Order Management Specialist, Opfikon

vor 1 Tag

Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

Menhir Photonics is a dynamic Swiss laser manufacturer offering laser solutions of unprecedented robustness and reliability to customers around the globe. Based in Switzerland, our team has strong expertise in the development and production of ultrafast lasers for the markets of aerospace, telecom, and metrology. For our ambitious business scale-up we are looking for an Order Management Specialist.

Tasks

Your primary duties and responsibilities:

Order Processing
  • Accurately process and manage customer orders from entry to fulfillment
  • Coordinate with the sales team to ensure all orders meet customer requirements
Documentation
  • Prepare and manage order confirmations, invoices, and shipping documents, including packing lists, customs documents, and certificates of origin
  • Handle all customs documentation for international shipments, ensuring compliance with local and international regulations
Logistics Coordination
  • Work with shipping carriers and freight forwarders to arrange transportation, track shipments, and solve any challenges in a timely manner
  • Ensure timely delivery by monitoring shipment schedules and resolving any delays
  • Prepare pre-alerts and documentation to avoid any delay from standard transit time
Data Entry and Recordkeeping
  • Maintain accurate records of orders, shipments, and customer communications
  • Organize and maintain the customer database on Pipedrive
  • Register sales transactions, especially for the USA market, with the support of the sales team
Customer Support
  • Communicate with customers regarding order status, shipping details, and any issues that arise
  • Communicate with the common carrier and partner freight forwarder to ensure flawless transit times
  • Give feedback on carrier and freight forwarder service performance
Experience and Education

Your background

  • Proven experience in order management, administration, logistics, or a related field
  • Exceptional attention to detail and organizational skills, with proven ability to cross-check information for accuracy
  • Familiarity with international shipping processes and customs documentation
  • Strong communication skills, with the ability to collaborate effectively with internal teams and external partners
  • Proficiency in relevant software tools (e.g., ERP systems, Microsoft Office)
  • Ability to work independently and handle multiple tasks simultaneously
  • Professional knowledge of English and intermediate knowledge of German is required; other European languages are welcome
Preferred Skills
  • Strong problem-solving skills and an ability to adapt to changing priorities
  • Experience with USA sales registrations or compliance
  • Knowledge of international trade regulations and practices

This position reports to the Order Manager. You will work cross-collaboratively with our entire Operations, Logistics, and Sales Teams, with minimal customer-facing responsibilities (email and phone calls only). The position requires a high degree of accuracy and dedication to detail, while also keeping in mind the overall company picture.

Requirements
  • A valid Swiss work permit is required
  • The position is 50% to 100% (21 - 42 hours/week)
  • Remote work: possible upon agreement up to 20%
  • The preferred starting date is winter/spring 2025

Fast growing start-up, transportation subsidy, flexible working hours, team events, lots of potential for learning and growth

If you are interested in learning more about this opportunity and getting to know us, please email your CV and cover letter in English and tell us more about why you're a good fit for this position to the email address on our website (talents). Please reference "MPZH036" in the subject line. We look forward to hearing from you

Applications will be accepted until February 14, 2025.

Applications from headhunters or third parties will not be considered.

#J-18808-Ljbffr

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  • Sachbearbeiter:in Parking Space Management, Opfikon

    vor 12 Stunden

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Sachbearbeiter:in Parking Space Management, OpfikonSachbearbeiter:in Parking Space Management 80–%Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige und sorgfältige Persönlichkeit für unser Bewirtschaftungsteam in Glattbrugg.Das kannst du bei uns bewegen.Das Aufgabengebiet umfasst:Administrative Verantwortung bei der Bewirtschaftung und...

  • Sachbearbeiter Facility Management

    Vor 2 Tagen

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d), Opfikon, 80%, OpfikonAls führender Immobilien-Dienstleister bieten wir unseren Kunden im Bereich Center- und Mixed-Use Site Management ein umfassendes Dienstleistungspaket für Retail-Liegenschaften und Areale an.Von der kaufmännischen und technischen Bewirtschaftung, über Marketing und Vermarktung, bis hin zur...

  • Projektleiter Facility Management

    Vor 3 Tagen

    Opfikon, Schweiz Implenia AG Vollzeit

    Projektleiter Facility Management (m/w/d), Opfikon, 80 - 100%Wincasa, der führende Schweizer Immobilien-Dienstleister, gestaltet die Zukunft der Immobilienbranche entscheidend mit. Digitale Dienstleistungen, agile Prozesse und eine smarte Arbeitsweise zeichnen uns aus. Werde Teil unserer Transformationsreise und präge die Zukunft von Wincasa aktiv...

  • Receptionist/in 100 % in Opfikon

    vor 22 Stunden

    Opfikon, Schweiz UBS Vollzeit

    Schweiz - Zürich - Corporate Services, Infrastruktur und Standorte - Group Functions **Automatischer Stellencode** - 257824BR **Stadt** - Opfikon **Job-Typ** - Vollzeit **Ihre Rolle** - Steht bei Ihnen der Kunden immer an erster Stelle? Schaffen Sie gerne eine angenehme "Welcome"-Atmosphäre? - Wir suchen eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen,...

  • Hotelreiniger in 40%

    vor 1 Woche

    Opfikon, Schweiz CRS Management und Service AG Vollzeit

    **Hotelreiniger*in 40% - 80%** Für diese Position berücksichtigen wir nur Direktbewerbungen per E-Mail. **Arbeitsort**:Opfikon/Rümlang **Arbeitsbeginn**:ab 08.00 Uhr **Anstellung per**:sofort **Besonderes**:Deutschkenntnisse und Erfahrung notwendig **Aufgaben & Herausforderungen** Reinigung der Hotelzimmer Arbeitseinsatz Montag bis Sonntag...

  • Junior Projektleitung Branding

    Vor 2 Tagen

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  • Wealth Management Portfolio Manager Fixed Income

    Vor 5 Tagen

    Opfikon, Schweiz UBS Vollzeit

    Switzerland - Zürich Portfolio and fund management Global Wealth Management **Job Reference #** 254286BR **City** Opfikon **Job Type** Full Time **Your role** Are you top notch at portfolio management? Do you want to play a part in making investment decisions that benefit our clients? Within the team of single bonds discretionary mandates, in...

  • Wealth Management Portfolio Manager Fixed Income

    Vor 2 Tagen

    Opfikon, Schweiz UBS Vollzeit

    Switzerland - Zürich - Portfolio and fund management - Global Wealth Management **Job Reference #** - 257088BR **City** - Opfikon **Job Type** - Full Time **Your role** - Are you top notch at portfolio management? Do you want to play a part in making investment decisions that benefit our clients? - Within the team of single bonds discretionary mandates,...

  • Projektleiter Facility Management

    Vor 4 Tagen

    Opfikon, Schweiz Wincasa AG Vollzeit

    Als grösster Immobilien-Bewirtschaftungsdienstleister von anspruchsvollen Wohn- sowie Büro- und Gewerbeflächen, bieten wir unseren Kunden ein umfassendes rundum Servicepaket an. Wir begleiten Bauvorhaben von der strategischen Planung über die Ausführung bis hin zur Inbetriebnahme. Zudem beraten wir unsere Kunden in technischen Fragen und erstellen...

  • Sachbearbeiter Nachhaltigkeit

    Vor 2 Tagen

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Sachbearbeiter Nachhaltigkeit (m/w/d), Opfikon, 50-60%Als grösster Immobilien-Bewirtschaftungsdienstleister von anspruchsvollen Wohn- sowie Büro- und Gewerbeflächen, bieten wir unseren Kunden ein umfassendes rundum Servicepaket an.Zur Ergänzung des bestehenden Teams am Standort in Zürich suchen wir nach Vereinbarung eine fachkompetente Persönlichkeit...

  • Fixed Term Senior Event Marketing Specialist

    Vor 4 Tagen

    Opfikon, Schweiz UBS Vollzeit

    Job Reference #310685BRCityOpfikonJob TypeFull Time, Temporary / ContractYour roleAre you motivated to deliver exceptional services to our clients? Do you feel comfortable approaching and working with different people?We are looking for a Senior Event Marketing Specialist on a 12 month fixed-term contract to:be responsible as project manager for planning,...

  • Senior Immobilienbuchhalter

    Vor 2 Tagen

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Senior Immobilienbuchhalter (m/w/d), Opfikon, 80 - 100%Unser Customer Competence Center fasst für unsere Immobilieneigentümer eine Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten zusammen. Ziel ist es, unseren Eigentümerkunden einen qualitativen Rundumservice effizient zur Verfügung zu stellen.Du hast ausgeprägte Buchhaltungskenntnisse im...

  • Customer Support Specialist, Opfikon

    vor 9 Stunden

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Do you want to make a difference? is a subsidiary of Swiss Post.As a Customer Support Specialist, you are our company's calling card. With your communication skills and understanding of technology, you handle enquiries from our SwissID users and offer them assistance with our processes. You will also support our business customers with enquiries about...

  • Director, Finance BP

    vor 10 Stunden

    Opfikon, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Director, Finance BP - Alliances & Post Deal Management, OpfikonClient:CSLLocation:OpfikonJob Category:FinanceJob Reference:30b32f5b1e51Job Views:13Posted:21.01.2025Expiry Date:07.03.2025Job Description:The Opportunity:Reporting to the Vice President, R&D Finance and Business Planning & Evaluation, as the Director, Finance BP - Alliances & Post Deal...

  • Immobilienbuchhalter (m/w/d), Opfikon, 80-100% (Opfikon, Zürich, CH, 8152)

    Vor 4 Tagen

    Opfikon, Schweiz Implenia AG Vollzeit

    Immobilienbuchhalter (m/w/d)Opfikon, 80-100% JETZT BEWERBENWincasa, der führende Schweizer Immobilien-Dienstleister, gestaltet die Zukunft der Immobilienbranche entscheidend mit. Digitale Dienstleistungen, agile Prozesse und eine smarte Arbeitsweise zeichnen uns aus. Werde Teil unserer Transformationsreise und präge die Zukunft von Wincasa aktiv...

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    Vor 5 Tagen

    Opfikon, Schweiz Implenia AG Vollzeit

    Stellenbezeichnung: HR Operations SpecialistStartdatum der Ausschreibung: 08.01.25Stellenbeschreibung:Das bewegen Sie:Abwicklung der gesamten Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt inkl. VertragsmanagementPflege und Aktualisierung des Personalstammdatensystems (SuccessFactors) und anderer HR-Software (Ein-/Übertritte, Mutationen und...

  • Payments & Cash Specialist 100%

    Vor 6 Tagen

    Opfikon, Schweiz UBS Vollzeit

    Job Reference #299418BRCityOpfikonJob TypeFull TimeYour roleAre you innovative? Do you know how to solve problems and increase efficiency in order to continuously develop our services? Do you have a strong customer focus, the highest quality and continuous improvement?Then you are exactly the person we are looking for!You will be responsible for:working for...