:in administration und empfang im facility management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Jede Erfolgsgeschichte beginnt mit dem Glauben an sich selbst.Als AXA sehen wir uns als Partnerin, die an deiner Seite steht und an dich glaubt. Deshalb fordern und fördern wir dich und zeigen dir proaktiv Möglichkeiten für deine Zukunft auf. Wir ermutigen dich und bieten dir Freiräume, damit du die Dinge, die dir wichtig sind, miteinander verbinden...

  • Mitarbeiter:in Administration und Empfang im Facility Management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Jede Erfolgsgeschichte beginnt mit dem Glauben an sich selbst. Als AXA sehen wir uns als Partnerin, die an deiner Seite steht und an dich glaubt. Deshalb fordern und fördern wir dich und zeigen dir proaktiv Möglichkeiten für deine Zukunft auf. Wir ermutigen dich und bieten dir Freiräume, damit du die Dinge, die dir wichtig sind, miteinander verbinden...

  • Facility Manager 100%

    vor 1 Woche

    Lausanne, Schweiz Interiman Vollzeit

    **INTRODUCTION**: On behalf of an international organisation based in the surroundings of **Lausanne**, we are searching for a **Facility Manager 100%** **Responsible the security, maintenance and services of the buildings and grounds** **DESCRIPTION DE LA MISSION**: - You develop a facility management strategy ensuring optimal functioning of the...

  • Facilities and Administration Specialist

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Waadt, Schweiz INERGIO Vollzeit

    We are seeking a highly skilled Facilities and Administration Specialist to join our team at INERGIO.About the Role:This is a temporary position starting from January 2025 to August 2025, with a 50% activity rate requiring mandatory attendance every morning.The successful candidate will be responsible for maintaining and improving the office condition,...

  • Administration Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz International Academy of Sports Science and Technology (AISTS) Vollzeit

    Quartier UNIL-Centre Bâtiment Synathlon +41 21 692 64 80 Switzerland aists.org Administration Coordinator Lausanne, Switzerland - full time Are you passionate about creating seamless experiences in education and sports? Do you thrive in dynamic, multicultural environments? Are you detail-oriented and service-driven? Then join AISTS - the International...

  • Verwaltungskraft im Facility Management

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Waadt, Schweiz AXA Vollzeit

    Unsere Mitarbeitenden sind die Kernkompetenz unseres Unternehmens. Sie gestalten gemeinsam mit uns unsere Zukunft und bilden das Gesicht von AXA. Das gilt auch für dich als neue Kollegin/Kollegen. Als Administration und Empfang im Facility Management bist du Teil des Workplace-Managements und unterstützt das Team bei abwechslungsreichen Aufgaben. Deine...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Lausanne, Schweiz CYSEC SA Vollzeit

    **Office** : Lausanne **Start date** : ASAP CYSEC is a European cybersecurity company, headquartered in Lausanne, Switzerland with offices in France, providing innovative software products to protect critical infrastructures on ground and in space. Founded in 2018 by experienced cybersecurity experts, CYSEC is now counting more than 30...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz Pix4D Vollzeit

    We are looking for an experienced French and English speaking Office Manager to provide the most suitable working environment to our team in Prilly-Malley, Switzerland. If you are self-organized, proactive and a strong communicator, you could be a good person for this position. You will have a variety of tasks, including taking care of the working space,...

  • Office Manager

    vor 18 Stunden

    Lausanne, Schweiz Product DNA SA Vollzeit

    **Start date**: As soon as possible **Contract**: Permanent contract, 50%-70% Company Introduction ProductDNA is an industry leading expert in traceability methodologies. We develop processes and the software that allows Companies worldwide to manage traceability and be able to present it. We have teams across Europe, but our headquarters is based in...

  • Mitarbeiter:in administration und empfang im facility management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in administration und empfang im facility management

    Vor 5 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration Und Empfang Im Facility Management

    Vor 7 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration und Empfang im Facility Management

    Vor 7 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration Und Empfang Im Facility Management

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Waadt, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration Und Empfang Im Facility Management

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration Und Empfang Im Facility Management

    vor 1 Tag

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration Und Empfang Im Facility Management

    Vor 4 Tagen

    Lausanne, Waadt, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...

  • Mitarbeiter:in Administration und Empfang im Facility Management

    Vor 3 Tagen

    Lausanne, Schweiz AXA Vollzeit

    Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken gefragt ist, Teamwork einen hohen Stellenwert hat und Flexibilität gefördert wird. Unterstütze uns auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft - engagiert, mutig und offen für Neues. Wir freuen uns auf dich und dein Mitwirken und sind überzeugt: «Gemeinsam machen wir den Unterschied.»Dein BeitragDu bist die...