Excecutive Assistant

Für unseren Kunden in Luzern sind wir immer wieder auf der Suche nach Excecutive Assistants (m/w/d) 100%.

Die Verträge sind in der Regel auf ein bis zwei Jahre befristet, was dir die Möglichkeit gibt, spannende Projekte zu übernehmen, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln.

Zudem bieten befristete Anstellungen eine hervorragende Gelegenheit, verschiedene Unternehmensstrukturen kennenzulernen und deine Karriere gezielt voranzutreiben.

Ihre Aufgaben:

• Proaktive Verwaltung und Ausbalancierung einer komplexen Agenda für beide Führungskräfte
• Unterstützung bei der Koordination von Meetings, Workshops, Schulungen und Veranstaltungen des CSO Leadership Teams
• Bindeglied zwischen den Mitgliedern des CSO und dem weiteren Führungsteam der F&E
• Organisation von Reisen, einschließlich komplexer, mehrstufiger und internationaler Reisen
• Koordination der Korrespondenz (Briefe, E-Mails, Telefonate)
• Vor-Ort-Unterstützung, wenn erforderlich
• Bearbeitung von monatlichen Spesenabrechnungen
• Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen
• Vorbereitung und teilweise Bearbeitung von Präsentationen für die Führungsebene
• Mitarbeit an speziellen oder ad-hoc Projekten sowie Übernahme zusätzlicher Aufgaben
• Koordination und Durchführung mehrerer Aufgaben unter Berücksichtigung der Projektprinzipien und technischen Anforderungen
• Arbeitsprioritäten und Tätigkeiten werden selbstständig abgestimmt
• Erstellung und Fertigstellung von Arbeitsaufträgen, die fortgeschrittene analytische Fähigkeiten, selbstständiges Urteilsvermögen, Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten erfordern
• Möglicherweise Koordination spezieller Projekte innerhalb der Abteilung und die Fähigkeit, auch unter Druck vertraulich und professionell zu arbeiten
• Unterstützung mehrerer Teams und Führungskräfte
• Enge Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff zur Unterstützung der zentralen Prioritäten

Minimum Anforderungen:

• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Executive-Ebene
• Erfahrung im administrativen/sekretariellen Bereich, sowohl in einem Teamumfeld als auch in einer 1:1-Assistenzrolle
• Sehr gute Kenntnisse in gängigen Softwarepaketen
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), MS Teams und der Nutzung verwandter Geräte
• Fähigkeit, sich schnell an ein sich ständig wandelndes und komplexes Arbeitsumfeld anzupassen und dabei kulturelle Unterschiede sowie Zeitzonen zu berücksichtigen
• Hervorragende zwischenmenschliche, Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten (sowohl mündlich als auch schriftlich)
• Sehr gute Englischkenntnisse auf Business-Niveau
• Ausgeprägte Multitasking-Fähigkeiten, hohe Flexibilität und exzellente Selbstorganisation

Vorteile bei nemensis ag:

• Nemensis ag ist Ihr spezialisierter Personalvermittler im Bereich Life Sciences mit Sitz in Basel
• Umfassende Beratung und Betreuung im Bewerbungsprozess durch unsere Consultants
• Zugang zu einem grossen Kundennetzwerk und spannenden Stellen in der Nordwestschweiz
• Schneller und unkomplizierter Einstieg durch individuelle Begleitung und Beratung im Bewerbungsprozess

Klingt nach Dir? Na dann los, ich freue mich auf Deine Bewerbung