Office-Manager
Vor 5 Tagen
Der Entwicklungsfonds Seltene Metalle (ESM) ist eine Schweizer Stiftung im Bereich seltener und kritischer Metalle. Unsere Projekte im In- und Ausland befassen sich mit Versorgungssicherheit und einem nachhaltigeren Umgang mit kritischen Rohstoffen, die u.a. für die Energiewende benötigt werden. Der ESM arbeitet in einem interdisziplinären Umfeld und kooperiert mit Industrie, Universitäten, NGOs und Politik auf nationaler und internationaler Ebene.
Als Office Manager arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführerin zusammen. Sie sind verantwortlich für die Organisation eines reibungslosen Tagesgeschäfts. Dazu gehört das Dokumenten-Management, Rechnungswesen und Führung der Buchhaltung und das Controlling. Zudem sind Sie für die Kommunikation mit Ämtern, Behörden, dem Stiftungsrat und unseren Projektpartner:innen verantwortlich. Die Stelle bietet Raum für berufliche Entwicklung.
Ihre Aufgaben:- Organisation des Tagesgeschäfts und Backoffice-Management
- Planung und Organisation von Stiftungsratssitzungen
- Protokollführung
- Vorbereitung von Dokumenten und Präsentationen
- Führung der Buchhaltung (inkl. Projektbuchhaltung), Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung
- Controlling, Prozessmanagement und Finanzberichterstattung für nationale und europäische Projekte
- Kommunikation und Pflege der Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden und unseren Projektpartner:innen
- Pflege von Webseiten und Social Media
- Bei Interesse und Eignung Möglichkeit zur Erweiterung des Aufgabenbereichs
- Abgeschlossene administrative oder kaufmännische Berufsausbildung oder ein Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich (z.B. Business Administration)
- Berufserfahrung in organisatorischer, administrativer oder kaufmännischer Position
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Deutsch; weitere Landessprachen von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in Word, Excel, und PowerPoint
- Grundkenntnisse in der Bearbeitung von Webseiten und Social Media
- Selbständige Arbeitsweise; zuverlässig, motiviert, flexibel und belastbar
- Kommunikative Persönlichkeit
- Interesse an den Themengebieten technologischer Wandel und Nachhaltigkeit
Arbeitsbeginn: 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung
Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. April mit Ihrem Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen bei info@esmfoundation.org
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Bern, Bern, Schweiz Lichtsteiner Foundation VollzeitYour Tasks: Managing the foundation's Back Office (together with 3-4 working students).Providing administrative, coordinative, and organizational support for the CEO and the foundation.Managing and fostering data and coordinating processes using Salesforce.Acting as a liaison with startups.Creating analyses, reports, presentations, and Excel...
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